Neste artigo vou dar dicas de como evitar a inadimplência de suas vendas e maneiras para você controlar as contas a receber do seu negócio. Porque como você já deve saber, não adianta vender e não receber!
Então vamos lá!
Você sabe porque um negócio tem inadimplência?
Simplesmente, por que vende a prazo!
Então saiba, se no seu negócio, você vende a prazo, em algum momento terá que lidar com a inadimplência.
Desta forma, o você deve manter um rígido controle das suas contas a receber, pois os volumes investidos em contas a receber, podem prejudicar o seu capital de giro e a gestão do negócio.
Vamos então falar onde nasce tudo, que é no processo de vendas.
É bom vender, mas como devo vender?
Quando a empresa vende seus produtos a prazo, por meio de boleto bancário ou cheque pré-datado, o que ocorre na maioria das empresas, a principal decisão a ser tomada, e, sem dúvida, a mais difícil, é a que se refere a concessão do crédito, pois nestes casos existe o risco da inadimplência.
Neste momento o empreendedor ou o gestor se vê a frente de três questões básicas:
Para quem vender?
Quanto vender?
Em que condições vender?
Assim, a análise da concessão do crédito ganha importância fundamental no processo de vendas. Ela será a responsável por responder as perguntas acima com objetivo de preservar o recebimento das vendas efetuadas.
A análise de concessão do crédito tem que ser baseada em dois aspectos fundamentais. Primeiramente, nas fontes de informações disponíveis combinadas com a evolução da conjuntura econômica e em segundo lugar, em uma forte dose de bom senso, pois muitas vezes vale aceitar um determinado risco considerando que o cliente tem potencial para tornar-se regular e confiável comprador futuramente.
Dito isso, vamos falar de como fazer isso.
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O que é seleção de crédito?
A seleção de crédito objetiva determinar a quais clientes podem ser concedidos o crédito para a compra, e em que proporções. Para essa seleção é imprescindível possuir as informações necessárias e utilizar métodos apropriados para fazer uma avalição adequada.
Profissionais responsáveis por concessão de crédito frequentemente utilizam-se para suas análises dos 5 “Cs” do crédito, como uma das formas de tentar minimizar os riscos.
Então vejamos rapidamente quais são:
Capacidade de pagamento (liquidez e endividamento)
O primeiro aspecto a avaliar antes de conceder crédito diz respeito à capacidade que o solicitante tem de arcar com seus compromissos e efetivamente pagar as parcelas.
Colateral (ativos disponíveis para garantir o crédito)
Refere às garantias dadas em troca da concessão do crédito. Entre elas, podem ser incluídos todos os equipamentos da empresa, imóveis, estoque, contas a receber e tudo aquilo que pode cumprir a função de garantia para o fornecedor caso o valor emprestado não seja devidamente pago.
Caráter (Idoneidade do cliente)
O caráter se refere ao histórico financeiro do solicitante. Ou seja, é feita uma varredura em transações anteriores e analisado se este cumpriu corretamente com os prazos de pagamentos e quitou toda a dívida no tempo estipulado.
Capital (solidez financeira indicada pelo patrimônio líquido)
A análise desse componente mede a possibilidade de o solicitante dispor de outros recursos para investir no negócio, independentemente do crédito demandado. Devem ser observados, por exemplo, a rentabilidade do capital disponível e o nível de endividamento do seu patrimônio.
Condições (influência da conjuntura que pode afetar as partes)
As condições representam o último dos 5 Cs do crédito, sendo o único dos aspectos que não se relaciona diretamente ao tomador do crédito. De forma objetiva, ele corresponde à situação atual do cenário econômico empresarial e as suas diversas variáveis e como o tomador está preparado para adaptar-se a possíveis condições desfavoráveis.
11 Dicas preventivas para reduzir a inadimplência
Além do conhecimento e análise dos 5 “Cs” dito acima, o empreendedor pode utilizar-se de algumas dicas preventivas para reduzir o risco da inadimplência.
- Exigir a apresentação de documentos pessoais: R.G. e CPF, originais, confirmando a autenticidade dos mesmos e os números do RG e CPF.
- Solicitar o comprovante de residência, água, luz telefone, etc., preferencialmente que esteja no nome do cliente que vai realizar a compra.
- Requerer a comprovação de renda afim de estipular um limite de crédito, tais documentos podem ser, holerite, carteira de trabalho, declaração de imposto de renda.
- Ter o maior número para contato com cliente também é importante, caso seja necessário realizar o processo de cobrança.
- Consultar o SPC/SERASA, para verificar a idoneidade do cliente verificando possíveis pendências de pagamento.
- Quando se tratar de cliente antigo, atualizar sempre os dados cadastrais, mantendo a confirmação por telefone.
- Nenhum estabelecimento é obrigado a aceitar cheques, mas deverá informar de forma clara ao consumidor que: “não aceitamos pagamento em cheque”.
- Cheque de terceiro então, não deve ser aceito de forma alguma.
- Trabalhar com cartões de crédito e de débito, pois as taxas cobradas pelas administradoras são compensadas pela garantia de recebimento dos valores e aumento nas vendas.
- Manter atualizado os dados pessoais dos consumidores em cadastro próprio, e não no verso dos cheques recebidos.
- Outra alternativa para diminuir o risco de cheques falsos é a implantação de um sistema de cartão próprio, que também é uma das formas de adquirir a fidelidade do cliente dando-lhe crédito e alavancando as vendas.
Os impactos da inadimplência no negócio
É o desejo de todo empreendedor criar e manter uma grande carteira de clientes, gerando uma boa receita mensal, colaborando com o crescimento do negócio, porém de nada adiantar possuir uma grande carteira se os clientes se tornarem inadimplentes.
E como já vimos, a inadimplência pode atingir qualquer empresa, desde quem trabalha com serviços vendidos por mensalidades até lojistas que possuem um crediário com compras parceladas, todos estão correndo este risco.
Ok, mas quais os impactos para o meu negócio? Pois bem, vejamos.
Desestabiliza o planejamento da empresa
Todas as empresas realizam um planejamento financeiro, baseado em seu número de clientes e o valor que cada um deles paga. A conta é simples, o dinheiro que entra deve ser maior do que o valor que sai.
No momento em que um cliente não paga, todo o planejamento está sendo comprometido, pois com menos receita já fica mais difícil manter as contas em dia, realizar novos investimentos então sem dinheiro não há como.
Impede novos investimentos
Como a inadimplência acarreta dificuldade de prever exatamente a receita que entra, realizar novos investimentos sem saber se poderá pagá-los é um risco que passa que o negócio passa a ter.
Ninguém quer gastar o que não ganhou ainda, mas uma empresa não vive somente de pagar as suas contas, todo o crescimento só é possível mediante o investimento na área desejada.
Prejudica a relação com o cliente
Em uma relação de negócios, que deve ser baseada na confiança entre ambas as partes, a abordagem ao devedor deve ser adequada de forma a não o intimidar com a cobrança, para que não quebre esta confiança construída e desgaste a relação.
Porque muito embora, o cliente esteja inadimplente, ele continua sendo cliente e pode voltar a consumir seus produtos e serviços novamente e, havendo este desgaste isso pode não acontecer e a empresa terá que investir mais dinheiro para atrair novos clientes.
Fechamento da empresa
São inúmeros os casos de empresas que infelizmente encerram suas atividades por causa da inadimplência, pois a falta de pagamento não afeta somente o financeiro da empresa, mas causa danos em toda a estrutura da empresa, uma vez que falta recursos para fazer a roda girar.
Uma vez que o empreendedor decidiu vender a prazo – decisão está, na maioria das vezes imposta pelo próprio mercado, é necessário dotar a empresa de recursos necessários para fazer o correto acompanhamento deste recebimento.
Como vimos antes, análise do crédito é um dos passos. Agora, após concedido crédito, é hora de proporcionar todos os meios para o recebimento e, possuir um departamento de contas a receber é um dos meios.
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Contas a receber
Contas a receber é um setor da área financeira, responsável por ajudar a preservar os recebimentos da empresa, municiando o caixa para que a empresa possa honrar os compromissos assumidos.
Vejamos então, como organizar este setor.
Como organizar suas contas a receber
Organizar os valores referentes aos seus clientes incluem separar, de forma adequada, todos os valores a receber. Assim, você terá uma ideia de quando serão os vencimentos e se houver algum atraso, será possível cobrar o cliente inadimplente.
Estabeleça rotinas
Defina uma rotina com seu setor de contas a receber, invista na emissão de relatórios e conferência diária dos títulos que foram recebidos e já combine uma estratégia que será utilizada para a cobrança dos valores em atraso.
Lembre-se que um bom fluxo no recebimento dos clientes é essencial para a sua correta gestão de fluxos financeiros, já que se você não recebe, não haverá recursos para arcar com as suas contas.
Agindo com antecedência
A melhor maneira de lidar com a inadimplência é evitando que ela aconteça, agindo com antecedência antes que a fatura do cliente vença. Para isso, vale oferecer vários métodos de pagamentos, cheque, cartão de crédito, transferência bancária, débito em conta.
O cliente pode até ter o dinheiro, mas com a correria do dia a dia não ter tempo ou acabar esquecendo de pagar, um débito em conta já resolveria esse problema por exemplo.
Enfim, “lembrar” o cliente que ele deve nos pagar é uma das maneiras mais simples e com melhores resultados para o recebimento na data do vencimento.
Ofereça vantagens para seus clientes
Oferecer vantagens para seus clientes pode ser uma excelente alternativa para driblar a inadimplência.
Foque nos pagamentos antecipados, oferecendo descontos e vantagens para seus clientes e busque também favorecer aqueles que têm histórico de bons pagadores, oferecendo a eles condições especiais de pagamento, juros e prazo.
4 Tipos de devedores
Para ajudar os empreendedores a tratar com a inadimplência, quero falar de um estudo realizado pelo Serasa, que lista e caracteriza os devedores em 4 tipos.
Conhecer e entender estes tipos vai ajudar na abordagem que você deve focar no processo de cobrança das dívidas.
1. Devedor ocasional
São aqueles que não costumam atrasar ou deixar de pagar. Seus atrasos estão frequentemente relacionados a problemas inesperados, como o que estamos vivendo hoje, por conta do COVID-19, e acabam priorizando outros pagamentos ou simplesmente esquecendo de uma data de vencimento. No entanto, quando cobrados, tendem a pagar o mais rápido possível.
A abordagem a esse tipo de cliente deve levar em consideração seu histórico. Esse é um crédito relativamente fácil de ser recuperado e um perfil de cliente cujo relacionamento deve sempre ser mantido. Uma abordagem equivocada no tom pode deixá-lo muito insatisfeito. Em alguns casos, a negociação para a quitação do débito oferece vantagens, como descontos nos juros.
2. Devedor crônico
É um dos perfis que mais ocupam os profissionais de cobrança e que muitas vezes é abordado de forma errada. Ele se caracteriza pela má organização de suas finanças, perdendo os prazos com frequência. Sua principal característica é estar sempre em atraso. Muitas vezes, paga somente após uma ação efetiva de cobrança.
O detalhe mais importante sobre esse perfil é que cedo ou tarde ele sempre acaba pagando e o faz com multa e juros quando necessário. Por isso, não deve ser abordado como um mau pagador, embora demande ações frequentes de cobrança. A abordagem deve ser direta, mas não excessivamente incisiva. O relacionamento deve ser preservado, pois se trata de um perfil que, apesar dos atrasos, gera retorno financeiro para o negócio.
3. Devedor negligente
Este perfil é marcado pelo descontrole de suas finanças, adquirindo mais dívidas do que pode honrar. Muitas vezes, não dispõe de condições imediatas para quitar os débitos. É um perfil com elevado risco de manter sua inadimplência por um longo tempo ou mesmo de representar uma perda irreversível.
Atuar na cobrança a esse perfil exige uma abordagem mais incisiva e uma negociação mais delicada. É um tipo de devedor que pode demandar uma avaliação mais detalhada caso a caso, com ofertas de condições adequadas para recuperar seu crédito.
4. Mau pagador
Fazem parte desse grupo pessoas que são menos afetadas por ações de cobrança, o que torna um grande desafio recuperar suas dívidas. Para elas, o não pagamento de um débito não parece um grande problema. Por isso, há maior dificuldade para se estabelecer contato e diálogo para uma negociação.
Na abordagem, o tom pode ser mais incisivo e direto, deixando claro os riscos de implicações legais. Nesses casos, a preocupação em manter o relacionamento pode ser baixa, pois não é um perfil interessante de se fazer negócios. Na cobrança, as ações que podem surtir mais efeito são as que deixam claro que o encaminhamento judicial é uma possibilidade real.
Boas práticas na cobrança de clientes
Apesar de não ser uma situação agradável, é preciso cobrar os seus clientes. Considerando que você já se organizou, conhece os clientes e sabe quais os títulos estão em atraso, é preciso definir uma forma de cobranças destes valores.
Abordagem amigável
Procure tratar o seu cliente da melhor forma possível, mesmo se ele estiver devendo. Tente entender o lado do cliente e exercer a empatia. Faça isso, mesmo que você saiba que ele tem o recurso, mas não quer pagar.
Esteja aberto a negociações
Negociar não é sinônimo de dar desconto. Você pode propor uma data de pagamento mais adiante e manter a prestação do serviço, mesmo mediante ao pagamento de juros. Prazo: talvez seja isso que seu cliente precisa.
Outra opção é parcelar o valor devido, também mediante a juros e multa, mas de maneira que torne o pagamento viável para o cliente.
Respeito ao código de defesa dos consumidores
A cobrança de clientes é um processo delicado, portanto, deve ser feito respeitando o Código de Defesa do Consumidor. Dessa maneira, terá mais chances de receber o seu dinheiro e ainda fidelizar os consumidores.
Investimento em otimização
Para que possa fazer isso de maneira eficiente e otimizada, não deixe de investir na automação de cobranças, pois, essa tecnologia ajudará a reduzir custo e gerenciar os pagamentos.
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Dicas de ferramentas para uma comunicação eficaz
Se o seu cliente receber a mensagem certa, ele irá ser motivado a quitar a fatura e sanar o atraso. Mas, somente se a mensagem for certa. Por isso, as melhores ferramentas que a gente recomenda são:
SMS: Funciona muito bem. O cliente inadimplente não gosta de receber SMS, mas é o método mais eficaz de informar um problema de não pagamento.
WhatsApp: Funciona muitíssimo bem. Afinal nós sempre estamos como celular em mãos. Vale definir ações específicas que levem o devedor a realizar o pagamento, como o envio do código de barras para o pagamento.
E-mail: Funciona bem porque ele recebe uma comunicação formal de atraso, com personalização (logo, nome da pessoa e etc.).
Cartas (e notificações extrajudiciais): É um tipo de comunicação mais incisiva e formal, mas funciona para casos de venda mercantil (nota promissória e confissões de dívidas).
Telefone: Outro método que funciona, mas vem caindo em desuso por conta do advento do telemarketing, onde a experiência da cobrança nunca é boa.
Warnings e banners: Se sua empresa vende um serviço digital, um dos métodos mais eficazes é exibir a comunicação no acesso do cliente (via app ou plataforma) e bloquear esse acesso, depois de um período.
Resumindo
Muito embora para a maioria dos empreendedores seja inevitável realizar vendas a prazo, a mesma deve ser resguardada por padrões de confiabilidade que possam garantir que o recebimento ocorrerá.
Desta forma, dotar o negócio de práticas de concessão de crédito e gestão de contas a receber torna as chances de recebimento maior e consequente preservação do caixa.
Além disso, é necessário ter alguns procedimentos de recebimentos definidos, os quais chamamos de régua de cobrança, onde são definidas ações antes ou após o vencimento que objetivam preservar o recebimento.
Como bônus especial, indico 3 ferramentas que você pode utilizar na gestão de contas a receber no seu negócio:
E claro, sempre que necessitar se capacitar na área financeira de empresas, sobretudo para melhor operar ou gerenciar as contas a receber, pode contar com os cursos e treinamento online da Treina Mais.
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