COMO ESTRUTURAR O DEPARTAMENTO FINANCEIRO NAS EMPRESAS

Vamos falar de um assunto importante e vital para qualquer negócio que almeja não apenas sobreviver, mas prosperar: Como estruturar o departamento financeiro.

Possuir um departamento financeiro estruturado e organizado é uma condição básica e indispensável para que os negócios evitem prejuízos, dores de cabeça e busquem o crescimento de forma sustentável.

Por isso, vou ensinar como organizar o setor financeiro no seu negócio.

Vou falar da estrutura de um departamento financeiro para micro e pequenas empresas, médias empresas e grandes empresas. Além disso, vou fornecer um passo a passo para aplicar nos negócios.

A importância do departamento financeiro

Muitos empreendedores pensam em toda a estrutura do seu negócio, compras, estoque, produção, vendas e até pós vendas, mas acabam patinando na hora de estruturar a área financeira.

Isso acontece porque os empreendedores geralmente não são financistas ou porque não possuem conhecimento na área financeira para saber o quão importante ela é para os negócios.

E aí, problemas como, contas em atraso, não saber para quem deve e quanto deve, não saber o que tem para receber, pagamento de juros e tarifas bancárias em excesso, começam a se tornar frequente no negócio, fruto da falta de uma área financeira estruturada e organizada.

E isso, foi só para falar dos problemas mais corriqueiros.

Um departamento financeiro não é somente para controlar prazos de pagamento e recebimento, não que isso não tenha importância, pelo contrário tem muita, mas isso não é tudo dentro do departamento financeiro e principalmente dentro da gestão financeira de um negócio.

E, é por isso que posso afirmar com certeza, que com um financeiro estruturado e organizado, os problemas que disse acima, você não terá.

Porque a função principal do departamento financeiro é zelar pelo dinheiro da empresa, controlando para que nada seja pago sem a devida conferência e nem que haja recebimentos atrasados sem tratamento. 

E para isso é necessário que a estrutura do financeiro seja compatível com o tamanho e a movimentação financeira do negócio.

Conheço diversos negócios, no qual o próprio empreendedor toma conta do financeiro, do jeito dele é claro, mas funciona!

Assim como conheço milhares de outras empresas que possuem estrutura organizada para executar todas as atividades ligadas a controle do dinheiro dentro da empresa.

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Principais rotinas financeiras

Já que falei das atividades ligadas ao controle do dinheiro, deixa eu te falar quais são as principais rotinas que departamento financeiro executa dentro dos negócios.

• Acessar banco ou bancos e conferir o extrato;
• Através do extrato checar se todos os débitos existentes condizem com a realidade;
• Identificar através do extrato a entrada de dinheiro;
• Dar baixa em todos os pagamentos realizados;
• Dar baixa em todos os recebimentos;
• Se o negócio trabalho com um caixa, o chamado caixinha, é necessário controlar a entrada e saída de dinheiro;
• Realizar a cobrança de clientes inadimplentes;
• Realizar a emissão das notas fiscais para receber dos clientes;

E muitas outras atividades importantes que dão segurança para o negócio!

É claro que a quantidade e complexidade do trabalho diário a ser realizado depende muito do tamanho do negócio.

Agora que falei sobre os problemas que ocasionam não ter um departamento financeiro, falei sobre algumas rotinas, fica mais fácil explicar a melhor forma de estruturar um departamento financeiro nos negócios. 

Estrutura do departamento financeiro

Agora, vou apresentar uma estrutura de departamento financeiro com as funções e rotinas a serem desempenhadas. A partir disso, vou descrevendo como esta estrutura pode se encaixar em cada tipo de porte de negócio.

Mas saiba que, pela diferença natural entre empresas, os departamentos não seguem um padrão específico e nem existe certo e errado. O que existe é estrutura de departamento financeiro organizado que funciona e aquelas que não funcionam.

Veja a estrutura abaixo:

É composta por uma gerência financeira e subordinada a elas temos: a tesouraria, contas a pagar, contas a receber e faturamento.

Agora, vamos conhecer mais detalhes de cada setor.

Gerência Financeira

A gerência financeira, onde atuará o gestor financeiro, é responsável pela gestão geral das finanças do negócio. 

Ela é responsável por garantir que tenha recursos financeiros suficientes para atender às suas necessidades, gerenciar os riscos financeiros e garantir a conformidade da empresa com as leis e regulamentos financeiros e, claro, é responsável para que todas as rotinas financeiras internas sejam cumpridas.

Suas principais responsabilidades incluem:

• Definir a estratégia financeira da empresa e como alcançá-las.
• Acompanhar o desempenho financeiro do negócio, monitoramento indicadores financeiros para identificar pontos de melhoria.
• Garantir o cumprimento das obrigações financeiras junto aos fornecedores, governo e colaboradores. 
• Apresentar informações financeiras através de relatório que demonstrem o desempenho e saúde financeira do negócio para investidores e credores.

 Tesouraria

A tesouraria de uma empresa é onde tudo acontece!

Chamo de tesouraria toda operação de pagamentos, recebimentos e conciliação financeira. A responsabilidade da tesouraria é gerenciar o fluxo de caixa de maneira adequada, através do controle do caixa.

É função principal da tesouraria realizar todos os pagamentos devidamente autorizados e autenticados pelas contas a pagar;

• Realizar o recebimento e baixa de todos os clientes;
• Realizar o processo de conciliação financeira das contas da empresa, que envolvem os bancos, caixa e operadoras de cartão de crédito.

Cabe à tesouraria centralizar todas as informações necessárias para gerar o fluxo de caixa previsto e garantir que estas informações realmente reflitam a situação futura do caixa do negócio.

Contas a pagar

Responsável por conferir se tudo que deve ser pago é devidamente autêntico. 

Diferente do que muitas empresas fazem e até do que muitos empreendedores, consultores e financistas dizem, eu prego sempre que o setor de contas a pagar deve atuar separado do setor de contas a receber e do setor de tesouraria.

Isso se deve ao fato da área de contas a pagar exercer um papel importante no fluxo de caixa, que é constatar que todos os pagamentos só serão realizados após a checagem da autenticidade daquela despesa e para isso envolve processos específicos da área.

Falando assim, parece simples, né!

Mas não se engane, é muito complexo e trabalhoso. 

Por isso mesmo, eu criei o único treinamento focado exclusivamente em contas a pagar, onde capacitamos profissionais para executar esta atividade com a qualidade que ela exige.

Contas a receber

Assim como temos o setor de controle de pagamentos, temos que controlar os recebimentos, então temos as contas a receber.

Todo negócio que vende a prazo necessita ter um setor de contas a receber estruturado para resguardar que os recebimentos ocorram dentro do prazo de vencimento para garantir um fluxo de caixa saudável.

E quando o recebimento não ocorre, é o setor de contas a receber, através de técnicas de cobrança, que entra em ação para buscar o recebimento do inadimplente.

Faturamento

Responsável por faturar, ou seja, realizar a emissão e envio de todos os documentos fiscais para os clientes.

Este trabalho é extremamente importante, uma vez que a maioria das empresas só pagam de posse do documento fiscal que comprova a compra de produtos ou a prestação de serviços e, quando tem falha neste envio, impacta diretamente o fluxo de caixa do negócio.

Em muitos casos ainda, é neste setor, que os boletos bancários de cobrança aos clientes são enviados, acompanhando os documentos fiscais de venda.

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Estrutura financeira para cada tipo de negócio

Agora que passei por uma estrutura de departamento financeiro e expliquei rapidamente sobre os setores dentro desta estrutura, vou falar como pode adaptar esta estrutura à realidade de cada tipo de negócio.

MEI e Empreendedor Individual

Nestes modelos de negócio, basicamente é o empreendedor que faz tudo!

Então, ao menos que tenha um faturamento muito bom que permita que tenha uma estrutura por trás dando suporte na área financeira, minha sugestão é que o próprio empreendedor realize as atividades financeiras do negócio.

Caso você julgue que não tem conhecimento necessários para realizar as atividades financeiras, pode buscar conhecimento através dos cursos e treinamento online da Treina Mais.

Microempresas

Já com um faturamento legal e com certa estrutura administrativa e financeira, aconselho adotar um modelo mais intermediário.

Nesta estrutura apesar de eu não gostar muito, a tesouraria também exerce a função de contas a pagar, sendo responsável por checar a autenticidade das despesas e realizar toda rotina de tesouraria.

Do mesmo modo contas a receber e faturamento se fundem, sendo um setor só, responsável por enviar os documentos de cobrança para o cliente, composto pelas notas fiscais de produtos ou serviços e boletos, assim como trabalha para resguardar que os recebimentos aconteçam.

Pode ser, que dependendo do faturamento do negócio, já seja possível a figura de um gestor financeiro, tendo as tarefas e atribuições de uma gerente e compartilhando as responsabilidades pelo financeiro com o empreendedor.

Pequenas empresas

A partir de pequenas empresas, aconselho o empreendedor a trabalhar com uma estrutura mais completa.

Da mesma forma que falei antes, é importante já possuir um gestor financeiro investido da responsabilidade, mas agora, com uma estrutura um pouco mais completa, mantendo a separação entre tesouraria e contas a pagar.

Deixando somente as contas a receber e o faturamento juntos, caso não tenha uma demanda muito grande de serviços nestes dois setores que possa comprometer a geração de caixa para o negócio.

Médias e grandes empresas

Já para os demais tamanhos de negócio, meu conselho é manter uma estrutura completa com um gestor financeiro, investido de toda responsabilidade do departamento devendo prestar contas ao empreendedor e/ou a diretoria e todos os setores, subordinados a ele cumprindo as rotinas e procedimentos que disse anteriormente.

Claro que conforme aumenta o tamanho do negócio e o nível de complexidade, o departamento financeiro, também deve ficar mais robusto, incluindo outros setores e inclusive contando com outros departamentos inter relacionados que auxiliam para que a gestão financeira seja dotada de ferramentas de controle e auditoria.

Nesses portes de empresas pode ter na estrutura financeira, por exemplo:

Controladoria

A controladoria é uma área que executa o controle financeiro e tem sob a sua responsabilidade o planejamento, a contabilidade, o controle do orçamento e os custos da empresa.

Setor fiscal

O setor fiscal é responsável por, entre outras questões, observar e cumprir a legislação e controlar a emissão de notas fiscais.

Passo a passo de como estruturar o departamento financeiro

Agora vamos entender através de um passo a passo simples para como podemos organizar um departamento financeiro nos negócios.

Passo 1 – Defina o tamanho e a estrutura do departamento financeiro

Para mim, os empreendedores e/ou gestores precisam primeiramente olhar para dentro do seu negócio e analisar o que precisa controlar e ou quais tarefas estão tomando tempo do empreendedor e que podem ou devem ser transferidas para a área financeira.

E claro, é necessário avaliar o quanto a empresa possui de recurso financeiro para alocar neste departamento.

E como disse antes, em microempresas, o próprio empreendedor pode assumir as funções financeiras (desde que tenha habilidades necessárias e tempo). 

Em empresas maiores, é necessário contar com uma equipe de profissionais qualificados e nestes casos é necessário estruturar o departamento em setores, tesouraria, contas a pagar, contas a receber, faturamento, fiscal, e por aí vai.

Para ajudar com isso, o próximo passo é muito importante, que é 

Passo 2 – Crie um organograma e definir responsabilidades

Já tendo mapeado o que é necessário criar, considerando o que precisa controlar, você pode criar um organograma simples, demonstrando os níveis hierárquicos. Isto irá esclarecer quem é responsável por quê, e como as diferentes funções se relacionam umas com as outras.

O passo 3 -Implementar processos e procedimentos

Com toda estrutura do financeiro definida é importante implementar processos e procedimentos internos claros e documentados. Isso vai ajudar a garantir que as atividades financeiras sejam realizadas de forma consistente e uniforme, além de contribuir para com o próximo passo que é, 

Passo 4 – Contratar os profissionais

A busca por profissionais para preencher as vagas do departamento financeiro, vai demandar um pouco de tempo, porque é necessário encontrar profissionais que estejam alinhados com os objetivos da empresa e sejam capazes de realizar os processos e procedimentos internos.

Aconselho que se o seu negócio tiver um gestor financeiro, deixe com ele a tarefa de formar o time, pois como ele irá liderar o departamento, precisa preencher com pessoas que ele tenha empatia e sinta confiança que possa realizar as tarefas.

Passo 5 – Implementar os controles internos

Implemente controles financeiros para proteger seu negócio contra fraudes e erros, tais como:

• Controles de caixas e bancos
• Controle de contas a pagar
• Controle de contas a receber

Passo 6 – Estabeleça ferramentas de tecnologia

As ferramentas e tecnologias financeiras podem ajudar a automatizar tarefas, melhorar o controle e a tomada de decisão.

Ferramentas online como o Bling, Granatum e Egestor, podem ajudar o negócio a evoluir e disponibilizar informações financeiras a qualquer momento.

Agora, se este não é o momento do seu negócio, você pode utilizar planilhas mesmo!

Existem diversas planilhas para os mais variados controles que você pode implantar no seu negócio. 

Inclusive o meu curso gratuito Controles Financeiros Passo a Passo por e-mail, disponibilizo um arquivo com controle de caixa, bancos, contas a pagar e receber que ao longo do curso explico como utilizar nos negócios.

Passo 7 – Treine sua equipe

Treine sua equipe em seus papéis e responsabilidades, bem como nos processos e procedimentos financeiros do negócio, além da ferramenta de gestão financeira ou de planilhas.

O treinamento é importante para que os colaboradores possam realizar suas atividades da forma correta e com a eficiência que se exige de um departamento financeiro.

Passo 8 – Defina indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho financeiros podem ajudar a medir o sucesso do departamento financeiro em gerenciar os recursos financeiros do negócio.

Você pode, por exemplo, definir indicadores de desempenho de:

• Lucratividade
• Margem de lucro
• Adimplência
• Inadimplência

E com esses e outros indicadores, que fizerem sentido para o negócio, você consegue acompanhar a saúde financeira da empresa, identificando problemas e estabelecendo estratégias para saná-los.

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Lembre-se, não existe uma estrutura ideal que funcionará em todos os negócios, pois cada empresa é única, e sua estrutura financeira deve ser adaptada às suas necessidades específicas.

Se você achou que isso é muito trabalhoso, ou mesmo que você não tem tempo nem conhecimento necessário para realizar esta tarefa, você pode contar com ajuda de um gestor financeiro empresarial, para auxiliar nesta tarefa.

O gestor financeiro empresarial, é um profissional com longa vivência na área financeira de empresas que coloca seus conhecimentos a trabalho dos negócios, ajudando os empreendedores com as dificuldades do dia a dia da área financeira.

Se tiver interesse em conhecer os serviços de um gestor financeiro, me contate!