Neste artigo, vou falar sobre o orçamento empresarial. Você vai aprender como fazer o orçamento para o seu negócio e assim planejar os próximos passos a serem dados.
O orçamento empresarial é uma ferramenta eficiente de gestão financeira para qualquer negócio, porque auxilia o empreendedor ou gestor no acompanhamento do negócio possibilitando que as decisões que precisam ser tomadas sejam de acordo com o planejamento do negócio.
Basicamente o orçamento empresarial é constituído por projeções de receitas, despesas e investimentos, dentro de períodos estabelecidos pela empresa.
Por que um negócio deve montar um orçamento empresarial?
Como disse, o orçamento é uma das ferramentas de gestão financeira e como tal deve ser implantado nos negócios com intuito de direcionar o caminho que o negócio deve seguir, como expliquei no vídeo sobre planejamento financeiro.
É com ajuda do orçamento empresarial que o negócio consegue maximizar os resultados e minimizar as deficiências apresentadas. É ele que vai guiar o crescimento, investimentos e as decisões da sua empresa.
Uma dúvida que pode vir a cabeça dos empreendedores e gestores, ou mesmo de profissionais ligados a área financeira é
Qual a diferença entre planejamento financeiro e orçamento empresarial
Para explicar a diferença, separei alguns pontos que vou apresentar. Vamos conhecer:
O planejamento financeiro é a definição de um futuro desejado para os negócios e dos meios eficazes para alcançá-lo. Enquanto o orçamento empresarial é a expressão monetária das ações definidas no planejamento financeiro.
O planejamento financeiro é o processo de tomada de decisões por antecipação. Já o orçamento empresarial é a etapa final do processo de planejamento. Como mostrei no vídeo de planejamento financeiro.
O objetivo do planejamento financeiro é produzir uma ou várias situações que possam modificar a situação atual do negócio. Já o orçamento é o compromisso com esta modificação.
O planejamento financeiro pode envolver o desenvolvimento de várias ações que possuem relação com o objetivo final do planejamento. Enquanto isso, o orçamento empresarial é a ferramenta de acompanhamento e avaliação que as ações planejadas estão surtindo o efeito desejado.
Até aqui, te falei que o orçamento é a materialização em números do planejamento financeiro. Descrevi, porque um negócio deve implementar o orçamento na sua gestão financeira e falei da diferença entre o planejamento financeiro e orçamento empresarial.
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Elaborando um orçamento empresarial para o seu negócio
Agora vamos aprender a elaborar um orçamento para seu negócio.
Mais uma vez, digo que o orçamento é uma peça final do planejamento do negócio, geralmente do planejamento financeiro.
Ele refletirá em números a meta e as ações que o negócio deve realizar ao longo de um período, que geralmente é de 1 ano, para atingir aquele resultado.
Vou explicar como montar e trabalhar com um orçamento empresarial no negócio de uma forma bem simples. Assim poderá ser utilizado em qualquer negócio.
Mas que fique claro, que o orçamento empresarial nas empresas de média e grande porte principalmente, devem envolver as áreas de vendas, de produção, ser o caso de industrial ou comercio que vende produtos fabricados, a área de operacional, se por exemplo for uma empresa de prestação de serviços, como agentes responsáveis por planejar o orçamento das suas áreas, que depois são consolidados, muito possivelmente pela área financeira ou de controladoria, no orçamento geral da empresa.
No nosso estudo, vamos considerar uma empresa de comercio, que revende mercadorias para os clientes finais.
Para trabalharmos com o orçamento, vamos utilizar uma planilha, baseada em um modelo de DRE.
Inicialmente faremos a previsão para um trimestre, mas como disse o orçamento geralmente deve contemplar a período de 1 ano.
Eu montei esta planilha, considerando que as entradas são originadas de vendas.
Se você quiser fazer um orçamento mais detalhado, com as quantidades a serem comercializadas por cada item e multiplicado pelo preço unitário, então, você realiza um orçamento mais específico, que seria o orçamento de vendas.
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A próxima parte do orçamento, separei como custos, aqui vamos colocar todas os gastos necessários para originar as vendas, ou oriundos das vendas. Por exemplo:
- Compra de mercadorias
- Frete de mercadorias
- Impostos sobre vendas
- Comissão de vendas
Na próxima parte do orçamento, deixamos todas as despesas do negócio, tais como:
- Salários e encargos
- Aluguel
- Água, luz, telefone, Internet
- Contabilidade
- Marketing e publicidade
- Manutenção e limpeza
- Outros
Na linha final, temos o resultado, que obviamente será o lucro, afinal não faremos um orçamento contemplando que o negócio terá prejuízo.
A linha de resultado, será o resultado da subtração dos custos e despesas das vendas.
Você especifica as despesas e custos no orçamento conforme a necessidade de controle e a importância de monitoramento destas no seu negócio.
O passo a passo do orçamento empresarial
De maneira geral o preenchimento do orçamento pode ser feito de duas formas:
A primeira forma é utilizando os dados históricos do negócio, em forma de médias considerando alguma variação para mais ou para menos em função de sazonalidades do mercado ou algum evento que possa estar influenciando o mercado, por exemplo. Este tipo de orçamento é chamado de Orçamento Base Histórica.
No nosso exemplo, poderíamos preencher o orçamento com valores referente ao histórico ocorrido em períodos anteriores.
Se o período 1, por exemplo, sempre vendemos 50 mil, podemos orçar que também vamos vender 50 mil neste período, ou que vamos vender 55 mil agora, pois o mercado melhorou, as condições comerciais oferecidas pela empresa hoje são melhores, ou mesmo que você conseguiu uma ótima negociação com os fornecedores e poderá ofertar as mercadorias com preço mais baixo.
Assim, como você também pode orçar que vai vender menos, 45 mil, por exemplo, porque os produtos ficaram mais caros, ou você mudou as políticas de parcelamento, ou mesmo porque aumentou as margens de lucro, ou até porque o consumo está retraído neste momento.
Esta lógica que aplicamos as receitas, você aplicará ao restante dos custos e despesas, analisando item a item e ajustando dentro da realidade atual.
Um ponto exceção nesta análise são os custos. Porque eles estão atrelados ao volume de vendas, então caso aumente o volume de vendas, os custos tendem a aumentar proporcionalmente, assim como se estimar vendas mais baixas, a tendência que percentualmente os custos sejam menores.
Perceba que após o preenchimento você terá meses de bons e ruins no resultado, motivado por variação nas vendas ou elevação de despesas. Isso é perfeitamente aceitável que aconteça, afinal por mais que nos esforçamos nosso negócio não é um relógio para que as coisas aconteçam sempre da mesma forma.
Você também deve analisar no orçamento empresarial, se o lucro estimado é o que você espera ou necessita que negócio proporcione. Analisando a lucratividade (lucro dividido pelas vendas), você poderá ter outra visão, que é o percentual de retorno que o negócio está rendendo ao empreendedor, frente ao risco do negócio e ao capital investido.
Agora, se você for um empreendedor que está iniciando seu negócio, como pode fazer um orçamento se não possui dados históricos?
Neste caso, você deve planejar seu orçamento utilizando um modelo de orçamento chamado Orçamento Base Zero (OBZ).
Neste tipo de orçamento você faz a estimativa mês a mês de todas as linhas do orçamento.
Para explicar este tipo de orçamento, preparei um passo a passo. Vamos a ele:
Passo 1:
Na linha das vendas, você vai estimar a receita com base no seu conhecimento de mercado, ou mesmo no feeling. Para deixar a estimativa mais assertiva, você deve pesquisar como se comporta o mercado consumidor, conhecer tendências de mercado, conversar com os vendedores. Se possível, conhecer como se comportam as vendas dos seus concorrentes.
Uma outra dica, é estimar as vendas das mercadorias separadamente e depois trazer para o valor total para o orçamento. Esse processo dará mais clareza das quantidades a serem vendidas por itens e ajudará no próximo passo do orçamento, que é preencher os custos.
Então vamos considerar 65 mil como valor de vendas para nosso orçamento
Passo 2:
Para identificar o valor dos impostos que serão abatidos das vendas, basta somar todos os imposto que você paga no mês, com exceção da Imposto de Renda da Contribuição Social. Se for uma empresa do Simples Nacional, basta colocar o valor da guia DAS.
Então, no nosso estudo, encontramos o valor de 8.450 mil de impostos, somando as guias de impostos. Então trazemos este número para o nosso DRE Gerencial.
Passo 3:
Com o valores que temos, já é possível conhecer o primeiro número relevante do nosso DRE Gerencial, que é o quantos as vendas deixaram no caixa do negócio para pagar os custos e demais despesas, a chamada receita liquida de vendas.
Para encontrar este número, basta diminuir do faturamento o valor dos impostos, assim temos, o valor de 56.550 mil.
Passo 4:
Para estimar os custos, você poderá utilizar o custo de cada produto e multiplicar pela quantidade prevista de vendas, ou somar todos os gastos que são reconhecidamente considerados custos no seu negócio.
No nosso estudo, consideramos os custos de compra de mercadorias, o frete de mercadorias, os impostos sobre vendas e as comissões de vendas.
Se o seu negócio for de prestação de serviços, levante todos os custos atrelados a prestação, como matérias que aplica na prestação de serviços, o deslocamento até o local, o combustível utilizado e outros custos que só acontecem se houver a prestação efetiva dos serviços.
Chegamos ao valor de 22.700 mil.
Passo 5:
Agora, já temos condição de conhecer o lucro bruto.
O Lucro Bruto é calculado deduzindo da Receita de Liquida de Vendas os Custos. No nosso estudo, encontramos o valor de 33.850 mil.
Este número demonstra o quanto sobra para empresa pagar as demais despesas depois que a venda “se pagou”, ou seja, deduzimos tributos e eventuais devoluções, deduzimos todos os custos para efetuar a venda e o que sobrou é o lucro bruto.
Avançamos então para o próximo passo, que são as despesas.
Passo 6:
Para reconhecer todas as despesas do negócio, faça uma lista o mais detalhada possível, com todos os gastos que o negócio precisa pagar todos os meses.
Muitas destas despesas são fixas e você já saberá o valor, pois elas se repetem todos os meses. As despesas que você não tiver o valor, deverá estimar para preencher no orçamento.
Lembrando, você não deve considerar os custos, que já alocamos na linha de custos, ok?!
Encontramos então, o valor de despesas de 14.196 mil, a qual levamos para o DRE Gerencial.
Passo 7:
Agora, com o valor das despesa já conhecido, faremos a dedução deste valor do Lucro Bruto. Então, nos será apresentado o resultado do mês.
No nosso estudo, encontramos o valor do lucro operacional de 19.654 mil.
Para empresas do utilizam o regime tributário do Simples Nacional, o DRE Gerencial acaba por aqui, sendo este o valor que ficará a disposição do empreendedor para realizar reinvestimento, retirada de lucros ou formar uma reserva financeira.
Mas, para empresas optante dos demais regimes (lucro real e presumido), podemos considerar mais 2 linhas abaixo:
A linha de dedução de Imposto de Renda Pessoa Jurídica e Contribuição Social sobre o Lucro Liquido e a linha de lucro liquido.
Note, que a linha, antes chamada de Lucro Operacional, agora pode receber outro nome, Lucro Antes de IR e CSLL.
Passo 8:
Então, avançando para o registro do valor destes impostos para levar ao nosso DRE Gerencial.
Lembra, as guias de Imposto de Renda e Contribuição Social, que tinha falado para não considerar no passo 2, pois é, agora você soma estas guias para encontrar o valor deste impostos e consequentemente lançar no DRE Gerencial.
No nosso estudo, encontramos o valor de 4.901 mil.
Passo 9:
Para encerrar nosso DRE Gerencial e consequentemente nosso orçamento, basta encontrar o lucro liquido, que será o resultado da subtração da IRPJ/CSLL do Lucro Antes de IR e CSLL.
Assim, temos que o orçamento do negócio está projetando um lucro de 14.753 mil.
A partir de agora, você deve tomar medidas necessárias para enquadrar o orçamento dentro do que pensa ser o retorno necessário para o negócio ou dentro do que o mercado possibilita. É hora de cortar custos ou despesas, ampliar vendas, investir em propagandas, etc.
Sentiu que atingiu o máximo possível que o negócio possa dar, é hora de executar!
Então, entramos em nova fase do orçamento empresarial, que é o acompanhamento.
Acompanhamento do orçamento empresarial
Para isso, acrescentamos a uma nova coluna no nosso orçamento, chamada de realizado.
Nesta coluna, ao final do mês você preenche com os números que efetivamente aconteceram. Desta forma vou vai acompanhando a realização do orçamento linha a linha.
Nesta hora, cabe ao empreendedor ou gestor do negócio, desenvolver ações para enquadrar as linhas que estiverem com valores fora do orçamento e até buscar melhorar o que puder ser melhorado.
Se você quiser avançar um pouco mais no orçamento do seu negócio, você pode inclusive, simular cenários.
Simulação de cenários
Os cenários é uma forma de lidar com imprevistos e pode ser uma boa estratégia. Para isso, a primeira atitude é tentar prever diversos cenários. Isso, é claro, deve ser feito de forma consciente e fundamentada.
Por exemplo, você pode criar dentro do seu orçamento, 3 tipos de cenários: O cenário pessimista, o realista e o otimista.
O cenário pessimista é o pior possível. Onde você estima a menor venda necessária, para por exemplo, fechar no zero a zero.
O cenário realista é a visão do que realmente você realmente acredita que vai acontecer no negócio.
Já o cenário otimista, você pode estimar por exemplo, um aumento de 20% no volume das vendas, e/ou uma redução de 10% nas despesas. Neste cenário, você planeja algo que seja possível acontecer, levando em conta a realidade operacional do negócio.
Se você se preparar para diversos cenários, suas chances de acertar algum deles é muito maior. Sendo assim, mesmo que as coisas se encaminhem para a imprevisibilidade, sua empresa terá uma capacidade maior de adaptação.
Leia Também: O PASSO A PASSO do planejamento financeiro para negócios
Conclusão
Veja bem, o orçamento empresarial não deve ser algo rígido nos negócios.
Se por algum motivo não for possível cumprir o que foi estabelecido em determinado linha, será necessário reavaliar o orçamento, na busca de oportunidades de melhoria em outras linhas a fim que possa suprir a defasagem da outra linha.
A partir disso, realinha o orçamento e parte novamente para execução.
Esse ciclo de planeja, executa, avalia, age novamente, chamamos no planejamento de ciclo PDCA
O Ciclo PDCA é composto de quatro etapas, identificadas a partir da sua letra inicial (em inglês):
P: Plan – planejar
D: Do – fazer
C: Check – checar/avaliar
A: Action – agir/executar
Este ciclo pode se repetir quantas vezes forem necessárias.
E é assim mesmo em qualquer planejamento, planejamos, executamos, avaliamos (se for o caso corrigimos) e voltamos a executar e no orçamento empresarial não é diferente.
É importante que você tenha em mente que o orçamento empresarial, assim como qualquer peça financeira, possui limitação e a avaliação contínua é uma forma de corrigir ou minimizar estas limitações, principalmente por que orçamentos são baseados em estimativas que podem acontecer ou não.
O fato é que o trabalho de gestão se inicia quando o orçamento empresarial está em execução, pois esta é a hora de avaliar e desenvolver as ações necessárias para o cumprimento do orçamento.
Neste artigo apresentei 2 técnicas de orçamento, o orçamento base histórica e o orçamento base zero, que podem ser utilizados pelos negócios para confecção dos orçamentos.
Claro que empresas em fase inicial não poderão utilizar o orçamento base histórica, por outro lado, nada impede negócios já no mercado com série histórica, pensar o orçamento através do base zero. Tudo dependerá do planejamento do negócio.
Outro ponto importante na confecção do orçamento empresarial é que o negócio possua instrumentos de controles financeiros que possibilitem coletar as informações corretas sobre tudo que acontece no negócio para que se possa estimar de maneira adequada ou mesmo realizar o acompanhamento do orçamento.
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