Todo empreendedor enfrenta diversos desafios durante sua trajetória no mundo dos negócios, principalmente com a organização financeira. Entre esse desafios, temos o descontrole de gastos, prazos vencidos, fluxo de caixa oscilante, níveis de estoque descontrolados e outros tantos que vão aparecendo ao longo do trajeto.
Por isso, hoje vamos aprender os caminhos para a organização financeira dos negócios. Vou abordar os principais problemas financeiros enfrentados pelas empresas e compartilhar estratégias e dicas para superá-los com sucesso.
Organização Financeira
Quando decidimos empreender, uma das habilidades essenciais que precisamos desenvolver é a capacidade de tomar decisões financeiras acertadas. São essas decisões que moldam o curso de nossos negócios, independentemente de seu tamanho ou ramo de atividade.
E é aqui que a gestão financeira desempenha um papel fundamental, indo muito além da simples manipulação de números. Ela é um conjunto de ações e estratégias que possibilita que os negócios tenham um voo tranquilo ao longo da sua jornada.
Porém, ainda hoje, é preocupante observar que muitos empreendedores ainda tomam decisões questionáveis em suas práticas financeiras, ignorando princípios básicos que podem ser determinantes para o sucesso dos negócios.
Entre essas práticas questionáveis, começo falando sobre a não separação entre as finanças pessoais e as do negócio.
Separe as contas da empresa
A separação das contas é fundamental para garantir a saúde financeira do seu negócio. Ao manter as finanças pessoais e empresariais separadas, você terá uma visão mais clara dos recursos disponíveis e evitará confusões na hora de tomar decisões financeiras importantes.
A separação das finanças é tão importante que dados do SEBRAE mostram que 75% das empresas que não separam suas contas têm dificuldades em controlar o fluxo de caixa e identificar os custos reais do negócio.
E sabe o que isso acaba ocasionando?
Descontrole financeiro e dívidas e isso não apenas nos negócios mas, na pessoa dos empreendedores também.
Segundo pesquisa Nacional sobre Endividamento e Inadimplência do Consumidor (PEIC), realizada pela CNC, revela que cerca de 60% das empresas brasileiras estão endividadas e um dos motivos pode ser esta mistureba nas finanças.
Por isso, como já mencionei outras vezes:
- Mantenha separadas as contas bancárias;
- Adote um orçamento empresarial, e
- Estipule um pró labore que seja possível do negócio pagar e que seja suficiente para o empreendedor viver.
Agora, caso seu negócio já se encontre com dívidas, você deve identificar todas as dívidas existentes e entender para onde está indo o dinheiro do negócio. Isso permite priorizar o pagamento das dívidas mais críticas e elaborar estratégias eficazes para sair do vermelho.
Entre essas estratégias, você pode:
- Buscar a renegociação com os fornecedores dentro de uma realidade que o caixa suporte, e ,
- Implementar medidas drásticas e práticas de redução de gastos, reduzindo tudo que não for necessário e essencial para a geração de receitas para o negócio.
- Lembre-se este é um momento muito delicado para os negócios e as medidas que você adotar serão determinantes para que seu negócio não engrosse as estatísticas de que cerca de 40% dos negócios encerram suas atividades nos primeiros cinco anos devido a problemas financeiros.
Agora vamos falar sobre uma das principais ferramentas que você deve utilizar para organizar o financeiro dos negócios, que é o fluxo de caixa.
Leia Também: Pró-labore nos negócios: Como estabelecer da maneira correta
Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas financeiras que os negócios devem utilizar no seu dia a dia para terem uma visão clara sobre a situação do caixa e, isso é para qualquer negócio!
É através do fluxo de caixa projetado, que conseguimos identificar os possíveis gargalos no caixa, ou seja, quando o negócio não terá dinheiro para pagar as contas.
Para elaboração do fluxo de caixa projetado é necessário que o negócio tenha o controle de todas as receitas que tem a receber, oriundas das vendas realizadas a prazo. Também deve ter o controle de todos os gastos que vão vencer.
Com estas informações, basta preencher nas respectivas colunas de vencimentos tanto os recebimentos quanto os gastos previstos e assim apurar o saldo, com essa visão projetada do fluxo os negócios conseguem evitar surpresas desagradáveis e a manter o controle financeiro, mesmo diante de imprevistos.
O fluxo de caixa é uma coisa viva, o empreendedor precisa olhar para o fluxo frequentemente. Se o fluxo é mensal, precisa olhar para ele toda semana, para comparar o quanto de receita entrou e o quanto de despesas saiu.
Com esse controle, o planejamento das suas despesas se torna muito mais fácil, pois é possível ver quando a receita entra e, desta forma, dá para se programar melhor com as despesas da empresa.
Outra informação importante que o fluxo de caixa nos trás é a possibilidade de acompanhar o saldo que vai se acumulando ao longo dos dias para pagar os gastos quando não houverem recebimentos naquele dia, ou os mesmos não forem suficientes. É o que chamamos de folga no caixa.
E para que os negócios possam trabalhar com essa folga no caixa, outros 2 aspectos são importantes, que são o conhecimento dos prazos e o orçamento empresarial.
Leia Também: FLUXO DE CAIXA uma ferramenta para seu negócio
Prazos de pagamento
Então vamos entender a importância de conhecer os prazos de recebimento e pagamento para uma melhor organização financeira.
Conhecer bem os prazos de recebimento e pagamento é essencial para uma melhor organização financeira, porque permite que os empreendedores planejem melhor suas finanças, programando os gastos para os períodos que tiverem recebimentos para honrar o pagamento e assim evitar a inadimplência ou pagamento de juros.
Para conhecer seus prazo é bem simples:
Para os recebimentos os negócios precisam ter uma política bem definida de vendas, com os prazo máximos de parcelamento e forma como vendas parceladas serão efetuadas, que oriento que sejam no cartão de crédito para evitar a inadimplência.
Assim, através do controle das vendas, você consegue saber para cada venda qual é o prazo de entrada de dinheiro no caixa. Isso se não tiver aquela antecipação dos créditos que usualmente os cartões oferecem e aí nestes casos você considera com 1, 2 ou 3 dias o recebimentos na conta, conforme a regra da sua operadora.
Já no caso dos gastos, os negócios devem buscar com que os prazos de pagamento sejam maiores ou semelhantes aos prazos de pagamento, para que haja o casamento de recebimentos com os pagamentos, ou a eventual folga no caixa, capaz de abastecer os próximos vencimentos dos gastos.
Então, quando os negócios conseguem converter o recebimento mais rápido do que o prazo de vencimento dos gastos, consegue gerar recursos no caixa para pagar as contas e a eventual sobra pode ser necessária para cumprir com os próximos pagamentos, formando o que chamamos nos negócios de capital de giro.
Orçamento Empresarial
O outro aspecto que possibilita sobra de dinheiro no caixa do negócio, que é o orçamento empresarial.
O orçamento empresarial é uma ferramenta do planejamento financeiro que permite aos negócios definir, através da análise das suas atividades, os valores correspondentes às receitas e gastos previstos, permitindo que os empreendedores e/ou gestores tenham uma visão clara das receitas, despesas e investimentos previstos em um determinado período de tempo.
Por exemplo, se você é empreendedor de uma loja de artigos esportivos, ao elaborar seu orçamento empresarial, você prevê todas as despesas fixas, como aluguel do espaço, salários dos funcionários e contas de água e luz. Também estima os custos variáveis, como a reposição de estoque e os gastos com publicidade.
Com essas informações em mãos, você pode tomar decisões estratégicas, como negociar prazos de pagamento com fornecedores, ajustar os preços dos produtos de acordo com a sazonalidade e investir em campanhas promocionais nos períodos de baixa movimentação, entre outras ações.
Para elaboração do orçamento empresarial, uma das maneiras é o negócio se basear na base histórica dos números financeiros e fazer os ajustes considerando a situação de mercado, os clientes, os concorrentes, sazonalidades e outros fatores que possam impactar no negócio.
Mas como o orçamento se converte em caixa e gera a tão desejada sobra de dinheiro?
A resposta está na sua capacidade de antecipar receitas e despesas, permitindo que a empresa se planeje para períodos de maior ou menor fluxo de caixa.
Por exemplo, ao prever com precisão os custos fixos e variáveis, a empresa pode ajustar suas estratégias de vendas e marketing para aumentar a entrada de dinheiro nos períodos de baixa, garantindo assim um fluxo de caixa mais estável ao longo do tempo.
Além disso, o orçamento empresarial ajuda a empresa a identificar oportunidades de redução de custos e otimização de recursos, o que contribui para a geração de uma sobra de caixa. Ao eliminar desperdícios e priorizar investimentos que tragam retorno financeiro, a empresa pode aumentar sua lucratividade e fortalecer sua posição no mercado.
Trabalhar com orçamento empresarial, proporciona aos negócios serem mais saudáveis financeiramente, com um fluxo de caixa mais previsível e uma margem de lucro maior.
Leia Também: Orçamento empresarial passo a passo
Controle das Movimentações Financeiras
Qualquer negócio almeja ser organizado financeiramente, precisa ter um controle eficaz de cada real que entre ou sai e, para isso, um passo essencial é registrar todas as receitas e despesas.
Essa é uma rotina financeira que fornece uma visão clara da saúde financeira do negócio, permitindo avaliar a rentabilidade e melhorar a lucratividade, por exemplo.
Para isso, os negócios através da área financeira devem registrar todas as movimentações de entrada e saída de dinheiro, isso inclui as vendas, pagamentos a fornecedores, despesas operacionais, salários entre outros. Pode ser utilizado um software de gestão financeira, uma planilha do excel ou até mesmo um livro caixa físico com todas as anotações.
Aqui vale a máxima, qualquer controle é melhor do que nenhum controle.
Ainda como forma de controle das movimentações financeiras, a conciliação bancária é uma rotina que não pode ser negligenciada.
Essa rotina consiste em checar se todos os débitos e créditos na conta bancária da empresa correspondem às movimentações que a empresa efetivamente realizou. Isso ajuda a identificar eventuais erros ou fraudes e a manter a integridade dos seus dados financeiros.
A maneira mais simples de fazer um check em todas as movimentações do dia comparando e identificando sua origem no caso de créditos e o destino, no caso dos débitos.
O Controle eficiente do estoque
O controle do estoque além de evitar o acúmulo de produtos desnecessários ou que não vendem, ainda tem o caráter financeiro, uma vez que estoque parado sem vender é dinheiro parado sem girar.
Tem-se assim o grande dilema do comércio: sem estoque para atender o cliente imediatamente, a empresa o perde para o concorrente, inclusive comprometendo sua imagem no mercado.
Por outro lado, a aplicação demasiada de recursos na formação de um estoque muito robusto certamente compromete o caixa, entre outros aspectos do negócio.
Temos então que realizar o controle eficiente do estoque é encontrar o equilíbrio entre ter produtos suficientes para atender a demanda e evitar excessos que comprometem a saúde do caixa.
Vamos voltar ao exemplo da loja de artigos esportivos.
Imagine que você está planejando seu estoque para a próxima estação. Com base nos dados de vendas do ano anterior e nas tendências de mercado, você identifica os itens mais populares e estima a demanda para os próximos meses.
Com essas informações em mãos, você pode fazer pedidos aos seus fornecedores, garantindo que tenha os produtos certos nas quantidades adequadas para atender à demanda prevista. Além disso, ao monitorar continuamente as vendas e o estoque atual, você pode ajustar seus pedidos conforme necessário, evitando excessos e escassez.
Não existe controle de estoque sem que seja realizado inventários regulares.
Inventários é o nome dado à contagem regular dos itens do estoque, para garantir a precisão dos registros.
Para realizar o inventário do estoque, você gera uma lista de todos os itens em estoque, incluindo informações detalhadas como código do produto, descrição, unidade de medida e quantidade disponível.
Em seguida, uma equipe é designada para contar fisicamente cada item na lista e comparar os números com os registros do sistema de controle de estoque.
Depois que o inventário físico é concluído, os resultados são analisados para identificar e corrigir quaisquer erros ou discrepâncias. Isso pode envolver ajustes nos registros do sistema para refletir com precisão o estoque real disponível.
Leia Também: GESTÃO DE ESTOQUE: Como Reduzir Custos e Aumentar Lucros
Reserva financeira
Vamos entender como podemos criar uma reserva financeira, que poderá ser um socorro quando alguma situação difícil se abater sobre os negócios.
Para isso, coloque na ponta do lápis, ou em uma planilha, todos os gastos que seu negócio terá ao longo do ano, mês a mês, como reposição de mercadorias, água, luz, telefone, folha de pagamento, impostos, empréstimo, pró labore e lembre-se que em alguns meses os gastos são maiores – como no fim do ano.
Então faça a soma e veja o quanto seu negócio precisa vender mensalmente para que possa, pelo menos, sobreviver. Esse mínimo necessário para sobreviver chamamos de ponto de equilíbrio.
A partir deste valor, tudo que vender a mais ou economizar, poderá formar sua reserva financeira.
É importante destacar que essa reserva não deve ser misturada com o capital de giro da empresa. Ela deve ser mantida em uma conta à parte ou investida em aplicações de curto prazo.
Essa separação é fundamental para garantir que os recursos estejam disponíveis apenas em situações de emergência, como queda nas vendas ou necessidade de investimento em alguma área específica do negócio.
Caso essas emergências não ocorram, essas reservas podem se transformar em lucros para ser distribuído aos sócios, com base em uma análise do planejamento, para que não prejudique o fluxo financeiro futuro do negócio.
Constituir a reserva financeira, além de proporcionar aos negócios uma tranquilidade financeira para enfrentar possíveis turbulências futuras é uma maneira de colaborar com a organização das finanças do negócio, uma vez que é necessário organizar a casa e planejar ações financeiras e comerciais para criar esta reserva.
As 6 dicas sobre organização financeira
Para resumir, estas foram as valiosas dicas para a organização financeira dos negócios:
- Utilizar o fluxo de caixa para identificar antecipadamente possíveis gargalos no caixa;
- Conhecer os prazos de recebimento e pagamento para melhor programação dos gastos evitando inadimplência e pagamento de juros por atraso;
- Implantar o orçamento empresarial para para planejamento de receitas e gastos e assim abastecer o caixa do negócio;
- Adotar rotinas de controles das movimentações financeiras, através de anotações da entradas e saídas e controle das contas bancárias;
- Gerenciar o estoque de mercadorias para preservar a saúde do caixa e garantir o atendimento às demandas do mercado;
- E, a Constituir uma reserva financeira para enfrentar turbulências e sazonalidades do mercado.
Por mais desafiador que seja, organizar as finanças é fundamental para a geração de lucro e o crescimento dos negócios.
Por isso, entender como funcionam as finanças dos negócios é o melhor caminho para que os empreendedores tenham sucesso na sua jornada. Neste ponto, você sempre pode contar com os cursos e treinamentos online da Treina Mais. Para conhecer Acesse o link ou clique no banner abaixo!
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