Hoje vou falar de ideias e ações para reduzir gastos nos negócios e com isso aumentar o lucro ou sair de uma situação financeira ruim.
Muitos empreendedores, ainda hoje, acreditam que a única forma de aumentar o lucro nos negócios ou sair de uma situação de prejuízo é somente através do aumento das vendas e com isso o faturamento, mas se enganam!
Podemos atacar os gastos nos negócios como outra opção para melhor o resultado. Esta é uma ação interna e que não depende de ninguém para ser realizada a não ser da própria empresa.
Por isso, trago neste artigo várias ideias e ações para você reduzir os gastos nos negócios. Começamos por explicar o que são gastos.
Em um negócio, basicamente existem 2 tipos de gastos, CUSTOS E DESPESAS.
O que são custos
Os custos são todos dos gastos relativos ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens, ou serviços. São todos os gastos que estejam envolvidos na atividade fim do seu negócio.
Por exemplo, para você comercializar mercadorias, você precisa comprar mercadorias, então estamos falando de custos. Se você presta serviços, você tem algum custo envolvido, tipo combustível para chegar ao local ou algum material que você precisa comprar para utilizar na prestação de serviços.
O que são despesas
Já as despesas, são todos os gastos relativos à administração do negócio. São gastos necessários para manter a estrutura funcionando, mas não estão diretamente ligados à atividade fim do negócio.
São exemplos de despesas, as contas de água, luz, telefone (quando não utilizadas diretamente para a produção ou na prestação de serviços), aluguel do prédio, materiais de escritório, folha de pagamento do pessoal administrativo, entre outros.
Fixos e variáveis
E por fim, tanto os custos quanto as despesas, podem ser fixos ou variáveis.
Custos ou despesas fixas: São gastos que não variam com o volume produzido ou vendido.
Exemplo de despesa fixa é o aluguel do prédio/loja ou escritório. Já um exemplo de custo fixo é são os trabalhadores envolvidos na produção.
Os Custos ou despesas variáveis: São gastos que variam em função do volume produzido ou vendido.
Por exemplo, as comissões são despesas variáveis, já a compra de mercadorias ou insumos, são custos variáveis também.
É importante que os empreendedores ou gestores de negócios, saibam a distinção entre estes gastos para que a ações a serem implementadas invés de ajudar, não acabem prejudicando o caixa e a lucratividade do negócio.
Veja, que não me referi aos gastos como os investimentos. Mas que fique claro, tudo que gera saídas de caixa devem ser acompanhados e controlados.
Muito bem, agora vamos as ações e estratégias para reduzir gastos e aumentar o lucro, ou melhorar a saúde financeira dos negócios.
1. Orçamento Mensal
Uma boa forma de começar a controlar os gastos do negócio e através da confecção de um orçamento.
O orçamento empresarial ajuda o empreendedor a definir o quanto e quando pode gastar a partir de um volume de vendas, ou ainda, a partir dos custos e despesas do negócio, pode definir o volume de vendas que necessita para cobrir estes custos e despesas e gerar o lucro. De uma forma ou de outra, o orçamento é uma peça financeira que deve ser adotado em todos os negócios como forma de controle preventivo dos gastos, pois conforme as coisas vão acontecendo, o orçamento vai sendo preenchido na coluna realizado e assim é possível comparar o que ocorreu em relação ao que foi planejado.
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2. Seja duro com os custos e despesas fixas
Não pense que tais gastos por serem fixos, não tem o que você fazer, pois tem sim!
Você deve buscar novos fornecedores que possam ofertar valores menores. Você pode negociar uma redução com o atual fornecedor.
Você pode, por exemplo, se for insumo, mudar de marca, para outra mais em conta, desde que não comprometa a qualidade do produto.
Afinal, é importante estar sempre monitorando e buscar ações de redução quando necessárias.
3. Nunca compre sem fazer pesquisa de preços
Para evitar gastos excessivos ou fazer a diminuição deles, a política de compras da empresa deve ser clara no que diz respeito fazer cotações antes de realizar as compras de valores mais expressivos.
O padrão adotado pelos negócios é realizar pelo menos 3 cotações com os fornecedores antes de realizar tais compras.
Além dos valores envolvidos, deve ser analisado a forma de pagamento e prazo de entrega, se estes fatores forem importantes para o seu negócio.
Adotando esta política de cotação, em alguns casos você consegue reduzir de 20% a 30% os desembolsos que teria que fazer.
Como falei de compras, vou tocar em outras 2 ações. A primeira delas é
4. Analise o fluxo de caixa
Não adianta comprar se não vai ter dinheiro para pagar naquela data combinada. Isso vai prejudicar o caixa do negócio e vai gerar multas e juros, que aumentam as despesas invés de reduzir.
Por isso, antes de realizar compras ou compromissos que requeiram pagamento, análise quando o negócio terá recursos disponíveis para realizar o pagamento e tente negociar o prazo de pagamento para aquela data, para evitar as multas, juros e demais encargos por inadimplemento.
Tais encargos de inadimplemento, muitas vezes são gastos ocultos que os empreendedores não percebem e que podem gerar altas somas.
5. Faça uma boa gestão do estoque
A gestão de estoque é um dos principais pontos a serem cuidados nos negócios. Pois nesta área existem muitas oportunidades de redução de custos.
Neste caso é importante saber quais são as mercadorias que realmente vendem, ou que contribuem com as vendas, para que as compras sejam focadas nestes itens.
O que quero dizer com isso é, só faça compra de mercadorias que contribuem com as vendas, ou seja, mercadorias que possuem giro, ou seja, você compra, vende e volta a comprar.
6. Avalie anualmente o regime tributário
O regime tributário de um negócio é a forma que os impostos são recolhidos.
Por isso, a cada final-início de ano é importante verificar se o regime tributário que o negócio está inserido é o mais vantajoso. Deve-se considerar as projeções de receitas, despesas e até a folha de pagamento.
Se o negócio estiver dentro de um regime tributário bem alinhado pode reduzir em até 50% os tributos a serem pagos. Este foi o caso que aconteceu com minha empresa.
Mas não deixe de analisar constantemente esta alternativa.
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7. Busque o máximo de produtividade
Esta ação não é muito bem uma redução de gastos, mas sim uma maximização dos seus processos que geraram resultado para o negócio.
Quando um negócio consegue fazer mais com a mesma estrutura de gastos, está tendo ganhos.
Cabe então, aos empreendedores analisarem dentre dos seus negócios o que podem fazer para que os processos sejam mais racionais e eficientes, com isso certamente haverá ganhos operacionais e havendo ganhos operacionais há incremento no caixa.
8. Reduza as despesas bancárias
Hoje em dia, com o advento das contas correntes PJ DIGITAL, é inadmissível gastar dinheiro com tarifas!
Ah Fernando, mas tenho cobrança bancária, recebo com cartão de crédito e tudo isso tem tarifas.
Até concordo com isso, mesmo assim, as contas correntes PJ DIGITAIS, possuem uma série de serviços que são isentos. Por exemplo, no caso da cobrança, existem alternativas que são cobradas tarifas só quando o boleto for pago.
No meu negócio, mudando para conta corrente PJ digital, tive redução de R$ 1.200,00 por ano só com tarifas. Sabe o que isso representa? Mais lucro!
9. Contrate colaboradores, mas contrate certo!
Um grande gasto que muitas vezes são desprezados pelos empreendedores, são os gastos ligados a uma contratação malfeita.
Quando falo contratação malfeita, falo daquela onde o colaborador não agrega nada para o negócio, por ser a pessoa errada para uma função necessária. Com isso, além da produtividade ficar aquém do que é necessário, ainda tem o custo com a demissão.
E no Brasil, onde os custos trabalhistas variam entre 25% a 60% do valor da folha de pagamento, demissões por causa de contratações malfeitas corroem o caixa do negócio.
Uma ideia aqui é focar em capacitar seus colaboradores para que possam aumentam a produtividade e premiar aqueles que tem desempenho comprovadamente superiores, pois com certeza seu negócio ganhará muito mais.
10. Terceirize tudo que for possível
Sabe aquelas atividades que não são essenciais para o seu negócio e muitas vezes consomem o seu tempo.
Pois é, elas podem ser terceirizadas e apresentar uma significativa redução de gastos ao fim do mês.
Análise no seu negócio o que você poderia passar para outro profissional ou empresa fazer e terceirize. Na maioria das vezes é mais econômico do que ter colaboradores para executar ou caso, seja executado por você mesmo, abre espaço para você fazer algo mais importante para gerar caixa para o negócio.
11. Restrinja seu foco
Outra forma de fazer redução e aumentar o potencial de lucro é revendo os tipos de serviços e produtos que o negócio oferece ao mercado.
Faça uma revisão dos produtos e serviços que são mais e menos vendidos e veja o que é possível retirar do mercado e qual o impacto em custos e vendas que a retira ocasiona. Se a redução compensar ao ponto de não impactar nas vendas, é uma boa estratégia. Caso contrário não!
12. Combata o desperdício
O desperdício é um dos grandes vilões dos custos e despesas elevadas nos negócios. Você deve sempre procurar maneiras de tornar seu negócio mais eficiente, estudando processos e procedimentos ao ponto de identificar o que pode ser alterado para acabar com o desperdício. Incentive os colaboradores a sugerir soluções para os problemas e considere, inclusive, fornecer um incentivo para que eles reduzam o desperdício em sua empresa. Uma pequena recompensa para um colaborador pode resultar em uma grande economia ao longo do tempo.
13. Use a tecnologia a seu favor
Automatize o maior número de tarefas que forem possíveis fazer. A utilização de software integrados que podem automatizar e agilizar as atividades repetitivas no dia a dia dos negócios, libera tempo para outras atividades mais importante e que possam agregar mais valor.
Utilize a tecnologia sempre que puder para economizar dinheiro e levar seus negócios adiante. De reuniões virtuais e serviços de pagamento online a ferramentas gratuitas. Trello, Google Docs ou sistemas como ERPs são boas opções para organização de dados e colaboração de funcionários. Há muitas maneiras de economizar custos de negócios com tecnologia.
Deixo abaixo 2 opções de softwares de gestão empresarial que são integrados e em nuvens para você avaliar.
14. Se não está usando, não precisa pagar!
Verifique dentro do negócio se todos os serviços pelos quais você paga todos os meses são realmente necessários e se estão em uso. Considere, se possível, utilizar versão gratuita ou cancelar complementarmente os serviços que não são utilizados com frequência.
Configure um lembrete trimestral ou semestral para verificar se há serviços desnecessários contratados na sua empresa.
15. Aposte em serviços compartilhados
Nos dias de hoje, uma empresa pequena não necessariamente precisa manter uma estrutura fixa de atendimento. Pode compartilhar escritório utilizando os serviços de um coworking, que limita os gastos e atende as necessidades dos clientes.
Nesse formato, o negócio não precisa manter uma infraestrutura completa disponível para utilização esporádica.
16. Home office como alternativa
Na maioria dos negócios, ficou provado com a pandemia, que o trabalho remoto é uma opção para os negócios e, além de tudo, uma excelente ideia para reduzir custos.
Esses colaboradores podem não bater ponto, mas trabalham motivados e, dessa forma remota, o chamado teletrabalho, têm tudo para bater metas para sua empresa.
Além de ganhar um colaborador motivado, você ainda economiza custos com energia, telefone, mobiliário, materiais de escritório e até mesmo aluguel de salas.
17. Pense nos pequenos gastos
Quando se precisa otimizar gastos, tudo é válido. Então as pequenas ideias para reduzir custos nos negócios também precisam ser lembradas aqui:
- Deixe lembretes: colocar sinalizações em locais estratégicos pode ajudar na economia. “Feche a torneira”, “Essa impressão é necessária?”, “Use sua caneca”, “Desligue o computador ao sair” e etc, podem ajudar a gerar a consciência da economia entre os funcionários.
- Incentive a economia: você pode fazer canecas de porcelana para todos os funcionários ou liberar um vale brinde para que eles escolham a que mais gostar. Assim, você economiza nos milésimos copinhos de plástico e café.
- Troque as lâmpadas: sim, elas ficam constantemente acesa e é um custo fixo. Vale separar um orçamento para trocar por versões mais econômicas.
Apresentei 17 ações, estratégias ou ideias que você pode adotar agora mesmo em qualquer negócio e já reduzir os gastos!
Mas veja, nada que você fizer no seu negócio no escuro vai dar certo. Digo no escuro, quando o negócio não possui ferramentas e controles financeiros implantados e funcionando. Pois como você vai saber, se os custos estão altos ou não. Se o negócio dá lucro ou não.
Por isso, a primeira dica que eu disse foi a elaboração de um orçamento para o negócio. Porque para elaborar este documento financeiro, o empreendedor precisará mergulhar nos números do negócio e essa é uma forma de já formalizar algum controle financeiro no negócio.
Caso, mesma com estas ações e estratégias, você ainda não se sinta seguro para implementar no seu negócio, busque capacitação na área financeira.
Um negócio tem maiores riscos de quebrar quando o empreendedor não entende de finanças e por isso investir em conhecimento nesta área é uma forma de economizar com ações que podem acabar não trazendo os resultados que o negócio precisa.
Para buscar conhecimento na área financeira, mais uma vez digo, pode contar com cursos e treinamentos online da Treina Mais.
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