APRENDA a calcular o custo do colaborador para o negócio

O custo do colaborador para um negócio, vai muito além do salário que será pago. Envolve benefícios e encargos trabalhistas que devem ser considerados para realizar a contratação.

Mas em que momento o empreendedor precisa contratar colaboradores para ajudar no seu negócio?

O momento é quando os negócios começam a ganhar corpo e se tornam mais robustos e os empreendedores percebem que não podem mais lidar com tudo sozinhos.

Esse apoio é fundamental para liberar os empreendedores e permitir que eles se dediquem a atividades mais importantes e estratégicas, impulsionando o crescimento do negócio.

A importância de contar com colaboradores engajados nos negócios é evidente, pois cada um deles representa um elo importante para o desenvolvimento e sucesso da empresa. É por meio de seu talento, dedicação e esforço que as metas são alcançadas.

Diante disso, surge um desafio para os empreendedores na gestão do negócio: adequar sua realidade financeira ao crescimento e desenvolvimento da empresa através da contratação de funcionários.

Neste momento os empreendedores precisam estar por dentro de qual é o custo do colaborador para o negócio, digo o custo efetivo, com todos os encargos e benefícios.

A importância de conhecer o custo do colaborador

Conhecer este custo é tão importante para os negócios que, uma pesquisa realizada em conjunto com o Centro de Microeconomia Aplicada da Escola de Economia de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EESP) e a CNI (Confederação Nacional da Indústria), demonstrou que em alguns casos, o custo de um trabalhador pode ser 2,83 vezes mais alto do que o salário de carteira dele (ou seja, um aumento de 183%), no caso de um vínculo com doze meses de duração.

É importante dizer que esse custo pode variar de acordo com o sindicato de classe, o regime de tributação do negócio e o ramo de atividade.

Por isso, estimar com precisão os custos envolvidos em ter colaboradores é uma estratégia crucial para a gestão financeira e, consequentemente, para a saúde financeira do negócio.

Uma vez, que deixar de pagar salários, benefícios ou encargos trabalhistas corretamente pode gerar uma série de problemas para a empresa, podendo, em casos extremos, comprometer sua continuidade.

Vou então, apresentar as variáveis que compõem a remuneração dos colaboradores e ensinar como você pode calcular e controlar esse custo.

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Custos Indiretos

Vamos começar conhecendo os principais custos indiretos que estão ligados a remuneração de um colaborador e, que devem ser considerados como parte do custo total da folha de pagamento.

Benefícios de saúde

Os benefícios de saúde são pagos pelo empregador de forma integral ou parcial, dependendo da política de cada empresa. Para efeito de custos, consideramos o valor pago pela empresa, deduzido de possível participação do colaborador.

Seguro de vida

Alguns sindicatos e/ou algumas atividades requerem que o empregador arque com seguro de vida para os funcionários. Este custo geralmente é 100% custeado pela empresa.

Auxílio alimentação

O auxílio alimentação pago pelas empresas para os trabalhadores utilizarem em restaurantes e/ou em compras de mercado, podem ser 100% subsidiados pela empresa ou descontados dos colaboradores até o limite de 20% do benefício disponibilizado.

Auxílio transporte

A concessão do vale-transporte é obrigatória, caso o funcionário necessite do transporte para trabalhar e o solicite. Ele pode optar também pela não solicitação.

De acordo com a lei, o funcionário deve arcar com 6% do valor sobre seu salário e o restante é pago pela empresa. Quanto menor o salário do funcionário, mais elevado é esse custo com transporte para a empresa.

Esses benefícios são os mais frequentemente encontramos nos negócios.

Claro que dependendo do porte do negócio, do ramo de atividade ou do sindicato da categoria, pode haver outros benefícios que venham a entrar na conta do custo do funcionário.

Cálculo do custo do colaborador (Simples nacional)

Para realizar o cálculo do custo do colaborador, vamos utilizar uma planilha. Para realizar o download clique no aqui!

Está planilha pode ser utilizada tanto para calcular quanto será o custo do futuro colaborador, quanto para controlar o custo da folha de pagamento do negócio.

Por isso, ela possui linhas extras como horas extras, periculosidade, abono, prêmios e gratificações. Assim, você utiliza as linhas que fizerem sentido para o seu negócio.

Vou explicando linha a linha da planilha, inclusive falando as premissas que devem ser consideradas para alimentá-la.

Então, vamos a primeira linha é o salário.

Salário

Nesta linha costumo colocar o salário em carteira, ou seja, o registro do trabalhador.

No nosso estudo, vamos preencher com o valor de 2 mil reais.

As próximas linhas, horas extras, periculosidade, abono, prêmios, gratificações, adicional noturno e DSR (descanso semanal remunerado), você preenche caso consiga estimar se o colaborador terá direito, ou, nos casos que você estiver utilizando para controlar o custo da folha, porque aí você terá estas informações fornecidas pela sua contabilidade.

Todo este conjunto, costumo chamar de remuneração, porque são todos os direitos que devem ser pagos aos colaboradores e, são a partir deles que são calculados as provisões e encargos trabalhistas.

Agora vamos conhecer e aprender a calcular as provisões e os encargos trabalhistas.

As provisões referem-se aos valores que os colaboradores vão custando ao negócio ao longo do tempo em que ficam empregados. Basicamente, a cada 30 dias, os colaboradores passam a ter direito a receber estes valores.

Férias

Por isso na nossa planilha o cálculo apresentou o valor de 222,22.

Provisão de 13º salário

O 13º salário, conhecido como gratificação de Natal, é calculado considerando 1/12 da remuneração mensal do colaborador. Em percentual está provisão equivale a 8,33% da remuneração.

Assim, temos o valor de R$ 166,67.

Provisão de multa para rescisão

Encargos trabalhistas

Encargos previdenciários

Este encargo refere-se aos custos da previdência sobre o 13º salário, férias e o descanso semanal remunerado, no percentual de 7,93%

Temos o valor de R$ 158,60 reais.

Cálculo dos benefícios trabalhistas

Vale transporte

O cálculo do vale transporte dá-se da seguinte forma:

Multiplica-se o valor do VT pela quantidade diária fornecida:

Se o valor do VT for de 4,50 reais, por exemplo e a empresa disponibilizar 2 por dia, temos o valor diário de 9 reais, que multiplicado pelos dias trabalhados, por exemplo 22, dá o valor de R$ 198,00.

Mas este valor não é o custo! Porque do colaborador deve ser descontado 6% do valor do salário.

Temos então o valor de custo de R$ 198 reais menos 6% do salário que é igual a 120 reais, assim o custo do VT para a empresa é de R$ 78 reais.

Vale alimentação

O cálculo do VA é semelhante ao VT, porém o desconto é pode chegar a 20% do valor do benefício disponibilizado.

Então, se considerarmos que o colaborador vai receber R$ 20 reais por dia trabalhado no mês e, em média, o mês tem 22 dias trabalhados, o valor total do benefício será de R$ 440 reais.

Descontando 20% de participação do colaborador sobre o valor do benefício, temos o valor de R$ 352 reais de custo para a empresa.

O outro benefício é o plano de saúde que você pode preencher conforme a regra do seu negócio.

Então, veja que este colaborador tem um custo total para empresa de R$ 3.217,49, que representa 160,87% do salário da carteira.

Estamos falando de um acréscimo de custo de 60,87% sobre o salário, ou seja, R$ 1.217,49 em dinheiro que será desembolsado a mais todo mês, caso o negócio esteja inserido no regime tributário do simples nacional, isso porque não tem outros encargos trabalhistas.

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Cálculo do custo do colaborador (Lucro Real e Lucro Presumido)

Agora, caso o negócio esteja inserido nos regimes tributários do Lucro Real ou Lucro presumido, existe alguns outros encargos a pagar.

No nosso exemplo, a soma da remuneração é de 2 mil reais que multiplicado por 20% dá o valor de R$ 400 reais adicionais a serem recolhidos para o governo.

SAT

O próximo encargo que empresas nestes regimes de tributação têm de recolher é o SAT, Seguro Acidente de Trabalho. Esse seguro protege o funcionário caso ele sofra algum acidente relacionado ao trabalho.

O percentual a ser aplicado vai de 1% a 3% dependendo do risco do negócio. Para nosso estudo, vamos considerar 3%.

Assim temos mais 60 reais de custo.

Salário Educação

O próximo encargo é o salário educação no percentual de 2,5%. Essa contribuição financia programas voltados para educação básica pública.

Temos mais 50 reais de salário educação como custo.

Alíquota de terceiros

Agora vamos para a alíquota de terceiros, que representa 3,3% da remuneração.

Esse encargo financia o “Sistema S”, formado por serviços sociais que dão apoio a trabalhadores de qualquer setor, como SENAI, Incra, SEBRAE ou SESI.

Aplicando 3,3% sobre a remuneração, temos o valor de R$ 66 reais.

Temos então, o custo total do colaborador nestes regimes de R$ 3.793,49 reais que representa 89,67% a mais, ou R$ 1.793,49

Comparando os custos

Comparando o custo nos 3 regimes tributários vemos que o custo do colaborador no regime tributário do simples nacional é de 60,87% e nos regimes do lucro real e presumido é de 89,67%.

Então veja a importância para os negócios do empreendedor saber fazer contas ou ser bem assessorado por profissionais de finanças ou de contabilidade, porque a decisão do regime tributário no futuro traz consequências para o negócio, e uma delas como vimos é a diferença de custo dos colaboradores.

Neste estudo, a diferença em reais entre os custos ficou em R$ 576 reais. Isso para um único colaborador. Agora imagina negócios com dezenas ou centenas de colaboradores! Este valor fica cada vez mais representativo.

Caso você queira, pode utilizar esta mesma planilha para controlar o custo da sua folha de pagamento principalmente se ela apresenta muita variação em função de horas extras, abonos, gratificações ou outras verbas.

Você pode solicitar a sua contabilidade um resumo da folha de pagamento. E preencher os itens um a um.

Com o preenchimento ao longo dos meses você pode acompanhar as variações, identificar onde está gastando e inclusive desenvolver ações para redução.

Por exemplo, em um dos negócios que administro além de fazer este acompanhamento mês a mês ainda faço por departamento/setor, assim consigo identificar qual departamento/setor está tendo mais variações e posso propor ações de correção.

Como diminuir o custo da folha de pagamento

Agora que te ensinei como calcular o custo e mostrei uma forma de você controlá-lo mensalmente através da planilha, vamos conhecer algumas ações que você pode desenvolver no negócio para diminuir o custo com a folha de pagamento.

Escolha do regime tributário

A primeira ação é fazer a escolha adequada do regime tributário. Esta escolha acontece quando o negócio é aberto e, no início de cada ano é possível realizar a alteração. Então com orientação do seu contador, procure o melhor regime tributário para o seu negócio, principalmente se você tem ou pensa em ter colaboradores.

Investir em treinamento e desenvolvimento

Quando a empresas investe em treinamento e desenvolvimento, para capacitação dos colaboradores eles se tornam mais aptos para realizar as tarefas e com isso os negócios conseguem economia de tempo, com trabalho melhor executado.

Monitorar a produtividade

Outra ação que você deve executar é monitorar a produtividade de cada um.

Por exemplo, na área de cobrança eu monitoro a performance de cada um dos meus colaboradores, analisando por exemplo, seu percentual de recebimento em cima da sua carteira.

Com o monitoramento constante, consigo orientar para melhor execução das atividades e assim trazer melhores resultados. Assim como, consigo saber se é a hora de substituir algum deles para que traga mais retorno para o negócio.

Terceirização de serviços

Para negócios que desejam possuir colaboradores contribuindo com seu negócio, mas não querem funcionários, por causa dos custos, tenho uma boa notícia!

Com a Reforma trabalhista de 2017, houve inovação ao trazer mudanças relacionadas ao custo de um trabalhador para a empresa e, neste caso, quero falar especificamente da possibilidade de contratar terceirizados para realizar as atividades fins dos negócios.

Dessa maneira, o empregador pode buscar prestadores de serviços sem que isso implique na sua contratação como seu funcionário direto.

Logo, as despesas relativas aos encargos trabalhistas são suportadas pela empresa terceirizada a qual o empregado está vinculado.

Nesta mesma linha de contratação, outra possibilidade é a contratação de Profissional autônomo

É possível que uma empresa contrate os serviços de um empregado autônomo de maneira exclusiva, sem que isso seja considerado um vínculo empregatício. Logo, não havendo vínculo empregatício, não serão devidos os encargos trabalhistas que seriam pagos a um empregado celetista.

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Conclusão

Te mostrei que conhecer os custos envolvidos na contratação de colaboradores para ajudar no desenvolvimento dos negócios, vai muito mais além do que pagar o salário em carteira.

Existe toda uma carga tributária envolvida em forma de encargos e provisões que fazem com que o valor final seja até 2,83 vezes mais alto do que o salário de carteira.

Por isso, conhecer estes custos é primordial para manter a saúde financeira do negócio e ajudar os empreendedores a tomarem decisões mais eficientes sobre a gestão de pessoas.

Em ambientes competitivos que os negócios vivem é preciso estar atento ao aspecto financeiro ligado à gestão de colaboradores para que ações possam ser tomadas para evitar que elevações de custos comprometam o lucro e a rentabilidade.

Por isso, aconselhei através da planilha que você faça o acompanhamento periódico do custo de folha de pagamento do seu negócio, principalmente em caso de reajustes salariais, mudanças nos benefícios oferecidos ou variações em virtude de horas extras.

Gerenciar o custo do colaborador nos negócios é mais uma das ações que a gestão financeira profissional deve proporcionar aos negócios.

Caso precise aprofundar seus conhecimentos na área financeira, especificamente em rotinas e procedimentos práticos, a Treina Mais, através de seus cursos e treinamentos online, proporciona este aprendizado.