COMO a AUTOMAÇÃO dos PROCESSOS FINANCEIROS ajudam os NEGÓCIOS

Hoje vou falar sobre como a automação dos processos financeiros nos negócios pode ajudar empreendedores, gestores e profissionais de finanças a terem uma rotina de trabalho mais produtiva, com menos trabalho manual e mais precisão nas informações financeiras.

Se isso soa familiar, você não está sozinho.

Muitos negócios ainda hoje, na era da automação, enfrentam esses mesmos desafios, todo santo dia.

Mas por que não usar ferramentas que possam automatizar todo esse trabalho com precisão, agilidade e segurança, permitindo dedicar mais tempo nas atividades mais estratégicas para o sucesso do negócio?

Essa é a realidade que a automação dos processos financeiros pode trazer para os negócios, profissionais e empreendedores.

Vou mostrar como podemos incorporar a automatização financeira no dia a dia dos negócios, tornando os processos e procedimentos financeiros mais ágeis, seguros e transparentes.

Automação dos processos financeiros

Automatizar processos financeiros significa implementar ferramentas capazes de realizar tarefas repetitivas de maneira automática com precisão e agilidade.

A automação dos processos financeiros utiliza ferramentas como softwares de gestão e/ou soluções em nuvem que colaboram com os empreendedores e profissionais da área financeira. Com isso, empresas de todos os portes podem se beneficiar de diversas maneiras, tais como:

Aumento da precisão

Através da eliminação de erros humanos em cálculos complexos, garantindo informações precisas para relatórios, previsões e tomadas de decisão. 

Gestão eficiente do fluxo de caixa

Através da automatização de vários controles financeiros que possibilita maior controle do dinheiro que entra e sai do caixa.

Tomada de decisões mais assertivas

Ao proporcionar informações precisas e atualizadas que reflitam o momento atual do negócio, possibilitando que as decisões sejam embasadas em números confiáveis.

Eficiência operacional

Com a automação, a equipe é liberada de tarefas repetitivas, permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas, como o planejamento financeiro, por exemplo.

Segurança do dados

E não podemos deixar de falar que todas as informações financeiras das empresas ficam mais seguras e protegidas contra perdas e acessos não autorizados.

Possibilidade de crescimento 

Além disso, automatizar representa a capacidade para atender um número maior de solicitações, permitindo, muitas vezes com o mesmo capital humano, administrar um volume maior de movimentações financeiras, abrindo terreno para o crescimento do negócio.

Espero que você tenha percebido que são muitos os ganhos ao implementar soluções que permitem automatizar tarefas e processos financeiros. Então uma pergunta vem à mente:

Se isso é tão vantajoso, por que nem todos os negócios têm seus processos financeiros automatizados?

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Desculpas para não automatizar a área financeira

O que observei durante estes anos trabalhando na área financeira é que são 2 os motivos principais:

Primeiro motivo, é a grande resistência que muitos empreendedores e/ou gestores possuem à mudanças. Ainda hoje, muitas empresas se apegam aos métodos tradicionais porque estão acostumadas a eles e têm medo que mudanças possam dificultar, em vez de simplificar. Essa resistência é uma barreira psicológica que impede muitos negócios de evoluir.

O Segundo motivo é crença de que automatização é cara. Embora essa percepção fosse válida há alguns anos, hoje em dia ela já não se sustenta, porque temos diversas soluções em nuvens, que vou mostrar mais a frente, que tornou muito acessível qualquer processo de automatização, mesmo para negócios que estão começando do zero.

Agora vamos conhecer alguns dos processos e rotinas financeiras que podemos automatizar nos negócios e com isso garantir mais AGILIDADE, CONFIABILIDADE, TRANSPARÊNCIA, AUMENTO DE PRODUTIVIDADE E ATÉ GANHOS FINANCEIROS.

Como buscar a automação dos processos financeiros

Este tema parece muito avançado e distante da maioria dos negócios, mas na verdade não é, você verá através dos exemplos que trago abaixo como pode aplicar a automatização nos processos financeiros em qualquer negócio.

Automação do processo de contas a pagar

O processo de contas a pagar, refere-se a todos os gastos que a área financeira deve programar para o pagamento. Este é um processo que se inicia quando a compra de produto ou serviço é realizada e termina com o efetivo pagamento ao fornecedor.

O processo de contas a pagar pode ser facilmente automatizado através de ferramentas de gestão financeira capazes de integrar o processo de compras com o processo financeiro, no qual um compra efetuada, ao ser lançada no sistema, automaticamente gera as contas a pagar.

Já dentro do contas a pagar, ferramentas como o conta azul e o Egestor, por exemplo, possibilitam  integração direta com o banco para agilizar o pagamento e automaticamente efetuar a baixa daquele pagamento nas contas a pagar, sem que seja necessário realizar a baixa manualmente.

Automação do processo de contas a receber

Esse é um processo extremamente importante para os negócios que vendem a prazo ou possuem cobrança recorrente por meio de boleto bancário.

Através da automatização dessa rotina, é possível registrar online grande quantidade de boletos e enviar automaticamente para os clientes por e-mail ou whatsapp, um exemplo é o granatum, no qual é possível gerar um boleto de cobrança em menos de 1 minuto. 

Quando estes recebimentos acontecerem automaticamente o software identifica e realiza a baixa dentro do sistema.

E quando ocorrem atrasos no recebimento, é aí que ferramentas como o conta azul, granatum se destacam, porque permitem automatizar a régua de cobrança para executar procedimentos automáticos dentro de um prazo especificado sem a necessidade imediata de interação de um profissional.

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Automação do faturamento

O faturamento nos negócios consiste na emissão de notas fiscais aos clientes, afinal para gerar receita é necessário enviar a cobrança e a nota fiscal é o documento que formaliza a relação comercial entre empresa e cliente.

No entanto, o processo manual pode ser demorado, propenso a erros e consumir recursos valiosos.  É aí que entra a automatização da emissão de notas fiscais, uma solução inteligente que simplifica e agiliza esse procedimento.

Essa automatização proporciona uma economia de tempo gigantesca, veja minha experiência:

Alguns anos atrás trabalhava em uma empresa que necessitava emitir mais de 1 mil notas por mês, esse processo consumia um colaborador trabalhando o mês todo somente fazendo isso de forma manual. Hoje esta mesma empresa emite mais de 3 mil notas por mês em menos de 1 dia. 

Então veja como a automatização proporcionou aumento substancial da produtividade.

Atualmente muitos softwares de gestão empresarial como o conta azul, bling e granatum, entre outros, já possuem essa funcionalidade nativa, integrando-se tanto com as prefeituras municipais de vários municípios brasileiros para emissão de notas de serviços, quanto com as SEFAZ dos estados para emissão de notas fiscais de produtos.

Além do software gerenciais, existem plataformas como a ENOTAS que é uma solução inteligente para automatizar a emissão de notas fiscais, mesmo para empresas que não possuem um software de gestão.

 Assim, mesmo que o negócio não tenha um software de gestão pode utilizar o ENOTAS, através da sua plataforma intuitiva para fazer o lançamento manual da vendas e ter a geração automática das notas fiscais ou integrá-la a diversas plataformas de pagamento, possibilitando gerar notas fiscais todas as vezes que um pagamento for realizado.

Automação da Conciliação bancária

A conciliação bancária envolve a comparação entre as transações registradas nos controles financeiros das empresas e as transações refletidas nos extratos bancários. 

Tradicionalmente, esse processo é realizado manualmente, o que consome tempo e está sujeito a erros. No entanto, com a conciliação bancária automática, que o conta azul e granatum, possuem esse processo é feito de forma quase autônoma, sem mesmo precisar de importar arquivos para o sistema que se comunica automaticamente com o banco e baixa as movimentações, cabendo ao profissional apenas identificar as transações que o sistema não conseguiu com as transações lançadas no sistema.

Se isso já é uma grande vantagem para o financeiro que possui apenas uma conta bancária, imagina para aqueles que possuem muitas contas e várias empresas diferentes.

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Relatórios gerenciais e dashboards personalizados

A automatização de relatórios e dashboards personalizados além economizar tempo na sua confecção, também reduz a margem de erro humano, garantindo que os dados sejam precisos e confiáveis. 

Com a automatização, é possível gerar relatórios detalhados e visualizações dinâmicas, facilitando a identificação de tendências e a avaliação de resultados.

Hoje a maioria dos software de gestão do mercado, como conta azul, bling, egestor, granatum, entre outros, já possuem nativamente módulos de relatórios personalizáveis, que extraem dados de diferentes áreas da empresa, como finanças, vendas e estoque, e geram relatórios sob medida, otimizando a gestão financeira e a eficiência operacional.

Além disso, os negócios podem contar com ferramentas de BUSINESS INTELLIGENCE (BI), como o Zoho Analytics que permite criar relatórios personalizados com base em dados de várias fontes.

Esses tipos de ferramentas oferecem recursos avançados de análise e visualização, como gráficos, tabelas dinâmicas e widgets de KPI, permitindo que os relatórios sejam atualizados automaticamente com os dados mais recentes.

Além da automação dos processos financeiros, há outras duas estratégias que podem facilitar a automatização na gestão financeira dos negócios: São elas a utilização de contas correntes digitais e a integração do software de gestão com o software de contabilidade.

Conta corrente digital nos negócios

A utilização de contas correntes digitais para os negócios, além de proporcionar a organização financeira necessária, separando as finanças empresariais das finanças particulares e ter cobranças reduzidas de tarifas, ainda possibilita a integração com diversos aplicativos de gestão financeira.

Por exemplo, a conta digital PJ da CORA oferece a maioria dos seus serviços gratuitamente como emissão de boletos, TED, PIX e tarifa de manutenção de conta. Além disso, ela é uma das contas que se integram com o Granatum para automatizar todo o processo de conciliação bancária.

Além disso, alguns dos software de gestão financeira que disse neste vídeo, oferecem suas próprias contas digitais com diferenciais e facilidades que vão desde integração automática ao software a tarifas diferenciadas.

Integração com a contabilidade

A segunda estratégia é a integração do software de gestão com o software com a contabilidade que atende o seu negócio.

Quando há a integração entre o software gerencial com o software de contabilidade, todos os dados financeiros do negócio são sincronizados automaticamente. Isso significa que as informações sobre vendas, compras, estoque, despesas e receitas são importadas para a contabilidade, evitando discrepâncias, erros e trabalhos manuais.

A integração facilita a geração automatizada de relatórios financeiros e contábeis com base na movimentação financeira do negócio. Com dashboards e relatórios detalhados, os gestores podem monitorar indicadores de desempenho, identificar tendências e ajustar estratégias rapidamente, porque possuíram as informações financeiras e contábeis mais atualizadas.

Essas estratégias complementam a automação dos processos financeiros e juntas podem transformar a gestão financeira dos negócios, tornando-os mais eficientes, seguros e preparados para crescer.

Software para automação financeira

Agora vou apresentar rapidamente 3 opções de software de gestão financeira que possibilita a automatização financeira dos negócios. Eles possuem características que atendem diferentes tipos de negócios, desde os que estão em fase inicial até os que precisam de uma solução mais completa e integrada.

Granatum

O granatum é um software de gestão financeira simples e intuitivo, desenvolvido para pequenas empresas, profissionais liberais e empreendedores que buscam uma ferramenta fácil de usar, mas eficaz para manter o controle financeiro em dia. Ele é uma excelente opção para quem está focado em organizar o financeiro de maneira eficiente, sem se preocupar com recursos mais avançados. Principais funcionalidades:

• Gestão de fluxo de caixa: acompanha todas as entradas e saídas de dinheiro, projetando o fluxo de caixa futuro com facilidade;
• Controle de contas a pagar e a receber: permite o acompanhamento de prazos de vencimento e recebimentos;
• Relatórios financeiros: o Granatum gera relatórios claros e completos sobre a situação financeira, facilitando a tomada de decisões;
• Conciliação bancária automática: com integração bancária, você pode importar seus extratos em formato OFX e garantir que os registros estejam corretos;
• Controle por centro de custo e categorias: para segmentar e analisar as despesas e receitas por áreas específicas do negócio;
• Em nuvem: permite acessar os dados financeiros de qualquer lugar e dispositivo.

O granatum é ideal para quem precisa de uma solução financeira sem complicações, priorizando a simplicidade e eficiência no controle das finanças.

Bling

O Bling é um software de gestão financeira voltado para pequenos e médios negócios, principalmente os que trabalham com comércio. Ele é ideal para empresas que buscam uma solução completa que vá além do controle financeiro, integrando também a gestão de estoque, vendas e emissão de notas fiscais. Algumas de suas principais características incluem:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NFe), NFCe e notas de serviço;
• Controle financeiro completo: contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e conciliação bancária;
• Gestão de estoque: controle e atualização automática de estoque a partir de vendas e compras;
• Integração com marketplaces e e-commerce: o Bling facilita a gestão de vendas online, conectando-se diretamente a plataformas como Mercado Livre, Shopify, entre outros;
• Relatórios detalhados para acompanhamento de resultados financeiros e operacionais;
• Em nuvem: acesso de qualquer lugar com internet, incluindo via aplicativo mobile.

O Bling é ideal para negócios que estão crescendo, porque oferece uma solução prática e automatizada, especialmente para quem precisa gerenciar múltiplas áreas do negócio de maneira integrada.

Conta Azul

O conta azul é um software de gestão financeira voltado para pequenas e médias empresas, com foco especial em negócios de prestação de serviços e comércio. Ele é ideal para empresas que buscam um sistema de gestão completo e intuitivo, que vai além do controle financeiro e inclui ferramentas para automatizar a rotina administrativa. Entre suas principais funcionalidades estão:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NFe, NFCe e notas de serviço) diretamente pelo sistema, facilitando a conformidade fiscal;
• Gestão financeira completa : controle de contas a pagar e receber, fluxo de caixa em tempo real, conciliação bancária automatizada e integração com instituições bancárias;
• Controle de estoque : funcionalidade para negócios que precisam de gerenciamento de vendas e compras, com atualização automática do estoque;
• Relatórios financeiros detalhados : permite o acompanhamento dos resultados financeiros e operacionais da empresa com claro e precisão;
• Sistema em nuvem : oferece acesso online de qualquer dispositivo com internet, incluindo um aplicativo mobile, ideal para o acompanhamento da empresa em tempo real.

O conta azul é ideal para negócios que buscam crescer de forma organizada e eficiente, com automação financeira e gestão integrada para otimização de processos e redução de erros manuais.

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Desafios na automação dos processos financeiros

Um dos primeiros desafios para implementar a automatização dos processos financeiros nos negócios é o investimento inicial, embora hoje apresenta-se muito mais acessível que anos atrás, com diversas plataformas online, que elimina a necessidade de equipamentos robustos, ainda é uma variável que deve ser considerada. 

Mas os benefícios a longo prazo, como redução de custos e aumento da eficiência, compensam o investimento.

Esse tema nos leva a um outro desafio, que é a segurança dos dados.

Escolha um sistema de gestão confiável e seguro, deve garantir  a proteção dos dados da empresa contra acesso não autorizado e ataques cibernéticos, além de possibilitar automações que façam sentido para o negócio aumentar a produtividade.

Mas o desafio maior, está na resistência à mudança que ainda paira sobre muitos empreendedores, profissionais e colaboradores.

É fundamental estar com a mente aberta para aproveitar tudo que as novas tecnologias permitem aos negócios. Para isso, preparar a equipe para mudanças é fundamental, demonstrando as vantagens da automação, oferecendo treinamento adequado e suporte técnico durante o processo de implementação.

O Futuro Financeiro é Digital e Automatizado

A automação dos processos financeiros não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para manter a competitividade no mercado. Por isso, é fundamental que empreendedores e gestores estejam com a mente aberta para aproveitar tudo que as novas tecnologias permitem aos negócios.

Implementar essas tecnologias pode parecer um desafio no início, mas os benefícios a longo prazo são inegáveis e, para que isso ocorra, a escolha da ferramenta ideal, a preparação da equipe e o acompanhamento constante do processo de implementação são pontos cruciais para garantir o sucesso na automação dos processos e rotinas financeiras.

Lembre-se de que a automação permite liberar sua equipe de tarefas repetitivas e focar em atividades estratégicas, economizando tempo e aumentando a produtividade e proporcionando maior retorno financeiro para o negócio.

Para automatizar os processos financeiros é importante que os negócios estejam com a casa arrumada, ou seja, com as finanças devidamente controladas. E para isso você pode contar com os treinamentos e cursos online da Treina Mais para te municiar os conhecimentos necessários. Acesso o link abaixo e conheça os cursos e treinamentos.