Será mesmo que todos os negócios precisam utilizar um software de gestão financeira, ou podem tocar o negócio com planilhas financeiras?
Neste artigo vou tratar desta questão, passando um pouco da minha experiência na área financeira de empresas e como BPO financeiro.
Mas incialmente já quero dizer, que qualquer controle é melhor do que nenhum controle!
Ou seja, você pode utilizar o que quiser para controlar o seu negócio, desde que realmente consiga controlar. O que não pode é o empreendedor achar que as finanças do negócio são como suas finanças pessoais, vai levando, para ver como fica…
Se, deixar de cuidar das finanças pessoais, já não é uma boa, quem dirá deixar de lado as finanças de um negócio. Isso é inadmissível.
Pois bem, falado da importância de controlar as finanças, deixa eu te falar o que considero legal para os negócios controlar suas finanças.
Planilhas Financeiras
Vamos pensar assim, estou iniciando um negócio agora, qualquer que seja. Eu preciso fazer a gestão financeira e para isso preciso ter certos controles financeiros.
Nestes casos, se o seu negócio não tiver uma certa complexidade, você pode tranquilamente iniciar as atividades utilizando planilhas de controles.
O principal controle neste caso, é saber de onde vem e para onde vai o dinheiro do negócio.
Neste caso, a utilização de uma planilha de fluxo de caixa pode ajudar a projetar os gastos e recebimentos do negócio ajudando inclusive no controle das receitas e despesas.
Você pode utilizar esta planilha como modelo. Clique aqui para baixar
Você pode facilmente inserir linhas de receitas e de despesas para moldar a realidade atual do seu negócio.
A utilização é simples, e basta você ir preenchendo com as projeções do que você estima ou planeja receber ou gastar. À medida que o preenchimento vai acontecendo, você pode visualizar como se comportará o saldo do negócio dia a dia.
Então, conforme for acontecendo as receitas e despesas, você volta a preencher a planilha na coluna de realizado, assim você vai acompanhando o que você planejou para o negócio e o que realmente está acontecendo.
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Planilhas Financeiras Importantes
Mas, não é só de uma planilha de fluxo de caixa que viverá seu negócio. Você terá necessidade de possuir outros controles financeiros, tais como:
- Um controle de vendas, onde você deverá lançar tudo o que você vendeu de produtos ou serviços. Esta planilha auxiliará a conhecer os itens mais e menos vendidos, ticket médio e outras coisas.
- Se você vender a prazo, ainda precisará controlar os recebimentos, sabendo, quem comprou, quando vence e se recebeu ou não. Por isso, utilizar uma planilha que possa controlar as contas a receber é importante.
Ah, Fernando, mas trabalho com vendas parceladas somente no cartão de crédito, então por que utilizar este controle?
Você vai utilizar simplesmente para conferir se tudo que foi vendido, foi creditado na sua conta bancária. Se os valores após a dedução das taxas estão corretos e por aí vai.
Veja, falei de conta bancária. Afinal todo negócio deve ter uma. Não pense em utilizar a sua conta pessoal para o negócio, ok?!
Neste caso, você precisará fazer a conciliação bancária, que é conferir se tudo que debitou na conta realmente está correto ou se tudo que tinha para entrar realmente entrou e está disponível para você utilizar.
- Então você precisará de uma planilha para lançamento e assim fazer a conciliação bancária, ou simplesmente fará isso, ticando no extrato e conferindo se os débitos e créditos estão corretos.
Perceba que independentemente do tamanho do seu negócio, você terá uma certa rotina financeira a ser seguida, diariamente ou não. Mas terão coisas que necessariamente precisaram serem feitas.
Software de Gestão Financeira
Enquanto seu negócio ainda é pequeno ou mesmo com baixo faturamento, tudo será mais fácil! Mas à medida que o negócio ganha musculatura, você precisar ter ferramentas mais robustas que possibilitem ganho de tempo e que possa fornecer melhores informações para análise do negócio.
Quando o seu negócio chegar neste ponto, então aconselho a partir para um sistema de gestão financeira.
O principal benefício que o sistema de gestão financeira, deve proporcionar ao empreendedor e ao negócio é a facilidade de uso e simplificação de muitas rotinas financeiras. Isso para os empreendedores que ainda não possuem uma área financeira desenvolvida é vital.
Pois dessa forma, sobrará mais tempo para o empreendedor desenvolver seu negócio, buscando formas de aumentar o faturamento e o lucro.
Assim como fiz, quando falei das planilhas que você deve utilizar no seu negócio, vou fazer um apanhando do que acho necessário que os softwares de gestão financeira tenham para facilitar a sua vida e claro, fornecer os controles que o seu negócio precisa.
Leia Também: Como meu negócio pode pagar MENOS IMPOSTOS
Software de Gestão Financeira – Benefícios
Primeiramente, você deve optar por um sistema de gestão financeira vai possibilitar os seguintes benefícios:
Ganho de produtividade: Você faz os lançamentos necessários e não tem qualquer outro trabalho manual, pois o sistema já automatiza algumas rotinas a partir daquele lançamento.
Padronização de processos: Com um software de gestão financeira, esqueça caderninhos, planilhas soltas no computador e diferentes softwares, cada um responsável por uma tarefa exclusiva. A tendência é ficar tudo integrado num único lugar.
Exatidão das informações do negócio: Outro benefício é que, com um software de gestão financeira, as informações do negócio se tornam mais precisas e acessíveis, tornando a tomada de decisões que impactam nos resultados do negócio mais assertiva.
Acesso a relatórios em tempo real: No próprio software de gestão, os resultados financeiros podem ser analisados a qualquer momento, sem a necessidade de elaboração manual de relatórios, tornando as informações, se corretamente lançadas, confiáveis.
Melhoria de resultados: No fim das contas, todos os benefícios citados anteriormente, contribuem para o ganho de performance do negócio. Afinal de contas, se não for para contribuir com a melhoria de resultados, não tem por que fazer o investimento, não é?
Agora outro ponto que hoje, é quase que fator decisivo na escolha de software de gestão financeira é que ele seja em nuvens.
Possuir um software de gestão financeira em nuvens, significa que o seu negócio não precisa investir em infraestrutura de TI, ter servidores, firewalls, softwares, etc. tudo que antes era necessário para ter um software.
Hoje, com software em nuvens, você acessa diretamente via internet de qualquer computador conectado a internet e alguns de até do próprio smartphone, possibilitando que você sempre tenha em mãos as informações financeiras do seu negócio.
Geralmente os softwares de gestão financeira já são integrados com as diversas rotinas financeiras de um negócio, mesmo assim e até para te orientar vou descrever o que considero ideal que os softwares de gestão financeira possuam para facilitar sua rotina.
Software de Gestão Financeira – Características
- Controle de contas a pagar, através do lançamento de despesas;
- Controle de contas a receber, através do lançamento de vendas efetuadas ou integrado com módulo de vendas;
- Controle de bancos, possibilitando fazer a conciliação bancária de forma automatizada com leitura do extrato em formato ofx.
- Controle de caixa, possibilitando realizar lançamento de entrada e saída de dinheiro.
- Estes controles acima, ajudam a produzir o relatório de fluxo de caixa para você acompanhar a a saúde financeira da empresa, com foco no caixa e
- O DRE, relatório de Resultado do Exercício que possibilita ao empreender acompanhar se o negócio está dando lucro ou não e qual a sua lucratividade.
- E relatórios financeiros para cada um dos tipos de controles que disse.
Isso que eu disse é o básico do básico que você deve buscar em software de gestão financeira. Tenho muita certeza de que os vários que existem no mercado proporcionam muito mais que isso, como os recursos de:
- Integração entre as diversas área da empresa, comercial, vendas. Estoque e financeiro
- Emissões de Nota fiscal;
- Geração e emissão de boletos bancários;
- Controle de cartões de crédito
- Gestão de estoques;
- Projeções financeiras
- Acompanhamento de métricas financeiras do negócio.
- Diversos relatórios detalhados
No caso de software de gestão financeira, não existe o melhor, existe sim, o que melhor se adequada ao momento do seu negócio.
Espero que você tenha entendido que o momento do seu negócio é determinante na escolha ou na mudança da forma de controle das operações financeiras.
Como é contratado um software de gestão financeira
Para sistemas em nuvem, a aquisição é feita por meio de um contrato que estabelece todos os custos sobre serviços como treinamento da equipe, suporte, atualizações do sistema e equipamentos necessários tanto para a instalação quanto para a manutenção. A assinatura desse software é mantida por um pagamento mensal.
Já para software local, os gastos vão desde a instalação até o contrato de especialistas. Como é instalado localmente, esse tipo de software implica em despesas sobre a compra de uma licença inalterável, infraestrutura com hardware e servidores, e admissão de profissionais capacitados.
Leia Também: O PASSO A PASSO do planejamento financeiro para negócios
O que o software de gestão financeira deve proporcionar?
Atualizado periodicamente
Embora seja fundamental que o sistema conte com inúmeras funcionalidades, é importante também que ele seja atualizado periodicamente pelo fornecedor. Ter a serviço da empresa uma ferramenta robusta, moderna e compatível com as demandas do mercado é altamente necessário. Para tanto, as atualizações são indispensáveis!
Flexibilidade e a capacidade de personalização do software de gestão financeira
É importante avaliar a flexibilidade e capacidade de personalização, para que ele se adéque corretamente às necessidades do seu negócio. Um software de gestão financeira com controle multiempresa é ideal para controle de várias empresas, caso você esteja nesta situação.
Software intuitivo e fácil de usar
É importante que o software escolhido seja intuitivo e fácil de usar não só para você e outros gestores, como para outras pessoas, assim o processo de implantação e uso não sofrerá resistência dos usuários, alegando dificuldades de utilização.
Capacidade de integração a outros sistemas
Caso, você opte por não utilizar um ERP, é fundamental que o software de gestão financeira consiga se integrar a outros softwares que sua empresa venha a ter, ou possa quer utilizar. De novo, a opção por software em nuvem facilita muito este trabalho, uma vez que a grande maioria, para não dizer todos, possuem várias possibilidades de integração.
Suporte técnico
A desenvolvedora do software de gestão financeira precisa ter um suporte técnico eficiente, com facilidade para ser acionado. Contar com ajuda especializada pode ser decisivo ao resolver problemas durante o atendimento a clientes ou em casos em que alguma pane ocasionou a perda de informações estratégicas que precisam ser recuperadas de forma urgente.
Muito mais que planilhas financeiras e software de gestão financeira
Muitos empreendedores, mesmo com os negócios já em estágios de crescimento mais ascendente ainda utilizam planilhas para controle. Muitas vezes isso ocorre por puro desconhecimento do que um software de gestão financeira pode contribuir com o seu negócio, ou por achar que fazer a aquisição desta ferramenta é caro para o negócio pagar.
Eu enxergo e auxiliam os empreendedores, dizendo que software de gestão financeira, qualquer que seja, que esteja de acordo com o momento e necessidade do negócio é um investimento.
Justifico isso, dizendo que através das automações e fluxo de trabalho mais racional que estes softwares apresentam, com certeza libera mais tempo do empreendedor, diminui possíveis erros nos controles e possibilita ter as informações mais em mãos quando necessário.
E, além de tudo isso, quanto custa para o seu negócio tomar uma decisão errada, baseada em números que podem conter algum erro? Com certeza pode comprometer o futuro de negócio, não é?
Não sou defensor ferrenho de controles em planilhas ou através de software de gestão financeira.
O que sou é defensor de controles financeiros nos negócios, quer eles sejam feitos da forma que for.
Porque um negócio sem gestão financeira quebra!
Capacitação na área financeira
Um outro aspecto que sempre deve ser levado em consideração quando falamos em gestão financeira é a capacitação do empreendedor ou dos envolvidos na área financeira do negócio.
Porque tanto faz utilizar planilhas ou software de gestão financeira, se o empreendedor ou as pessoas envolvidas na área financeira não terem conhecimento suficiente sobre os processos financeiras para saber quais controles e informações são necessários.
Por isso, investir também em capacitação e treinamento na área financeira é igualmente importante para o negócio.
E como você já deve saber, sempre que precisar se capacitar na área financeira, pode contar com os cursos e treinamentos da Treina Mais, o link está na descrição para você conhecer.
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