Conheça os 5 CONTROLES FINANCEIROS ESSENCIAIS para você organizar as finanças do seu negócio.
Neste artigo, vou falar sobre a importância de cada um na gestão financeira e como pode utilizar.
O empreendedor e a gestão financeira do negócio
Fazer a gestão financeira de qualquer negócio não é uma das tarefas mais fáceis e agradáveis para os empreendedores, não é mesmo? Fazer os controles financeiros do negócio, então hein?
Principalmente porque possuem muitas outras atividades no dia a dia e acabam não se dedicando como deveriam as atividades financeiras do negócio. Assim, muitos preferem não fazer e outros esbarram na falta de conhecimento para realizar.
Enfim, uma gestão financeira bem-feita, requer um controle rigoroso de todo recurso financeiro que circula na empresa. Tanto das receitas diárias de vendas de produtos ou serviços, quanto o controle das despesas como (água, luz, telefone, salário, fornecedores, impostos, etc).
Uma pesquisa realizada pelo Sebrae, revela que 34% dos empreendedores autônomos, os MEIs, enfrentavam dificuldades para acertar as contas no fim do mês. Além disso, 48% não fazem previsão de gastos e 39% não registra todas as receitas para fazer o controle das entradas.
Tudo isso pode parecer só mais uma burocracia dentre tantas outras que um negócio possui, mas fazer gestão financeira é essencial para a saúde do negócio
E outra coisa, um bom controle é resultado do registro quase que religioso de todas as movimentações financeiras do negócio. É necessário que o empreendedor ou a pessoa incumbida de cuidar do financeiro tenha tudo na ponta do lápis.
Mas, muitos podem se perguntar como posso controlar as finanças do meu negócio se não tenho software?
Ah, meu amigo, os controles financeiros podem ser feitos de todas as formas possíveis, quer seja no papel, no Excel, em aplicativos ou softwares especializados pagos ou gratuitos. O que importa é anotar toda movimentação de receita ou despesas.
Dito isso, vamos conhecer os 5 Controles financeiros ESSENCIAS para você ORGANIZAR as finanças do seu NEGÓCIO.
Controle de Caixa
O termo caixa é realmente aquele dinheiro da gaveta de um comercio ou aquele que você recebe e coloca na sua carteira.
Você utiliza o controle de caixa para controlar o dinheiro que entra e sai do caixa.
Vamos imaginar, você empreendedor, tem um negócio de comercio, tipo uma padaria. Toda vez que o cliente vai lá e paga em dinheiro, você alimenta este controle com a entrada de dinheiro, descrevendo o valor da entrada.
Assim como, quando paga uma conta com o dinheiro do caixa, como a farinha que chegou para fazer o pão, você também relata a saída neste controle, colocando o valor e a que ser refere.
Desta forma, você vai controlando o dinheiro que entra e sai e, ao final do dia você apura o saldo, que deve ser exatamente o valor que você em dinheiro.
Só para deixar claro, este controle é para ser utilizado em qualquer tipo de negócio, seja comercio ou serviços ok?! Pois ele faz parte dos controles financeiros de uma empresa.
Como disse acima, este é um controle diário. É para ser feito todos os dias, no momento que as coisas vão acontecendo, senão você não se perde. Se você deixa para fazer no fim da semana ou no fim do mês, fica mais difícil lembrar de onde veio o dinheiro ou para o que ele foi usado.
Você pode fazer este controle em um livro chamado caixa, uma planilha ou em software. O importante é controlar e apurar o saldo ao final do dia.
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Controle Bancário
Se o seu negócio tem conta bancária, você deve utilizar um controle realizar a conferência dos débitos e créditos efetuados na conta.
A importância deste controle está em identificar se tudo que saiu está correto, principalmente se você trabalhar com pagamentos, conferindo que o pagamento efetivamente foi efetuado. Assim, como se tudo que deveria entrar, de fato entrou, quando você trabalha com recebimentos na conta.
Para realizar o controle, se o seu caso for de um pequeno negócio, basta tirar o extrato todos os dias e ticar todas as movimentações que houveram, confirmando os recebimento e pagamentos.
Já se você tiver um negócio mais robusto, precisa utilizar uma planilha ou software que auxilie nesta tarefa conciliação bancária.
Gravei um vídeo, no canal Financeiramente Falando que fala como controlar o dinheiro que entra e sai do negócio.
Controle Financeiro de Contas a Pagar
O empreendedor deve utilizar este controle para controlar os vencimentos de todos os seus compromissos, também chamado de conta, por isso esse nome.
Mesmo comprando à vista, tem necessidade de utilizar o controle. Você ainda tem suas contas de água, luz, telefone, aluguel e outras do negócio que vencem todo mês e requerem controle dos vencimentos para que não haja atraso no pagamento ou mesmo esquecimento.
Para realizar esse controle, você pode utilizar uma agenda, uma pasta de AZ ou uma planilha.
Se for utilizar agenda ou pasta de az, é só ir colocando suas contas dentro naquela data de vencimento. Você pode ainda colocar papel como lembretes para não esquecer de pagar, caso não chegue o documento.
Se for utilizar planilha para fazer o controle, você descreve o nome do fornecedor, se quiser pode colocar do que se trata aquela conta, se atentando principalmente para o vencimento e valor a pagar. Simples assim.
O importante é que todos os dias você dê uma olhada para ver o que vence e não deixar de pagar nada!
Como disse, incialmente utilizar a planilha ou agenda já basta para controlar, mas à medida que o negócio vai ganhando volume, você terá que partir para algo mais automatizado.
Controle Financeiro de Contas a Receber
Este controle é utilizado para controlar os recebimentos a prazo, principalmente nas vendas efetuadas em boleto bancário em forma de crediário próprio, que requeiram um maior controle para efetuar cobrança de possíveis clientes inadimplentes.
Aconselho você mesmo que realize vendas parceladas com cartão de crédito a utilizar este controle, porque ele será importante para nosso próximo controle que é o fluxo de caixa.
Para empreendedores que ainda trabalham com cheque pré-datado este controle também é importante, mas saliento que esta prática de recebimento deve ser substituída pelo cartão de crédito, que hoje se mostra a melhor alternativa para vendas a prazo.
Você pode me questionar sobre as taxas cobradas e etc. Eu vou dizer 3 coisas sobre isso:
Primeiro, pesquise a operada que oferece mais vantagens para seu negócio.
Segundo, inclua no preço de venda, o percentual cobrado pela operadora de cartão de crédito. Se o cliente comprar à vista, você pode até oferecer desconto.
E terceiro, o custo da inadimplência é muito, mas muito maior que o custo das operadoras de cartão, pode ter certeza.
Efetuando vendas com cartão de crédito, cabe controlar se os recebimentos realmente creditaram na conta corrente e, se os valores creditados e taxas estão corretos.
Em resumo, você sempre terá que realizar o controle de recebimentos no seu negócio. E para este controle, assim como os demais, pode controlar através de caderno, planilha ou software financeiro.
Controle Financeiro de Fluxo de Caixa
Dentre os controles financeiros que falamos até agora, o fluxo de caixa é o controle que consolida todos os outros.
Através do fluxo de caixa o empreendedor ou gestor financeiro tem a visão do caixa do negócio. É um verdadeiro mapa que mostra todas as entradas e saídas para o mês.
O empreendedor pode utilizar o fluxo de caixa para realizar o planejamento financeiro do negócio. Isso porque através dele é possível identificar eventual necessidade de capital. Assim, permite que as decisões sobre o negócio sejam tomadas com base em números financeiros.
O controle de fluxo de caixa, pode ser realizado da forma que chamamos de cobertura mensal, em uma planilha, com os dias do mês em que você alimenta dia a dia, o que é ideal. Outros empreendedores optam por fazer por semana ou quinzenal, dependendo de cada negócio.
Elaborando o controle de fluxo de caixa
Para elaborar o controle ou relatório de fluxo de caixa, é necessário que você tenha em mãos os controles financeiros de contas a pagar e a receber e que realize o controle de caixa e das contas bancárias, assim você terá todas as informações de entradas e saídas de dinheiro do um negócio.
Com as informações prontas, você vai anotando no fluxo nos dias referentes, os recebimentos de valores que estão previstos ocorrer. Se as vendas foram a vista no cartão de crédito você coloca 30 dias após a venda descontando a taxa do banco, se for parcelado, você lança os valores mês a mês a cada 30 dias.
O mesmo, vale para as suas despesas (funcionários, contador, fornecedores, água, luz, telefone), em resumo tudo que o negócio terá que pagar ao decorrer do próximo mês.
Você anota igualmente nas datas correspondentes.
Conforme for lançando despesas e receitas você vai totalizando, cada uma delas, tendo o total de receita prevista para aquele dia e o total de despesas previstas, desta forma ao final do fluxo, basta você subtrair da receita a despesa e saberá se terá recursos para pagar tudo naquele dia. E assim nos demais dias do seu fluxo.
Resultado esperado do fluxo de caixa
O principal resultado do fluxo de caixa é possibilitar que se faça uma previsão do caixa do negócio, sabendo se terá ou não dinheiro nas datas para honrar os compromissos que lá estão e poderá tomar decisões antecipadamente.
Estas decisões poderão envolver ações comerciais para aumento das vendas, redução de compras para diminuição de saída de dinheiro e até reprogramar com seus fornecedores os pagamentos para data que tenha dinheiro.
O controle de fluxo de caixa é uma ferramenta para utilizar como uma previsão do que irá acontecer, somente desta forma, você conseguira visualizar como vai se comportar o caixa do negócio ao longo do mês.
À medida que você for preenchendo a planilha com o que aconteceu, você terá uma visão mais precisa sobre o que planejou e o que, de fato, alcançou. Assim, permite fazer os ajustes necessário para corrigir o que tiver que mudar ou para repetir e até potencializar o que foi bom para o negócio.
Resumindo
Você conheceu os 5 principais controles financeiros que um negócio deve possuir para ser gerido financeiramente da forma adequada.
São eles:
- Controle das movimentações de caixa e bancos
- Controle das contas a pagar e a receber
- Elaboração do Fluxo de caixa
Se o empreendedor achar que não tem tempo para fazer, pois como eu falei, os controles devem ser feitos diariamente, delegue esta tarefa.
Mas nunca deixe de fazer os controles financeiros!
Mesmo hoje, a maior causa de encerramento de negócios, continua sendo a falta de gestão financeira.
Se você quiser buscar mais conhecimento sobre gestão financeira, indico o portal de treinamentos TREINA MAIS, com vários cursos e treinamentos na área de finanças e gestão.
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