A rotina financeira de um negócio, antes marcada por planilhas e cálculos manuais, ganhou um novo ritmo com a chegada da era digital e a automação dos processos financeiros.
A automação dos processos financeiros, impulsionada por softwares de gestão e soluções em nuvem, revolucionou a forma como os negócios podem administrar suas finanças.
O que significa automação dos processos financeiros?
Imagine um sistema inteligente que realiza tarefas repetitivas, como conciliação bancária, emissão de notas fiscais e controle de pagamentos, com precisão e agilidade. Essa é a realidade da automação financeira, que oferece uma série de benefícios para empresas de todos os portes, tais como:
Aumento da Precisão e Segurança
A automação dos processos financeiros elimina erros humanos em cálculos complexos, garantindo informações precisas para relatórios, previsões e tomadas de decisão.
Além disso, a segurança dos dados é reforçada, com a proteção contra perdas e acessos não autorizados.
Gestão de Fluxo de Caixa Eficaz
O controle de entradas e saídas é automatizado, permitindo uma visão clara e em tempo real do fluxo de caixa, facilitando a gestão de recursos e a tomada de decisões diárias.
Tomada de Decisões Mais Assertivas
Com informações precisas e atualizadas, os gestores podem analisar cenários, identificar tendências e tomar decisões estratégicas com mais segurança, impulsionando o crescimento do negócio.
Eficiência e Liberdade para Tarefas Estratégicas
A automação dos processos financeiros libera a equipe de tarefas repetitivas, permitindo que os profissionais se concentrem em atividades que exigem criatividade, análise e tomada de decisões, como a análise de investimentos, planejamento financeiro e gestão de riscos.
Integração Completa e Controle Total
Através da automação é possível integrar o financeiro com outras áreas do negócio, como estoque, vendas e compras, proporcionando um controle mais abrangente e preciso das operações, reduzindo erros e otimizando processos.
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Como buscar a automação dos processos financeiros para os negócios
Este tema parece muito avançado e distante da maioria dos negócios, mas na verdade não é, você verá através dos exemplos que trago abaixo como pode aplicar a automatização nos processos financeiros em qualquer negócio.
Conciliação bancária
A conciliação bancária é um processo vital para empresas de todos os tamanhos e setores. Ela envolve a comparação entre as transações registradas nos controles financeiros com as transações refletidas nos extratos bancários.
Tradicionalmente, esse processo era realizado manualmente, o que consumia tempo e estava sujeito a erros humanos. No entanto, a automação da conciliação bancária oferece uma solução eficiente, reduzindo erros e liberando recursos para tarefas mais estratégicas.
Basicamente a automação da conciliação bancária, funciona através de um software gerencial utilizado para gestão dos negócios o qual através da leitura do extrato bancário em formato ofx, consegue identificar correspondência e realizar a conciliação. Claro que para isso, anteriormente houve uma parametrização.
Automatização de cobrança
A automatização de cobrança consiste em utilizar tecnologia para gerenciar todo o processo de recebimento de forma automática. Isso inclui desde a emissão das notas fiscais e boletos bancários até a baixa dos recebimentos.
Assim, como outras automações, esta objetiva eliminar tarefas manuais e reduzir os erros, garantindo agilidade e cobrança a tempo hábil para recebimento dentro do prazo combinado reduzindo a possibilidade de inadimplência.
O processo de automatização de cobrança pode ser realizada através da maioria dos softwares de gestão, como o Bling, Egestor ou Granatum que possibilitam a partir de vendas realizadas emitir e registrar os boletos no banco, enviá-los de maneira automática aos clientes e reconhecer quando os pagamento são realizados e efetuar a baixa automática deles no sistema.
Além dos softwares de gestão, os negócios podem utilizar plataformas de pagamento como IUGU que oferece diversos meios de pagamento (cartão de crédito, Pix, boleto etc.), permitindo ainda automatizar o envio de cobrança aos clientes e inclusive registrar pagamentos com recorrência nos cartões de crédito.
Emissão de Notas Fiscais
A emissão de notas fiscais é uma atividade essencial do dia a dia de qualquer negócio, afinal para gerar receita é necessário enviar a cobrança e a nota fiscal é o documento que formaliza a relação de venda de produtos ou serviços.
No entanto, o processo manual pode ser demorado, propenso a erros e consumir recursos valiosos. É aí que entra a automatização da emissão de notas fiscais, uma solução inteligente que simplifica e agiliza esse procedimento.
Essa automatização proporciona uma economia de tempo gigantesca!
Há alguns anos atrás trabalhava em uma empresa que necessitava emitir mais de 1 mil notas por mês, esse processo consumia um colaborador trabalhando o mês todo somente fazendo isso de forma manual. Hoje esta mesma empresa emite mais de 3 mil notas por mês em menos de 1 dia. Então veja como a automatização proporcionou aumento substancial da produtividade.
Atualmente muitos softwares de gestão empresarial já possuem a funcionalidade de emissão automática de notas fiscais, tanto de produtos quanto de serviços, interligando os negócios às prefeituras municipais e às SEFAZ dos estados, o que torna essa automatização ainda mais rotineira nos negócios.
Além do software gerenciais de automatização de emissão de notas fiscais, existem plataformas como a ENOTAS que é uma solução inteligente para automatizar a emissão de notas fiscais, mesmo para empresas que não possuem um software de gestão.
Então mesmo que o negócio não tenha um software de gestão pode utilizar o ENOTAS, através da sua plataforma intuitiva para fazer o lançamento manual da vendas e ter a geração automática das notas fiscais ou através de integração com as diversas plataformas de pagamento, possibilitando assim a automatização da emissão.
Para conhecer o ENOTAS, clique aqui.
Relatórios Gerenciais e Dashboards Personalizados
A automação dos processos financeiros também passa pela automatização de relatórios gerenciais e dashboards personalizados, como uma prática essencial para empresas que desejam otimizar a análise de dados e a tomada de decisões.
Esses relatórios e painéis fornecem insights valiosos sobre o desempenho do negócio, permitindo que os gestores identifiquem tendências, avaliem resultados e ajustem estratégias conforme necessário.
Ferramentas de Business Intelligence (BI), como o Zoho Analytics permitem criar relatórios personalizados com base em dados de várias fontes.
Esses tipos de ferramentas oferecem recursos avançados de análise e visualização, como gráficos, tabelas dinâmicas e widgets de KPI, permitindo que os relatórios sejam atualizados automaticamente com os dados mais recentes.
Além disso, muitos softwares de gestão, já possuem nativamente módulos de relatórios personalizáveis, que extraem dados de diferentes áreas da empresa, como finanças, vendas e estoque, e geram relatórios sob medida.
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Desafios na automação dos processos financeiros
Um dos primeiros desafios para implementar a automatização dos processos financeiros nos negócios é o investimento inicial, embora hoje apresenta-se muito mais acessível que anos atrás, com diversas plataformas online, que elimina a necessidade de equipamentos robustos, ainda é uma variável que deve ser considerada.
Mas os benefícios a longo prazo, como redução de custos e aumento da eficiência, compensam o investimento.
Esse tema nos leva a um outro desafio, que é a segurança dos dados.
Escolha um sistema de gestão confiável e seguro, deve garantir a proteção dos dados da empresa contra acesso não autorizado e ataques cibernéticos, além de possibilitar automações que façam sentido para o negócio aumentar a produtividade.
Mas o desafio maior, está na resistência à mudança que ainda paira sobre muitos empreendedores, profissionais e colaboradores.
É fundamental estar com a mente aberta para aproveitar tudo que as novas tecnologias permitem aos negócios. Para isso, preparar a equipe para mudanças é fundamental, demonstrando as vantagens da automação, oferecendo treinamento adequado e suporte técnico durante o processo de implementação.
O Futuro Financeiro é Digital e Automatizado
À medida que o mundo dos negócios se transforma, a automação dos processos financeiros emerge como um pilar essencial para o sucesso dos negócios. Investir em soluções que garantam precisão, segurança e eficiência é uma estratégia inteligente para enfrentar os desafios do cenário atual.
Principalmente porque a automatização possibilita liberar a equipe de tarefas manuais, permitindo que se concentrem em atividades estratégicas, economizando tempo e direcionando os esforços para análise de dados e planejamento.
Lembre-se: A escolha do sistema de gestão ideal, a preparação da equipe e o acompanhamento constante do processo de implementação são cruciais para garantir o sucesso da automação dos processos financeiros nos negócios.
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