A gestão de pagamentos é um importante controle para brecar possíveis inconsistência, possibilitando que os negócios não paguem por algo que não é devido.
Por isso, o empreendedor não pode deixar os controles de contas a pagar para “fazer amanhã”, e depois e depois…, sob pena de perder o controle financeiro do seu negócio.
Então, neste artigo vou falar sobre tudo o que você precisa saber para controlar pagamentos no seu negócio, com adoção de práticas simples e confiáveis.
Então vamos lá!
O controle financeiro empresarial
O controle financeiro é o ponto mais sensível do gerenciamento de um negócio.
Nas pequenas e médias empresas, principalmente, esse é um aspecto que não é raro ser tratado de forma inadequada.
Os principais erros cometidos por empreendedores são a falta de distinção entre despesas pessoais e do negócio, ausência de ferramentas de controle financeiro e automação e gestão baseada apenas no feeling.
A gestão financeira, quando bem orientada e executada, é muito mais do que uma forma de organização, é uma aliada poderosa, que mantém a sustentabilidade e viabiliza o crescimento do negócio.
Já dizia Peter Drucker, o pai da moderna administração:
“Se você não pode medir, você não pode gerenciar.”
Peter Drucker
Desta forma, não há negócio que prospere e gere receitas que não seja gerenciado em todos os seus aspectos e, um dos mais importantes é o controle financeiro das contas, tanto a pagar quanto a receber.
A importância da gestão financeira
A importância da gestão financeira recai sobre a necessidade de a empresa ter sob suas rédeas todos seus processos financeiros de maneira confiável proporcionando informações em tempo real.
Dito isso, chamamos de gestão financeira o conjunto das ações e procedimentos administrativos relacionados com o planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras nos negócios.
A gestão financeira tem por objetivo proporcionar o maior controle, ajudando a obter o máximo de lucro (ou resultado) com suas atividades.
Uma das frentes que atua a gestão financeira é a gestão do caixa no dia a dia, que nada mais é do que administrar as entradas e saídas de recursos financeiros relativos a vendas, prestação de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos, despesas, entre outros.
É neste contexto, que logo adiante começamos a falar sobre as saídas, chamadas nas empresas de gestão de contas a pagar.
Entendendo a diferença entre “contas a pagar” e “contas a receber”
As contas a pagar e as contas a receber, são os principais controles financeiros que ajudam a manter o equilíbrio da saúde financeira de um negócio.
As contas a pagar são, basicamente, as obrigações financeiras que uma empresa assume com seus funcionários e fornecedores. É como se fosse um empréstimo. Só que invés de pegar dinheiro no banco, você financia seu negócio com o dinheiro do seu fornecedor.
Já contas a receber, nada mais é que a quantia de dinheiro que devem para a empresa. Invariavelmente as contas a receber nascem de vendas a prazo. Mas este é assunto para os próximos artigos.
Mas, antes de avançar quero deixar uma simples análise.
Quando colocamos lado a lado contas a pagar e contas a receber, podemos enxergar com clareza como estará o caixa do nosso negócio ou longo de um tempo e assim, se for necessário, tomar medidas saneadoras, quer seja acelerando recebimentos, quer seja efetuando empréstimos para honrar compromissos.
Leia Também: Dicas INFÁLIVEIS para a GESTÃO FINANCEIRA do seu negócio
O que é o controle de contas a pagar?
Um controle de contas a pagar serve para anotar e projetar todas as despesas de uma empresa, desde pagamentos futuros, contas parceladas e valores que apesar de não estarem agendados, você sabe que terá.
Assim, você consegue ver o seu fluxo de saídas e acompanhar onde estão destinados seus gastos futuros.
O controle das contas a pagar, ainda proporciona:
- Priorizar os pagamentos, na hipótese de dificuldade financeira;
- Verificar as obrigações contratadas e não pagas;
- Não permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
- Não permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e juros;
- Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa;
- Conciliação com os saldos contábeis.
Para um bom gerenciamento das contas a pagar, deve haver rigor, exatidão e precisão nos registros das despesas.
Nada deve ser deixado de lado, nem mesmo aquela aparentemente insignificante compra de café para o lanche dos funcionários.
Controlando as contas a pagar, a empresa passa a ter condições de se programar para futuros pagamentos sem comprometer o capital de giro. Ou, ainda melhor, sem ter que recorrer a empréstimos contraídos a juros.
5 passos para organizar a gestão de pagamentos no seu negócio
De maneira geral, o processo de organização é igual em todos os negócios.
O que pode variar são as formas de pagamento e condições. Inclusive o sistema ou planilha utilizada para o controle das contas a pagar.
Mas, independente da forma de controle, vou listar passos que devem ser seguidos para que a organização e controle sejam feitos.
Passo 1 – Crie o “processo de contas a pagar”
A organização deve começar com o recebimento dos documentos, boletos e duplicatas, e devem ser anexados à nota fiscal da mercadoria ou serviço. Assim, fica comprovado e com evidências que o fato efetivamente ocorreu e foi finalizado, ou com a prestação do serviço ou com a entrega do produto.
Passo 2 – Registre os tipos de contas de pagamentos do seu negócio
Feito o “processo de contas a pagar, você deve criar uma lista com todas as obrigações financeiras da sua empresa por mês. Exemplos de despesas, aluguel, agua, luz, telefone, salários, tributos, contador entre muitos outros que sua empresa possa ter.
Você fará esta lista reunindo todos os (notas fiscais, cupom fiscal, boletos, etc.). Você pode classifica-los em grupos de despesas para uma melhor divisão:
- Despesas diretas (ligadas a produção ou prestação de serviços)
- Despesas fixas (ligadas ao funcionamento da empresa de maneira geral)
No caso das despesas diretas, podemos relacionar os gastos como matéria prima, mão de obra, comissões específicas relacionadas as vendas, etc.
Já no caso das despesas fixas, são aquelas que você vai ter independentemente de produzir mais ou vender mais serviços, tais como salários, pro labore, aluguel, água, luz, telefone, entre outras.
NUNCA MISTURE AS SUAS FINANÇAS PESSOAIS COM AS EMPRESARIAIS!
O dinheiro da empresa deve ser destinado à sobrevivência e crescimento da mesma, não à vida pessoal do empreendedor.
Passo 3 – Guarda e acondicionamento dos documentos
De nada adianta, fazer o controle através de lançamento em planilhas ou software gerencial, sem que se preocupe com a guarda dos documentos para utilizar no momento do pagamento.
O controle das contas a pagar da empresa deve ser, primeiramente, organizado pela data de vencimento de cada despesa.
Desta forma, sempre oriento a utilizar uma pasta sanfonada contendo 31 separações para o acondicionamento dos documentos por ordem de vencimento.
Esta separação possibilita uma dupla via de controle, ou seja, pode até não estar lançado no seu controle, mas deve estar na pasta, ou vice-versa.
Passo 4 – Agendamento de prazos e datas de vencimento
É importante reunir as contas a pagar que possuem datas de vencimento próximas e eleger o pagamento destas para os períodos em que o dinheiro costuma entrar na empresa.
Seria ótimo se as datas de pagamentos fossem “casadas” com as datas de recebimentos, considerando 1 ou 2 dias após o recebimento para evitar qualquer problema de disponibilidade do recebimento, principalmente se for originário de cobrança bancária.
Passo 5 – Faça o controle dos pagamentos data a data
Agora que todos os seus pagamentos futuros estão registrados chega o momento de controle dos pagamentos.
Faço as seguintes recomendações para cada caso:
1 – Se você utiliza somente a pasta sanfonada como controle, após o pagamento realizado marque no documento a data do pagamento e retire da data do vencimento. Recomendo colocar no fim da pasta para que no final do mês possa enviar a contabilidade.
2 – Se você utiliza planilha de controle, além de fazer o procedimento de retirada da pasta sanfonada, deve anotar no campo da planilha a data do pagamento e o valor pago, de maneira que esta conta deixe de fazer parte do seu montante a pagar, bem como assinalar nela como paga.
3 – Caso você trabalha com qualquer software de gestão financeira, deve quitar a contas no sistema, escolhendo a banco ou caixa de onde saiu o dinheiro. E claro, retirar da pasta o documento pago e fazer marcação de pagamento no documento.
Realizado os passos acima, você já terá uma visão ampla dos compromissos financeiros assumidos para cada mês. Se você tiver várias contas a pagar em datas diferentes, tal organização será decisiva para que nada seja esquecido.
O próximo passo, então, é planejar os pagamentos.
No cenário ideal, você terá em caixa previsão de recursos para o pagamento de todas as contas. Nesse caso, sua estratégia fica facilitada, bastando quitar cada uma delas assim que seu vencimento se aproximar.
Leia Também: 5 Controles Financeiros ESSENCIAS para ORGANIZAR seu NEGÓCIO
Boas práticas na gestão de pagamentos
Não existe uma única formula de sucesso na gestão de contas a pagar, mas podemos citar boas práticas, que vão trazer mais organização a sua rotina.
1. Acompanhe as datas de vencimento
Ficar atento às datas de vencimento é fundamental para a saúde financeira de uma empresa, pois pagar conta. Por isso, manter um controle atualizado é importante.
2. Organização ajuda, mas nem sempre resolve
Quando o empreendedor não tem dinheiro em caixa para todas as despesas, a falta de organização das contas a pagar não deve ser desculpa. Neste caso, priorize as despesas mais importantes para manter o pleno funcionamento do seu negócio.
3. Negocie descontos
Caso tenha recurso disponível, aproveite para verificar se há desconto em alguma despesa pelo seu pagamento antecipado – desde que para isso não comprometa um recurso com o qual precisaria contar logo ali na frente.
4. Renegocie sempre que possível
Caso você perceba, antes mesmo da data de vencimento, que não conseguirá cumprir com a obrigação, é indicado que você já entre em contato com o fornecedor para negociar o pagamento em uma outra data.
5. Estabelecer rotinas de pagamentos e conferências
Estabeleça rotinas de pagamentos ou ainda de agendamento dos mesmos. Elas podem vir acompanhadas de conferência dos agendamentos e, posteriormente, do cruzamento destas informações com o extrato bancário validando o pagamento.
Concluindo…
A gestão de pagamentos nas empresas não é, e nunca será, somente pagar contas!
Como vimos, vai muito além e envolve controles. Além disso é preciso estar atento às despesas e gastos da empresa, seus vencimentos e programar o fluxo de pagamentos, garantindo que haverá recursos em caixa para quitar as contas em dia.
Quanto antes você começar a realizar a gestão de pagamentos, maiores as chances de se antecipar possíveis problemas ou imprevistos e zelar pela saúde financeira do seu negócio.
Quero ainda lhe dizer, que possuir um software de gestão financeira no seu negócio, com certeza vai ajudar nas rotinas do dia a dia, entretanto o controle financeiro é o começo de tudo. Sem ele, não haverá tecnologia que resolva, pois, o fator humano continua sendo preponderante no processo.
Se precisar de qualquer coisa relacionado a gestão financeira, me procure, estarei pronto a ajudar. Além disso, você sempre pode contar com os cursos e treinamento na área financeira da Treina Mais.
0 Comentários