Contabilidade online para negócios, vale a pena?

Neste artigo, vou descrever um pouco da minha experiência com a contabilizei, uma plataforma de contabilidade online. Vou mostrar como funciona por dentro uma plataforma de contabilidade online da contabilizei. Vou falar se é confiável e se vale a pena para seu negócio utilizar este tipo de serviço.

Você sabe o que é uma contabilidade online?

A contabilidade online presta os mesmos serviços que uma contabilidade tradicional, só que na maioria das vezes não possui escritório físico, pois tudo é feito pela internet por meio de uma plataforma web.

Este é um dos tipos de serviços que se beneficiaram dos avanços tecnológicos como a digitalização dos processos empresariais para oferecer mais opções para os empreendedores.

Para que o serviço de contabilidade online ocorra de maneira segura, as empresas que prestam estes serviços, se utilizam das mais diferentes ferramentas digitais, não se limitando às ferramentas do serviço contábil.

Por isso mesmo, conseguem mais eficiência na entrega de todo o serviço, o que se traduz em economia de tempo e dinheiro.

Basicamente, os serviços de contabilidade online funcionam a partir das informações imputadas pelo cliente. Então, o sistema de contabilidade online gera alguns relatórios, confere se está tudo correto e realiza as entregas contábeis, fiscais, tributárias e obrigações acessórias para o Fisco.

Após o lançamento das informações, a validação de dados pode ocorrer de diferentes formas. Em algumas situações, o próprio sistema já verifica os registros com base em modelos. Pois a ideia é que empresas semelhantes apresentem processos contábeis parecidos.

Por outro lado, existem serviços de contabilidade online cuja confirmação das informações fica nas mãos de profissionais responsáveis. Dessa forma, a plataforma serve como um canal ou ferramenta para intermediar a relação entre empresa e contador.

Bem, agora que te expliquei como funciona uma contabilidade online, deixa eu te apresentar uma contabilidade online por dentro. Neste caso, vou te apresentar a contabilidade que utilizo para o meu negócio, que é a contabilizei.

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A Contabilizei contabilidade online

A contabilizei é uma empresa de contabilidade online, fundada em 2013, especializada em oferecer serviços de contabilidade para empresas e pessoas físicas.

Atualmente é uma das maiores empresas de contabilidade online do Brasil, com mais de 50 mil clientes.

A contabilizei alcançou estes números por oferecer seus serviços para empresas de todos os portes e segmentos, além de serviços para pessoas físicas.

O objetivo da contabilizei é tornar a contabilidade acessível para todos, fornecendo serviços de qualidade a preços igualmente acessíveis.

A inovação da contabilizei foi reconhecida em 2017, quando foi eleita uma das Empresas Mais Inovadoras do Mundo pela Revista Fast Company.

Mas, os reconhecimentos adquiridos pela contabilizei não param por aí:

Em 2022 e 2023 foi eleita uma empresa Great Pleace To Work, como uma boa empresa para se trabalhar.

Em 2021, foi laureada com o selo Smart Customer – Selo Ouro de gestão da Crise

Entre outros mais.

A contabilizei contabilidade online por dentro

Agora que falei da empresa vamos conhecer sua plataforma.

Esta é a tela de login da plataforma e algo que gosto muito é o fato de ser permitido logar com minha conta do google, que facilita o acesso, sem ter que ficar gravando senhas e etc.

Esta é a tela inicial da plataforma, veja que aqui apresenta os impostos que tenho para pagar no mês. É um resumo da informação, pois se quiser saber o que tenho a pagar detalhadamente, basta acessar o menu ao lado, chamado impostos.

Do lado direito da tela, apresenta um calendário com as rotinas que preciso cumprir. Para saber o que é necessário fazer basta clicar em ver todas as rotinas que é apresentado.

Como estamos falando de serviços online de contabilidade, eu posso escolher um dos planos que contempla determinados serviços e outros serviços que vier a necessitar pago como serviço adicional.

Para mim isso é bom, pois pago sob demanda de serviços e conforme for a necessidade, assim o valor mensal fica mais acessível.

Agora rapidamente vou te mostrar o menu ao lado, mas vou dar mais ênfase aos procedimentos que devem ser feitos para entrar com as informações na plataforma.

Vou iniciar a demonstração de baixo ou vou subindo.

Menu Relatórios

Seguindo tem o menu de relatórios. É através do menu relatórios, que tenho as informações da minha empresa. Aqui basta escolher o relatório, selecionar o período, que imediatamente é apresentado tudo na tela.

E veja, após entrar no menu relatório a navegação para os demais relatórios fica bem simplificada com apresentação dele aqui no topo da tela.

Menu Declarações

No próximo item do menu, é apresentado todas as declarações necessárias que seu negócio é obrigado a prestar ao fisco. Essas declarações são realizadas pela contabilizei e aqui apresenta apenas a informação e o recibo de entrega.

Ah, só para não deixar de falar, todos os demonstrativos, recibos e relatórios, além de visualizar na tela você pode imprimir e fazer o download

Menu Folha de Pagamento

O próximo menu é folha de pagamento, para empresas que possuem empregados, você faz o gerenciamento por aqui.

No caso do meu negócio, tenho cadastrado apenas o sócio que faz retirada mensal de pró-labore.

Inclusive está é próxima opção.

Menu Pró-labore

Aqui, defino se vou ou não retirar pró-labore e seu valor. A partir disso, a contabilizei se encarrega do resto, como gerar a folha de pagamento, o recibo de pagamento e a guia de INSS referente ao pró-labore.

Perceba que até aqui, não tive trabalho algum. Tudo é feito a partir de certa configuração e depois fica no automático.

Já a partir do próximo menu, começa a nossa tarefa mensal.

Menu Movimentações

No menu movimentações temos a opção importar extrato bancário. Esta opção é para aqueles empreendedores e negócios que possuem uma conta bancária separada para o seu negócio, que é o correto a se fazer, diga-se de passagem!

O processo de importação é muito simples!

Com a sua conta bancária já cadastrada na plataforma, você vem em ações e vai aparecer importar extrato bancário. Você clica nessa opção e importa seu extrato que deve estar no formato ofx, digita o saldo inicial do mês e pronto o resto a plataforma faz, lendo e categorizando todas as informações de forma automática.

Ainda no menu movimentações vamos ao lançamento de caixa.

Esta opção é utilizada para lançar pagamentos e recebimentos que não ocorreram através da conta bancária, ou seja, foram recebidos ou pago em carteira, ou através do chamado caixinha.

Para lançar você vem em novo lançamento, escolhe o tipo, se é recebimento ou pagamento. Neste caso, vou colocar que tratasse de um pagamento, então preenche os campos e salva. Pronto este lançamento já fará parte do seu movimento contábil.

E, para finalizar o menu movimentações, temos a opção de gerenciar contas bancárias, onde você cadastra a conta bancária do negócio.

Menu Impostos

É aqui que temos todas as informações das guias de impostos que temos para pagar.

Aqui além de mostrar as guias, mostra também o status, se está paga ou não. E uma informação muito bacana para as empresas que são do simples, é que apresenta ao lado da guia um ponto de interrogação. Clicando nele, é aberta uma janela demonstrando como foi efetuado o cálculo da guia.

A Contabilizei nos permite escolhe a forma de pagamento das guias dos nossos impostos, ela oferece a opção de pagamento parcelado no cartão de crédito, com juros, débito automático direto no cartão de crédito e pagamento convencional através das guias.

Para o pagamento das guias basta você clicar em baixar guia e pronto!

Para você não perder o controle, caso tenha, impostos vencidos, sem pagamento, a contabilizei apresenta na tela todos eles no campo impostos pendentes.

Menu cobrar

O próximo menu é cobrar. Aqui é outro serviço fornecido pela contabilizei que permite a você enviar cobranças para seus clientes, através de link de pagamento.

Agora vamos ao menu mais importante.

Menu Notas Fiscais

No menu notas fiscais, temos as opções de registrar notas fiscais, consultar, cancelar, registrar notas emitidas contra nossa empresa e ver alíquota de impostos de acordo com cada cnae que você possui registrado no CNPJ.

Vamos no serviço de registrar notas fiscais. Aqui é a maior parte do seu trabalho mensal, alimentar as notas fiscais emitidas. Para isso, você imprime ou gera o pdf das notas fiscais e preenche os campos. Ao final clica em salvar e pronto a nota está registrada e você parte para o lançamento da próxima.

No início do mês seguinte a contabilizei faz a contabilização das notas e gera as guias de impostos para você pagar.

Se emitiu uma nota fiscal errada e, ainda está dentro do mês, basta você selecionar a nota e fazer o cancelamento.

A meu ver está é a tarefa mais importante e mais chata também!

É importante, porque todos seus impostos e relatórios contábeis de faturamento nascem a partir deste serviço manual. E por isso mesmo é o mais chato. A contabilizei poderia efetuar isso de forma mais automatizada com a leitura de arquivos xml emitidos pelas prefeituras para notas fiscais de serviços, por exemplo.

Como eu utilizo a Enotas, que é uma plataforma de emissão automatizada de notas fiscais. Eu apenas gero um relatório das notas fiscais emitidas ou gero o pdf da nota fiscal, como foi o caso deste exemplo de preenchimento e pronto.

Viu como é bastante simples o processo dentro de uma contabilidade online!

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Suporte ao cliente

Agora, falando do suporte, que é outro ponto importante para serviços online.

Todo suporte que preciso é feito por chat online, se eles não conseguirem me ajudar naquele momento, abrem um chamado e me retornam por e-mail. Minha experiência com isso, tem sido positiva. Sempre retornam com a solução ou orientação adequada que eu preciso. Além disso, eles possuem uma central de ajuda onde você pode pesquisar as informações que tenho dúvida.

Também existe a opção de planos mensais com outra forma de suporte.

Bem, agora que apresentei a contabilizei, vou dizer minha impressão sincera.

A contabilizei vale a pena?

Para mim e para meu negócio, vale a pena utilizar os serviços da contabilizei. Primeiramente pelo valor que pago, que é muito acessível em comparação com uma contabilidade tradicional.

Para você ter uma ideia, quando migrei da contabilidade tradicional para a contabilizei a 2 anos atrás, consegui uma economia anual de quase 2 mil reais. Então para mim valeu a pena e continua valendo com certeza.

Hoje para um negócio como o mesmo perfil do meu, acredito que não pagaria menos de R$ 500,00 em serviços contábeis semelhantes no modelo tradicional. Já a contabilizei atualmente cobra estes valores mensais para empresas de serviços e estes para empresas do comercio. Então, para meu negócio que é apenas de serviços o valor é muito acessível.

Então, para o seu negócio, você deve avaliar qual dos planos é mais adequado e fazer comparação com uma contabilidade tradicional.

E claro, outra coisa que você precisa avaliar é sua desenvoltura com informática e internet, pois como você viu, os serviços da contabilizei se iniciam a partir do momento que você lança as informações na plataforma.

A contabilizei é confiável e segura?

Uma outra pergunta frequente, principalmente para este tipo de serviços pela internet, é que se é confiável.

E digo, que sim. É confiável. Eu nunca tive nenhum problema em razão das informações que estão sendo armazenadas na plataforma e pelos serviços prestados de contabilidade.

Sobre a segurança dos dados, a Lei Geral de Proteção de Dados, Lei nº 13709/18, obriga todas as empresas, tanto dos setores públicos quanto privados, a aplicarem todas as ferramentas possíveis para a preservação dos dados dos titulares.

E quanto aos serviços contábeis, assim como na contabilidade tradicional a contabilizei utiliza contadores devidamente registrados no conselho regional de contabilidade, tendo atualmente mais de 1 mil profissionais.

Além disso, a própria contabilizei é legalizada no conselho regional de contabilidade como uma empresa contábil em situação regular. Isso, juntamente com os mais de 50mil clientes, atestando a confiabilidade e a idoneidade da contabilizei perante o mercado e principalmente perante seus clientes.

Espero que possa ter demonstrado que a contabilidade online é uma ótima alternativa para os negócios. Uma vez que reúne agilidade, eficiência, qualidade e preço acessível em mesmo lugar.

Além disso, como você viu, tudo que você precisa, está a um clique do mouse, possibilitando que tenha as informações do seu negócio em tempo real, além de contar com a segurança que a contabilizei proporciona para seus clientes.

Vantagens clientes contabilizei

O que posso dizer a mais, é que se você está procurando formas de aumentar a eficiência e rentabilidade do seu negócio, aliado a um serviço de confiança, a contabilizei é sua melhor opção de contabilidade online.

Abaixo, deixo o link para você conhecer tudo que a contabilizei pode fazer pelo seu negócio. Este link, inclusive é um cupom de crédito de R$ 100,00 para que você possa fazer parte do maior escritório de contabilidade online do País, que é a contabilizei.