7 ROTINAS FINANCEIRAS que Todo Empreendedor Precisa Conhecer!

As rotinas financeiras são um verdadeiro desafio para nós empreendedores, não é mesmo?

Isso acontece, porque, muitas vezes, por falta de experiência negligenciamos processos e rotinas financeiras vitais, o que acaba ficando para depois e se tornando cada vez mais desafiador.

Isso acontece, especialmente naqueles negócios em que os empreendedores não possuem familiaridade com a gestão financeira, e assim é fácil se perderem em meio a termos complicados e números aparentemente intermináveis.

Mas a verdade é que, ao negligenciar o controle de fluxo de caixa, permitir pagamentos em atraso ou perder o controle das contas bancárias, estamos abrindo as portas para prejuízos que, com o tempo, podem minar a saúde financeira do nosso negócio.

Por isso, vou compartilhar as 7 rotinas financeiras que Todo Empreendedor Precisa Conhecer e que são a espinha dorsal de uma gestão financeira eficaz.

Rotinas Financeiras

As rotinas financeiras não são apenas tarefas; são os alicerces para uma gestão financeira sólida e, claro, para o sucesso dos negócios.

Não deixa de ser comum vermos nos negócios, principalmente naqueles que estão iniciando, que as atividades financeiras muitas vezes são relegadas a um membro da família ou a um dos sócios.

No entanto, à medida que o negócio vai crescendo, é necessário melhor estruturar o negócio, e isso começa pelo departamento financeiro.

Quando lidamos com o dinheiro do negócio, não há espaço para improvisações.

Uma vez que são estes recursos que pagam as contas, viabilizam os investimentos necessários para o negócio funcionar, por isso é preciso organização, planejamento e cumprimento das rotinas financeiras de maneira mais rigorosa.

Pode ser que você já tenha essa clareza, mas eu quero ressaltar que essa regra é aplicável a empresas de todos os tamanhos, desde os negócios mais modestos até as grandes empresas.

Nesse contexto, as rotinas financeiras não são apenas tarefas cotidianas. 

Elas representam a engrenagem que mantém os negócios equilibrados e direcionados aos resultados esperados e para isso, deve envolver profissionais qualificados, a aplicação de tecnologias como softwares de gestão ou planilhas, e uma série de tarefas diárias, repetitivas, mas absolutamente essenciais.

Vale destacar que não existe uma receita única para estruturar a área financeira nos negócios, pois isso varia conforme o porte da empresa e sua política de gestão.

Leia Também: COMO ESTRUTURAR O DEPARTAMENTO FINANCEIRO NAS EMPRESAS

Agora, você deve estar ansioso para saber quais são as rotinas financeiras mais importantes, para ter registros e procedimentos confiáveis. Então, sem mais delongas, vamos explorar essas rotinas.

Controle Bancário

A primeira rotina que quero destacar é o controle bancário rigoroso.

O controle bancário é uma rotina financeira importante, porque é através deste controle que a área financeira pode ter certeza de que todos os débitos levados a conta correspondem com a realidade do negócio e, se todos os créditos previstos foram realmente efetivados.

E para que isso ocorra é necessário confrontar os registros internos com os lançamentos bancários, identificando discrepâncias antes que se tornem problemas maiores.

Além disso, não tem como os negócios identificarem se o saldo que aparece no extrato realmente está disponível ou se ainda existem débitos que não foram compensados e que precisam ser considerados.

Enfim, não subestime a importância do controle bancário, a negligência nesse controle pode se transformar em uma sangria de dinheiro, erros operacionais e fraudes.

Controle da Inadimplência

O controle da inadimplência é uma das rotinas principais do setor de contas a receber nos negócios.

Este controle minucioso é essencial para assegurar um fluxo de caixa robusto e garantir que os clientes cumpram suas obrigações financeiras com a empresa.

A rotina estruturada do controle de inadimplência fornece as informações precisas de quem são os clientes inadimplentes, seus valores em aberto e o total que a empresa tem em aberto a receber dos clientes.

Para isso é necessário que se tenha o registro de todas as vendas a prazo realizadas, principalmente aquelas, que por algum motivo, não foram parceladas no cartão de crédito, para que assim seja possível ordenar por vencimento e acompanhar o recebimento e, caso não ocorrendo, acionar imediatamente contato para negociar o recebimento.

Contas a Pagar e Pagamentos

Apesar de muitos acharem que esta rotina está ligada ao pagamento em dia das contas, não é somente isso.

Esta rotina é realizada através da conferência de todas as despesas que os negócios possuem, constando sua autenticidade e utilização. E isso se dá antes da fase de pagamentos. 

Aliás a programação do pagamento destas despesas só deve ser efetuada após esta conferência prévia. Aí sim o processo termina com o pagamento realizado dentro do prazo de vencimento.

Outra atividade importante na rotina das contas a pagar é a programação financeira de todas as despesas a vencer, para contribuir com a geração do fluxo de caixa projetado.

Fluxo de Caixa

Com a rotina de contas a pagar e contas a receber devidamente funcionando nos negócios, fica mais fácil para o empreendedor ou gestor do negócio montar e fazer acompanhamento constante do fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é o relatório gerencial que demonstra uma visão antecipada da movimentação do dinheiro no negócio, permitindo conhecer o saldo de caixa previsto.

A capacidade de fazer a previsão do saldo de caixa futuro é fundamental para tomar decisões baseadas na situação financeira do caixa.

Essa rotina, embora fundamental, ainda é um grande desafio para os negócios, principalmente porque é necessário manter os controles atualizados para fornecer as informações necessárias para o fluxo de caixa com precisão e no tempo adequado.

Entender a importância do monitoramento contínuo do fluxo de caixa é compreender que essa rotina não apenas fornece uma fotografia atual das finanças, mas também, uma visão dinâmica do caminho financeiro que se desenha logo à frente.

Leia Também: FLUXO DE CAIXA uma ferramenta para seu negócio

Faturamento

A próxima rotina que não pode deixar de ser feita nos negócios é o faturamento.

Afinal, de que adianta vender e não cobrar, não é? 

E aqui estou me referindo ao documento que formaliza essa cobrança, geralmente representado pela emissão da nota fiscal de produtos ou serviços.

Por isso, quando falo na rotina de faturamento, falo da emissão da nota fiscal e da emissão do boleto bancário para cobrança do cliente.

Veja meu exemplo: Durante os anos iniciais do meu negócio, trabalhava com treinamentos presenciais. Então conforme as vagas para o treinamento eram preenchidas, era necessário emitir a nota fiscal para as empresas clientes e geralmente o boleto bancário.

Sei que é trabalho burocrático e, no início até braçal, mas tinha que garantir o recebimento. Então fazia as emissões à noite.

Hoje, com a automação proporcionada por ferramentas como o Enotas, esse trabalho braçal foi significativamente reduzido.

Então, não subestime a importância desta rotina. Deixá-la para depois pode comprometer o recebimento no prazo adequado para cumprir com os compromissos financeiros.

Acompanhamento dos Impostos

Essa não é bem uma rotina financeira, mas quero falar dela porque exerce impacto significativo sobre as rotinas financeiras dos negócios.

Sei que muitos empreendedores são aversos a impostos, mas isso vem no pacote de ser empreendedor, principalmente no Brasil, onde as empresas chegam a pagar até 34% de impostos. Este valor é 70% maior que a média mundial, e somente 1% menor que Malta – que está no topo do ranking com 35%.

Diante disso, devemos fazer um acompanhamento sistemático dos impostos que são gerados no negócio. 

Através do acompanhamento dos impostos é possível entender se o regime tributário atual é o melhor para o tamanho e porte do negócio, ou se realizando a alteração do regime, podemos enquadrar em uma situação que resulte em uma economia significativa.

Além disso, o empreendedor deve garantir o cumprimento de todas as exigências fiscais, tributárias e trabalhistas, para evitar problemas futuros, como multas e sanções, que poderiam comprometer a viabilidade do negócio.

Por outro lado, uma gestão eficaz dos impostos permite que a empresa mantenha esse custo em níveis aceitáveis, contribuindo para a saúde financeira do negócio, mitigando riscos e fortalecendo sua posição competitiva.

Planejamento Financeiro

Por fim, vamos falar do futuro do negócio, que é estabelecer um planejamento financeiro para o negócio crescer.

Para um negócio crescer e se consolidar no mercado, não pode tocar o seu dia a dia no vamos ver o que acontece. Precisa ter um planejamento financeiro estabelecido, com metas e estratégias para alcançar os objetivos dentro de um determinado tempo.

O planejamento financeiro é um guia que orienta os negócios na sua trajetória de crescimento. Ele envolve a definição de metas claras e estratégias bem delineadas para alcançar objetivos específicos em um prazo determinado.

Seja para expansão, redução de despesas ou aumento da lucratividade, o planejamento financeiro é a ferramenta que permite ao empreendedor tomar decisões, alinhadas aos objetivos estratégicos do negócio.

A estruturação do planejamento financeiro, acontece a partir da organização de todos os dados financeiros disponíveis. Então se constrói o planejamento, que permite identificar o momento certo para investir ou reduzir custos.

Portanto, para trilhar um caminho de crescimento sustentável, é indispensável contar com um planejamento financeiro que oriente cada passo do negócio.

Leia Também: O PASSO A PASSO do planejamento financeiro para negócios

Então, ao longo deste texto, te mostrei e expliquei por que os empreendedores e/ou gestores não podem negligenciar essas 7 rotinas financeiras no seu dia a dia:

• Controle bancário rigoroso
• Controle da inadimplência
• Controle das contas a pagar
• Monitoramento constante do fluxo de caixa
• Faturamento
• Acompanhamento dos impostos, e
• Planejamento financeiro.

Cada uma dessas rotinas, por mais operacional que sejam, desempenham papel importante na construção de um negócio financeiramente mais sólido e fornece informações precisas para a tomada de decisão sobre os rumos que o negócio deve seguir.

Ao empreender, é inevitável que o empreendedor dedique atenção às rotinas financeiras, garantindo a organização do negócio e a capacidade de antecipar desafios, criando estratégias que conduzam a resultados financeiros consistentes.

Vale ressaltar que as rotinas financeiras, que eu disse até aqui, não são as únicas relacionadas ao dia a dia dos negócios, no entanto, são indiscutivelmente umas das mais importantes.

Para aprender a trabalhar com as rotinas financeiras, a partir da implantação de controles financeiros que possibilitam maior controle das atividades financeiras dos negócios, participe do treinamento online da Treina Mais, chamado Controles Financeiros para Empresas.