Neste artigo, você vai encontrar informações importantes sobre o fluxo de caixa, como uma ferramenta para os negócios utilizarem no dia a dia.
O caixa de todas as empresas, funcionam do mesmo jeito: é dinheiro que entra é dinheiro que sai. Como este fluxo financeiro acontece em prazos diferentes, é necessário antecipar este controle para evitar problemas de falta ou excesso de dinheiro no caixa.
Por isso, entender como a ferramenta fluxo de caixa funciona é importante para seu negócio.
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro que registra as entradas e as saídas de dinheiro de uma empresa em um determinado período de tempo.
Todas as movimentações financeiras deste período devem ser representadas no fluxo de caixa: receitas, despesas, contas a pagar, contas a receber, empréstimos, reembolsos, rendimentos ou desvalorizações de investimentos, entre outros.
Qual a diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa?
Como já vimos, o fluxo de caixa é uma ferramenta para fazer o acompanhamento mais detalhado de toda movimentação financeira da empresa, podendo inclusive fazer previsão dos saldos.
Já o controle de caixa, como o próprio nome diz, é o controle diário ou semanal de toda a movimentação financeira em dinheiro da empresa.
O controle de caixa, pode abranger o caixinha do negócio e as contas bancárias e cartões de crédito. Seu controle envolve anotação de entradas e saídas e no caso das contas bancárias a conciliação bancária. E, apesar de serem coisas diferentes, o controle de caixa e fluxo de caixa estão intimamente ligados à medida que o controle de caixa proporciona que as informações sobre a entrada e saídas de dinheiro tenha sido checada e conferida par ser alimentada no fluxo de caixa.
Para que serve o fluxo de caixa
Como já dissemos, o fluxo de caixa possibilita ao empreendedor enxergar as movimentações financeiras ocorridas na empresa, ao longo do tempo e tomar as melhores decisões com o dinheiro.
Permite ainda, responder algumas perguntas:
- Vai faltar ou vai sobrar dinheiro no futuro?
- Posso dar mais prazo para os meus clientes?
- Preciso negociar algum prazo com meus fornecedores?
- Preciso pegar dinheiro emprestado?
- Quanto de dinheiro tem disponível (saldo atual)?
É através do Fluxo de Caixa que o empreendedor consegue visualizar quais os gargalos financeiros da empresa e quais devem ter maiores investimentos, além daqueles com gastos superiores ao necessário.
Desta forma, é possível otimizar os processos cortando custos indevidos em determinadas áreas e direcionar recursos para outros setores ou operações importantes e que estão precisando de recursos financeiros.
Para o fluxo de caixa dar certo é preciso ter bastante atenção. São essenciais para esse controle fazer anotações que correspondam à realidade, não se esquecer de passar os valores para a planilha ou um sistema informatizado, se for o seu caso.
De preferência, este fluxo deve ser atualizado diariamente para evitar posteriores erros e/ou esquecimentos. Entretanto, aceita-se também que este controle seja semanal, desde que nada passe batido durante a transferência dos dados.
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6 vantagens em utilizar o fluxo de caixa na empresa
- O fluxo de caixa permite que você saiba de onde veio cada real acumulado na conta.
- Com o fluxo de caixa é possível evitar o pagamento desnecessário de multas e juros por atrasos em títulos. Já que melhora a organização financeira da empresa.
- No caso dos títulos a receber o fluxo de caixa auxilia na objetividade da cobrança. Isso porque quando um cliente atrasa um pagamento fica mais fácil a identificação. E assim o processo de cobrança é mais rápido podendo diminuir a inadimplência em sua empresa.
- Caso seja verificado que a empresa passará por dificuldades o empreendedor poderá buscar capital com melhores prazos, condições e taxas.
- Outra possibilidade é a projeção do fluxo de caixa. Com o uso do fluxo de caixa projetado é possível saber antecipadamente se a empresa terá capital para o futuro.
- Total auxílio nas principais tomadas de decisão do empreendedor e dos gestores com dados precisos e atualizados.
Como organizar o fluxo de caixa na sua empresa
Muitas empresas utilizam cadernos ou até mesmo planilhas de fluxo de caixa para registrarem todas as suas movimentações financeiras, porém não conseguem visualizar onde gastaram mais dinheiro e nem antecipar possíveis problemas de caixa.
Vejamos então, como organizar o fluxo de caixa:
O primeiro passo, e um dos mais importantes, é fazer o registro inicial de todos os valores gastos e recebidos pela sua empresa, sem exceção. Desde os valores mais baixos e irrelevantes, até os mais altos investimentos ou pagamentos realizados. Todos os valores são importantes neste momento para que não haja nenhum problema nos orçamentos futuros.
Em seguida, categorize as suas receitas e despesas, sejam elas fixas ou variáveis! Essa informação é muito importante para determinar os caminhos do dinheiro na sua empresa, pois possibilita avaliar e redistribuir os gastos da melhor forma. E dividir tudo isso em categorias, permite que a organização do seu fluxo de caixa seja ainda melhor.
Como último passo, já com todos os dados inseridos e divididos por categorias no seu fluxo de caixa e tudo funcionando corretamente já há alguns dias, chega o momento de criar as suas projeções para o futuro, para isso você utilizará o controle de contas a receber e o controle de contas a pagar, caso não tenha receitas e despesas futura, pode utilizar os valores médios apresentados nos dias anteriores.
Montando o fluxo de caixa para seu negócio
Com auxílio de uma planilha, caso não possua sistema gerencial, crie nas linhas a descrição das receitas (entradas) que sua empresa costuma receber.
Já nas colunas coloque dentro do período que pretende controlar (dias, semanas, quinzenas, etc.), a coluna previsto e outra coluna realizado. Para que você possa compará-las.
Agora na parte das despesas, relacione as principais despesas da sua empresa.
Como eu disse antes, você pode criar um “grande grupo” (categoria) que possa representar a somatória das despesas e, dentro dele, colocar a descrição mais precisa das despesas, como por exemplo, salário, dentro do Grupo folha de pagamento, que ainda, pode contem, 13º, férias, etc.
É importante assim, como na receita, na despesa, fazer o somatório delas. Totalizar o valor dos recebimentos e gastos daquele dia, para que se possa apurar o saldo.
O Saldo atual é o resultado da subtração da receitas menos as despesas daquele período.
O Saldo anterior, neste primeiro momento será toda disponibilidade que você tiver nos bancos e caixa.
O saldo final é o resultado da soma do saldo atual com o saldo anterior.
Nos próximos períodos o saldo anterior será o saldo final do dia anterior e deverá ser transportado para os demais períodos sucessivamente.
Veja aqui um exemplo do fluxo pronto!
Os saldos do Fluxo de Caixa
Os saldos que são apresentados no fluxo de caixa, além de possibilitar conhecer como se comportou a relação receita versus despesas e fazer a projeção disto. Então, podemos dizer, que estamos falando de um controle operacional financeiro.
Por exemplo, no caso do Saldo Atual. O seu resultado demonstra ou demonstrará (se for o projetado) que naquele período – que pode ser dia, se for um fluxo de caixa diário – se o negócio tem/terá dinheiro suficiente para fazer frente as saídas.
Se o resultado for negativo, indica que não terá e, neste caso terá que utilizar, caso tenha, o saldo anterior que vem se acumulando ao longo dos dias, sendo assim uma válvula de escape para o desencaixe entre o recebimento e os pagamentos.
Até aí, tudo bem, pois o negócio vai se mantendo com o saldo gerado em outros dias. E nos negócios é assim mesmo. O problema fica crítico, quando o Saldo Final, começa a projetar negativo.
Isso quer dizer, que o negócio não tem como honrar seus compromissos com recursos operacionais.
Por isso, disse que o fluxo de caixa, quando trabalhado corretamente, pode servir como controle operacional financeiro.
Porque o saldo de caixa é um retrato de um determinado momento e, analisando este momento, o empreendedor ou gestor, pode verificar se tem algum problema causado por sazonalidades, por exemplo, ou, se será necessário traçar estratégias financeiras para contornar o problema.
E, é justamente isso, que o trabalho com fluxo de caixa projetado possibilita aos negócios, a oportunidade de antever problemas e buscar soluções.
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Como ter um fluxo de caixa eficiente nos negócios
O primeiro aspecto no trabalho do fluxo de caixa para que ele atue de forma eficiente nos negócios é a cultura da empresa. É necessário que fluxo seja alimentado com o rigor e com a disciplina que se exige, principalmente para aqueles negócios que não possuem sistemas informatizados.
De qualquer forma, é importante adotar algumas práticas:
Manter as informações organizadas
Todas as informações que devem fazer parte do fluxo de caixa, devem ser criteriosamente lançadas de modo que possuem reproduzir informações verídicas. Além disso, é importante que elas sejam categorizadas, como já vimos.
O objetivo do fluxo de caixa é proporcionar uma visão realista dos saldos financeiros do negócio e para isso os recebimentos, as contas a receber, o pagamento e as contas a pagar, bem como qualquer outro gasto ou receita que venha a fazer parte do fluxo, precisam estar bem descritos e seus valores representarem realmente o que ocorreu ou o que vai ocorrer.
Atualização constante
Um erro comum dos pequenos negócios é só lançar as informações apenas a cada duas semanas ou mesmo no fim do mês. O correto é que os dados sejam inseridos diariamente.
Quando o fluxo de caixa é acompanhado todos os dias, você tem um controle realista da empresa. Nenhuma variação passa despercebida e nenhum dado importante fica para trás.
Além disso, o empreendedor consegue acompanhar qual a tendência do caixa para os próximos dias.
Tenha um bom sistema de gestão financeira
Para negócios que estão iniciando ou ainda são bem pequenos, as planilhas tendem a resolver quase todos os problemas ligados a organização financeira.
Mas quando o negócio, começa a crescer, o processo de preenchimento manual das informações e os esforços repetitivos, tomam muito tempo, além deste processo ser sujeito a erros. Neste caso, considerar um bom sistema de gestão financeira, tratará vantagens para o negócio.
O ideal é ter um sistema financeiro que facilite o processo e evite possíveis falhas. Com ele, você consegue integrar todas as contas, recebimentos, vendas e muito mais em um só lugar.
E neste aspecto, indica 3 bons ótimos sistemas gestão financeira online:
E mais, na área financeira das empresas, rotina é tudo. Então você pode seguir alguns passos que ajudaram na rotina do fluxo de caixa.
- Sempre organize a sua rotina, de preferência diariamente, registrando todas as transações financeiras da empresa, desde as mais simples até as mais complexas – não deixe nada de lado;
- Sempre registre os valores e os prazos de pagamento (compras a prazo, compras a vista);
- Crie uma rotina de atualização de dados para garantir que o fluxo de caixa esteja sempre atualizado e condizente com a realidade;
- Analise periodicamente tudo o que está sendo registrado no fluxo de caixa e no controle de caixa;
Finalizando…
A grande utilização desta ferramenta acontece para visualizar o futuro do caixa.
Você não deve utilizá-la apenas para ver “o que aconteceu”.
Esta ferramenta dever ser utilizada para antever ações corretivas no negócio de modo que possa honrar os compromissos ou aplicar os recursos excedentes que gere rentabilidade para o negócio da empresa.
Nunca é bom faltar dinheiro, mas, sobrar sem aplicar também não é um bom negócio.
Antes de me despedir, quero deixar para você o link para baixar o arquivo do fluxo de caixa apresentado neste artigo.
E outra coisa, tenho um treinamento básico sobre controles financeiros que ensino como utilizar o fluxo de caixa para controlar sua empresa, também deixo o link abaixo.
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