Negócios que NÃO emitem notas fiscais correm RISCOS

Se você é empreendedor ou gestor deve se preocupar muito com emissão das notas fiscais do seu negócio.

Digo isso, porque negócios que não emitem nota fiscal correm riscos e, neste artigo vou contar quais são estes riscos e o que eles podem ocasionar aos negócios.

Independente do seu negócio ser de venda de produtos ou prestação de serviços. Estar regularizado como ME, EPP, SLU, LTDA ou SA, a emissão das notas fiscais fazem toda diferença para o negócio. Além de ser uma obrigatoriedade diante das vendas ou da prestação de serviços, ainda pode causar sérios problemas com o fisco, ou seja, com o governo federal, estadual ou municipal.

O que é nota fiscal

A nota fiscal é o documento oficial das transações de compra e venda de produtos ou serviços nas empresas.

A partir de 2006 começou a ser implantando no Brasil a emissão de notas fiscais eletrônicas, as chamadas NF-e, então os empreendedores passaram a ter a opção da emissão online, além da opção impressa.

Além de existir as notas fiscais de produtos e serviços, que abrangem a maioria dos negócios, ainda existem outros diferentes tipos, tais como:

• Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria (NF-e)
• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e);
• Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor (NFC-e;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
• Nota Fiscal Complementar;
• Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Cada um destes tipos de notas fiscais, tem suas particularidades e utilização, mas todas possuem algumas informações em comum, são elas:

• Dados da empresa (nome, razão social, CNPJ, inscrição estadual);
• Data e horário da operação;
• Descrição das mercadorias ou do serviço prestado;
• Total a ser pago;
• Forma de pagamento;
• Local onde a venda foi realizada.

Qual a lei que regulamenta a emissão das notas fiscais para os negócios?

Como foi dito no início deste artigo, todos os negócios devem emitir notas fiscais como é determinado na Lei nº 8.846/94, que diz em seu artigo 1°:

“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.”

A única exceção a esta lei são os MEIs (Microempreendedores Individuais).

Os negócios enquadrados como MEI seguem uma regra específica quando o assunto é emissão de notas fiscais.

O MEI é dispensado de emitir nota fiscal para consumidor pessoa física, salvo quando for solicitado, em atendimento ao Código de Defesa do Consumidor.

Se o destinatário da mercadoria ou serviço for outra empresa, a emissão de NF é obrigatória, podendo ser realizada pelo/a MEI ou pelo/a destinatário/a. 

O MEI não tem a obrigação de emitir a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, mesmo se realizar vendas interestaduais, exceto se desejar.

(Base legal:§ 1º do artigo 106, da Resolução CGSN nº 140, de 2018)

www.gov.br/empresas-e-negocios

Mesmo dispensado de emitir notas fiscais para consumido pessoa física, o MEI é obrigado à emissão quando o destinatário da mercadoria ou serviço for uma empresa.

Leia Também: A importância do mundo digital para os negócios físicos

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Com a implantação das notas fiscais eletrônicas a partir de 2006, muitos benefícios foram criados. Benefícios não só para os consumidores com para os negócios.

Para os consumidores pode citar, por exemplo:

• Redução de uso de papel e necessidade de impressão;
• Maior segurança e sem risco de perdas ou extravios, pois normalmente é enviado por e-mail;
• Tornou-se um incentivo ao comércio eletrônico e do uso de novas tecnologias.

Já para os negócios, os benefícios são ainda maiores:

• Possibilita a padronização dos relacionamentos de envio de NF entre as empresas;
• O armazenamento das informações entre fornecedores e clientes é mais seguro;
• É uma solução que pode ser integrada aos sistemas do governo e softwares de gestão empresarial;
• Permite o armazenamento do arquivo no formato XML;
• A NF-e tem validade jurídica, podendo ser enviada para o cliente por e-mail ou outras ferramentas;
• Permite o aumento do compliance, pois os softwares são atualizados conforme as mudanças da legislação fiscal;
• Permite o monitoramento das vendas reembolsadas, a fim de cancelar as notas e evitar problemas com cliente e fornecedores;
• Proporciona maior estabilidade do sistema, já que as soluções governamentais costumam sofrer interrupções.

Riscos para os negócios

Vamos então, tratar dos riscos que os negócios que não emitem as notas fiscais com a assiduidade necessária estão submetidos.

A não emissão das notas fiscais com a assiduidade necessária já é o primeiro risco.

Pois, além da NOTA FISCAL, ser o documento de registro das transações, este documento serve como registro dos impostos e tributos que as empresas devem pagar pelas transações de venda que efetuaram.

Pois, além da NOTA FISCAL, ser o documento de registro das transações, este documento serve como registro dos impostos e tributos que as empresas devem pagar pelas transações de venda que efetuaram.

Assim, uma vez que seu negócio realizou uma transação de venda e não emitiu a NOTA FISCAL, incorrerá no crime de Evasão Fiscal.

Evasão Fiscal

Caso seu negócio, venha a ser fiscalizado e o fisco descobrir através do fiscal ou dos processos eletrônicos de fiscalização, que você tem costume de realizar transações de vendas sem emissão de nota fiscal, além de aplicar multa ao negócio que pode atingir até 225% do valor devido, tem casos de penalidade de reclusão de 2 a 5 anos, ou seja cadeia para o empreendedor e/ou administrador do negócio.

Então, se você tinha dúvidas, não emitir nota fiscal é crime, sim!

Vale ainda dizer, que gerar notas fiscais com valores falsos também se enquadra nesse tipo de crime.

E ainda, não basta simplesmente emitir as notas fiscais, todas as empresas devem mantê-las arquivadas por pelo menos 5 anos, que é prazo que a fiscalização pode solicitar às empresas quando fiscalizadas.

Mas, essa guarda ficou mais tranquila de uns anos para cá, com o advento das notas fiscais eletrônicas.

Caixa 2

Outro risco para os negócios que não costumam emitir notas fiscais é o chamado caixa 2.

Ouvimos falar muito de caixa 2 na tv quando tem alguma notícia sobre operações financeiras da polícia federal contra empresas e políticos. Mas, algumas empresas e empreendedores também incorrem nesta situação ilegal muitas vezes por desconhecimento do assunto.

O caixa 2 nas empresas é a chamada contabilidade à parte da oficial. 

Essa prática fiscal ilegal, ocorre quando um negócio não declara as entradas e as saídas financeiras em seu caixa e, consequentemente, não paga os impostos corretamente.

É um crime previsto na lei 4.729/1965 que é severamente punido pelas autoridades.

Quem “observa” esse tipo de prática é a Receita Federal, que descobre a ação por meio da declaração do Imposto de Renda e de investigação de movimentações bancárias suspeitas, tanto da empresa quanto das do empreendedor do negócio.

Risco de problemas com os clientes

Muitas pessoas acreditam que a importância da nota fiscal afeta apenas os negócios, mas a verdade é que a emissão de notas fiscais tem também a mesma relevância para os consumidores.

Para os consumidores, a nota fiscal serve como registro da compra, garantindo os seus direitos como consumidor. Com ela, o cliente consegue comprovar sua compra e terá uma garantia ainda maior para os casos em que precisar trocar o produto ou pedir o reembolso.

Além disso, para empresas que comercializam produtos, a emissão da nota fiscal transparece para os clientes a credibilidade do negócio. Em outras palavras, para os consumidores, este documento certifica que as mercadorias são legalizadas e registradas.

E que fique claro para os empreendedores e gestores de negócios, os consumidores têm o direito de solicitar o comprovante fiscal sempre que comprar algo e, mesmo que não solicitem é obrigação da empresa emitir.

Risco Contábil

A falta de emissão de notas fiscais também representa risco contábil que acaba refletindo no dia a dia dos negócios.

A importância da emissão de notas fiscais para a contabilidade de uma empresa é enorme, pois é a partir da emissão das notas que os empreendedores conseguem fazer um melhor controle do fluxo de dinheiro na empresa, possibilitando analisar o lucro, o balanço das despesas, custos e impostos a serem pagos.

Além disso, é através da correta contabilização das notas fiscais, quando emitidas corretamente, que a contabilidade pode fornecer relatórios financeiros, contábeis e fiscais de apoio a empresa nos momentos que necessita de tomar crédito bancário. 

Hoje é muito raro uma instituição financeira solicitar um balanço gerencial, sem as informações que são evidenciadas pela contabilidade da empresa. Então, nestes casos, a capacidade de tomar crédito fica comprometida.

Um outro exemplo é a necessidade de se aprovar o cadastro para compra nos grandes fornecedores, principalmente a prazo. Nestes casos, invariavelmente a política de crédito é atrelada a análise dos dados financeiros oriundos também da contabilidade da empresa.

Então adivinha só, mais uma vez o potencial de crédito do negócio fica comprometido e com isso ainda pode comprometer a operação e/ou a lucratividade do negócio uma vez que terá que recorrer a outros fornecedores que podem não apresentar condições vantajosas.

Diante de tudo que disse até aqui, o melhor conselho que posso dar aos empreendedores é 

FAÇA A EMISSÃO DE TODAS AS NOTAS FISCAIS DO SEU NEGÓCIO

Porque desta forma, você se adequará a qualquer tipo de obrigação, mesmo que seu negócio não precise.

Essa é a melhor forma de evitar uma série de dores de cabeça e problemas com FISCO, que podem acabar atrapalhando a imagem e o crescimento do negócio.

Resumindo os riscos para o negócio em não emitir nota fiscal ou não emitir com assiduidade necessária temos:

Acusação de crime tributário

Que é a não emissão ou emissão incorreta de notas fiscais, caracterizando crime de sonegação fiscal.

Risco de desrespeito aos direitos do consumidor

Como disse, a emissão da nota fiscal é obrigação do vendedor, ao mesmo tempo que também é direito do consumidor que respalda o consumidor de que a transação foi realizada mediante todos os preceitos legais.

Risco contábil e fiscal

Pois além da exigência do fisco, a nota fiscal também é um instrumento precioso para o controle financeiro, contábil e fiscal de uma empresa, possibilitando à contabilidade prestar as corretas informações contábeis e fiscais, além do correto cálculo do imposto a pagar.

Risco a credibilidade, profissionalismo e confiabilidade do negócio

Um negócio deve estar pautado na ética e nas boas práticas financeiras e gerenciais e, a emissão de notas fiscais respalda a seriedade, credibilidade e profissionalismo do negócio, perante os clientes, fornecedores, instituições financeiras e governo.

Para os clientes, é a segurança de comprar de um negócio legalizado e para os fornecedores, simboliza uma parceria comercial de confiança.

Agora, vamos tratar de um outro assunto que geralmente confunde os empreendedores e os consumidores em geral, diz respeito ao cupom fiscal.

Afinal, qual a diferença entre Cupom Fiscal e Nota Fiscal?

O Cupom Fiscal é um comprovante fiscal emitido por ECF, Emissor de Cupom Fiscal, e tem o objetivo de comprovar uma operação fiscal. Geralmente, a impressão desse comprovante acontece mais em comércios varejistas.

A principal característica do cupom fiscal é ser destinado ao consumidor final, emitido por estabelecimentos para registrar as transações comerciais.

Os dados informados no Cupom Fiscal são sobre a compra, nome da empresa, local, data e horário, descrição do produto, forma de pagamento, total da compra etc. Ou seja, possui poucos ou quase nenhum dado do cliente.

Atualmente o cupom fiscal está caindo em desuso, porque está sendo substituído pela Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), que já permite registrar todos os dados do consumidor.

Já a Nota Fiscal para ser emitida, precisa de um software emissor de NF-e. Essa emissão resulta tanto em um documento físico (DANFE) quanto digital (XML).

Além disso, a Nota Fiscal é um documento mais completo do que o Cupom Fiscal. A NF-e tem informações e dados mais detalhados, como dados fiscais da empresa, tributação, frete, dados pessoais do consumidor etc.

Em resumo, o cupom fiscal e a nota fiscal não são a mesma coisa, mas servem ao mesmo objetivo, comprovar que houver transações comerciais.

Como legalizar um negócio para emissão de notas fiscais

O processo para legalizar um negócio para emissão de notas fiscais é relativamente simples.

Se for um negócio somente de serviços, deve buscar o credenciamento junto à prefeitura da cidade em que está localizado. Este credenciamento para empresas de serviços é praticamente automático, uma vez que os negócios necessitam se legalizar junto às prefeituras para emissão do alvará de funcionamento.

Já, se o negócio for no ramo de comércio, além do credenciamento na prefeitura, que como disse é obrigatório para emissão do alvará, será necessário fazer o mesmo credenciamento junto a SEFAZ (secretaria da Fazenda) do Estado onde a empresa está localizada.

A dica é sempre contar com os serviços profissionais de uma contabilidade para resolver todas as burocracias inerentes a legalização e credenciamento do negócio para emissão das notas fiscais.

Como automatizar o processo de emissão de notas fiscais

Para negócios que possuem um grande volume de notas fiscais para serem emitidas, fazer isso de forma manual, além de trabalhoso e demorado, pode ocasionar erros.

Diante disso, o empreendedor pode buscar alternativas no mercado que faça com este trabalho repetitivo e moroso possa ser realizado de forma mais automatizada.

Hoje, no mercado existem opções que vão desde software de gerenciamento financeiro até plataformas especializada em emissão das notas fiscais.

Falando um software de gerenciamento financeiro, uma ótima solução existente no mercado é o sistema de gestão Bling. O Bling é um sistema de gestão online que pode integrar todo negócio ou você pode utilizar somente o módulo de gestão financeira.

O sistema de gestão Bling também é um emissor de nota fiscal online, permitindo a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, NFS-e, NFC-e), envio automático das notas fiscais eletrônicas para seu cliente e integração com a SEFAZ, no caso das notas fiscais de vendas de produtos.

Como pagar menos tributos no meu negócio

Para pagar menos tributos, um negócio não precisa sonegar, através da não emissão de notas fiscais, precisa sim de planejamento tributário. Pois é através do planejamento tributário que são realizados estudos e simulações para indicar ao empreendedor qual a melhor alternativa de regime tributário e outras possíveis formas de evitar a tributação. Tudo dentro da lei!

Mas, este é um assunto para o próximo artigo.