Hoje, vou revelar os 6 erros mais comuns na gestão do fluxo de caixa e, o mais importante, como evitá-los. Ao entender e corrigir esses erros, os negócios podem seguir em frente com menos percalços, assegurando uma gestão financeira mais estável e lucrativa.
Sem um fluxo de caixa bem elaborado e livre de erros, os empreendedores e gestores estão praticamente às cegas, incapazes de tomar as melhores decisões financeiras.
Costumamos comparar o fluxo de caixa como o painel de um carro. Ele mostra aos empreendedores e gestores a saúde financeira do negócio, assim como o painel do carro informa aos motoristas sobre a condição do veículo.
Então, imagine dirigir com o painel do carro quebrado. Sem informações, é fácil tomar decisões erradas. O mesmo acontece com os negócios.
A Importância do Fluxo de Caixa
Podemos dizer que o fluxo de caixa é o ponto de partida da análise financeira nos negócios, pois registra e acompanha todas as entradas e saídas de recursos financeiros dentro de um determinado período.
As informações para confecção do fluxo de caixa são obtidas através dos controles de contas a pagar, contas a receber, vendas, despesas, saldos de aplicações e de todos os demais elementos que representem as movimentações de recursos da empresa.
Daí vem a importância do fluxo de caixa para os negócios:
Ele ajuda a garantir que os negócios tenham dinheiro suficiente para cobrir suas despesas diárias.
Contribui para o planejamento financeiro, pois oferece controle sobre tudo que entra e sai do caixa do negócio. Além disso, um fluxo de caixa bem gerido ajuda a evitar surpresas desagradáveis.
E você já se perguntou por que, mesmo tendo boas vendas, o dinheiro parece sumir?
Muitas vezes, isso acontece porque pequenas despesas se acumulam e passam despercebidas. Ao monitorar o fluxo de caixa, você consegue identificar e controlar esses gastos.
E não pense que o fluxo de caixa é apenas para grandes empresas!
Pequenos negócios também precisam manter um controle rigoroso. Na verdade, quanto menor o negócio, mais importante é esse controle, pois os recursos são geralmente mais limitados e qualquer deslize pode ter um impacto significativo.
Por ter uma grande importância no gerenciamento e controle financeiros dos negócios, devemos evitar alguns erros comuns que podem trazer informações erradas e levar a decisões igualmente erradas. Por isso, vamos conhecer quais são esses erros e como evitá-los.
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Erro 1: Não Atualizar O Fluxo De Caixa Com Frequência
De nada adianta possuirmos uma ferramenta de controle e previsão que não seja atualizada diariamente.
E o fluxo de caixa deve ter atualização diária, principalmente naqueles negócios que ocorrem grande movimentação financeira. Vendas, compras, pagamentos e recebimentos ocorrem constantemente, requerendo que o fluxo de caixa traga uma posição atualizada do caixa naquele momento e demonstre como ele estará ao longo dos próximos dias.
Sem atualizações frequentes, perde-se a capacidade de reagir rapidamente a mudanças financeiras, o que pode levar a uma série de problemas, como falta de previsibilidade, dificuldades no planejamento e atraso nos pagamentos.
Para evitar esse erro, estabeleça uma rotina diária de atualização do fluxo de caixa. Cada transação, por menor que seja, deve ser registrada no mesmo dia em que ocorre. Isso garante que se tenha uma visão precisa da posição financeira do negócio a qualquer momento.
Especialmente para negócios que utilizam planilhas, é necessário dedicar um tempo específico do dia para atualizar o fluxo de caixa com todas as movimentações realizadas. Além disso, é importante revisar e ajustar as previsões dos próximos dias, garantindo que estejam alinhadas com a realidade atual.
Uma valiosa ajuda que os negócios podem utilizar para manter o fluxo de caixa sempre atualizado é trabalhar com software de finanças integrado que possibilita uma maior automatização da rotina de atualização do fluxo de caixa, reduzindo o tempo de execução e minimizando erros humanos.
Neste sentido sempre indico o Granatum como opção para qualquer tipo de negócio, independente do tamanho ou ramo de atividade.
Erro 2: Não Registrar todas as Movimentações no Fluxo de Caixa
Não adianta nada registrar apenas as entradas e saídas maiores e deixar as pequenas transações sem serem registradas.
À primeira vista, pequenas transações podem parecer insignificantes, mas quando somadas ao longo do tempo, elas podem causar um grande impacto no caixa.
Sem registrar todas as transações, o empreendedor perde a capacidade de monitorar com precisão o fluxo de caixa. Isso pode levar a decisões baseadas em dados incompletos ou incorretos, prejudicando a saúde financeira do negócio.
Por isso, independentemente do valor, todas as transações devem ser registradas. Seja uma pequena compra de material de escritório ou uma grande venda, todas contribuem para os números do fluxo de caixa.
Imagine que todo mês o negócio tenha uma despesazinha de 10 reais. Parece pouco, né?
Mas ao final do mês, essa despesazinha representa 300 reais, e ao final do ano estamos falando de 3.600 reais. Agora ficou grande, né?
Se essas pequenas despesas não forem registradas, a empresa pode perceber que seu dinheiro “desapareceu”, sem entender exatamente para onde foi e isso é tudo que não queremos no fluxo de caixa.
Então, dentro da rotina de atualização do fluxo de caixa, você deve incluir o registro de todas as pequenas transações, por menores que sejam.
Quando não registradas, ao longo do tempo, podem se acumular e afetar significativamente o caixa do negócio e você não terá como enxergar isso!
Ah, mas não precisa registrar uma a uma. Os negócios podem categorizar essas transações para facilitar o controle. E isso nos leva ao próximo erro que não podemos cometer no fluxo de caixa.
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Erro 3: Não Categorizar os Lançamentos no Fluxo De Caixa
Quando não categorizamos as entradas e saídas de dinheiro, fica muito mais difícil entender exatamente para onde o dinheiro está indo e de onde ele está vindo.
Além disso, sem categorizar, o fluxo de caixa acaba ficando muito extenso, com várias transações que dificultam a visualização clara e precisa dos números financeiros.
Suponha que você tenha um pequeno negócio e todos os meses você registre as vendas e entradas sem especificar como ocorreram — se à vista, a prazo, no débito ou no crédito, por exemplo. E faz o mesmo com as saídas, sem distinguir se foram gastos com marketing, aluguel, mercadorias, entre outros. Ao final do mês, você terá um total de entradas e saídas, mas a análise será complexa e menos eficaz devido à falta de organização.
Por isso, devemos categorizar as transações no fluxo de caixa de forma que faça mais sentido para os negócios. Para receitas, podemos utilizar por exemplo, “vendas de produtos”, “serviços”, “recebimentos de crédito”, etc. Para as despesas, categorias como “fornecedores”, “salários”, “marketing”, “aluguel” e “despesas operacionais” são úteis.
Sempre que possível, reveja essa categorização para garantir que continua refletindo a realidade do negócio e ajuste se necessário.
Tenha em mente, que o objetivo da categorização das transações é possibilitar uma análise detalhada de como se comportam as entradas e saídas de dinheiro, permitindo clareza, controle e capacidade de tomar decisões com base nos números.
No entanto, também não adianta criar uma categoria chamada “despesas diversas” e colocar tudo lá, incluindo gastos pessoais. Isso nos leva ao próximo erro na gestão do fluxo de caixa:
Erro 4: Não Separar Gastos Pessoais e Gastos da Empresa
Misturar contas pessoais com as finanças da empresa é um dos erros mais prejudiciais que os empreendedores podem cometer.
Embora pareça prático usar o mesmo cartão ou conta bancária para despesas pessoais e empresariais, essa prática pode criar uma série de problemas que afetam a saúde financeira do negócio e compromete a clareza do fluxo de caixa.
Quero deixar claro que o fluxo de caixa do negócio deve constar apenas os gastos com o negócio. Pode até existir uma linha de gastos chamada “pró-labore”, onde deve estar o valor retirado pelos empreendedores, mas somente isso. Nada de misturar nas demais linhas gastos pessoais com gastos empresariais.
As medidas para evitar que este problema aconteça são simples:
- Manter as contas bancárias separadas.
- As receitas e gastos do negócio devem ser pagos pelo negócio.
- Utilizar cartão de crédito e débito, se for o caso, também separados.
Caso seja necessário retirar dinheiro para uso pessoal, faça uma transferência da conta da empresa para a conta pessoal e registre essa transação como retirada de pró-labore, por exemplo.
E, claro, é essencial ter disciplina nos lançamentos, separando tudo que é do negócio do que é do empreendedor, caso haja alguma “mistureba”.
Quando não há separação entre as finanças, torna-se praticamente impossível tomar decisões ou saber exatamente qual é o caixa disponível do negócio e seu capital de giro, uma vez que as informações ficam distorcidas por causa da mistura.
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Por falar em informações distorcidas, outro erro é
Erro 5: Achar Que o Fluxo de Caixa Demonstra o Lucro
Muitos empreendedores confundem fluxo de caixa com lucro, mas essa confusão pode levar a interpretações equivocadas sobre a real situação financeira do negócio.
O fluxo de caixa, como disse antes, é uma ferramenta que registra todas as entradas e saídas de dinheiro. Ele mostra o quanto de dinheiro entrou e saiu em um determinado período e é essencial para entender a liquidez do negócio, ou seja, se há ou haverá dinheiro suficiente para cobrir as despesas.
No entanto, o fluxo de caixa não mede o lucro; ele indica apenas a disponibilidade de saldo para honrar compromissos financeiros.
O relatório financeiro que realmente demonstra o lucro ou o prejuízo em um determinado período, é o DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), que pode ser elaborado inclusive de forma gerencial pela própria área financeira dos negócios, conforme explico neste outro vídeo do canal.
Mesmo que o fluxo de caixa apresente saldos positivos, isso não significa que a empresa esteja lucrando. Esses valores podem ser provenientes de empréstimos, venda de ativos ou simplesmente estarem destinados a cobrir gastos futuros.
Por isso, os empreendedores e/ou gestores devem monitorar a saúde financeira dos negócios utilizando o fluxo de caixa para acompanhar as movimentações financeiras e o DRE Gerencial para acompanhar o lucro e a lucratividade do negócio.
Erro 6: Não Projetar o Fluxo de Caixa
Para mim um dos principais erros que se pode cometer com o fluxo de caixa é utilizá-lo apenas como um registro do que já ocorreu, ignorando sua maior virtude que é de ser uma ferramenta de projeção futura.
Imagine dirigir um carro olhando apenas para o retrovisor. Você vê claramente por onde já passou, mas não fará ideia do que terá logo à frente. O mesmo acontece quando o fluxo de caixa é utilizado apenas de forma retroativa. Ele mostra onde e como o dinheiro foi gasto, mas não oferece nenhuma visão sobre o que está por vir.
O fluxo de caixa projetado, por outro lado, permite prever as entradas e saídas futuras de dinheiro, ajudando a planejar ações para manter a saúde financeira.
Quando os negócios projetam o fluxo de caixa, conseguem antecipar períodos de baixa nas entradas, prever picos de gastos e, principalmente, preparar-se para essas situações. Isso dá aos empreendedores uma vantagem estratégica, permitindo decisões proativas em vez de reativas.
Por exemplo, se ao projetar o fluxo de caixa, o negócio perceber que haverá um período de escassez de entradas devido a uma sazonalidade de vendas, poderá planejar ações para diminuir o impacto no caixa, como buscar uma linha de crédito antecipada, negociar prazos com fornecedores ou o cortar despesas não essenciais. Essa previsibilidade reduz o risco de surpresas desagradáveis e permite uma gestão muito mais eficiente do caixa.
Outro ponto crucial é que o fluxo de caixa projetado não deve ser uma peça decorativa, feita uma vez e depois esquecida. Ele precisa ser constantemente revisado e comparado com o realizado. Isso porque as projeções são baseadas em suposições e estimativas, que podem mudar ao longo do tempo.
Ao comparar o fluxo de caixa projetado com o realizado, os negócios podem ajustar suas previsões e planos, corrigindo o curso quando necessário. Essa prática não só aumenta a precisão das previsões, mas também melhora a capacidade de adaptação às mudanças no mercado e nas finanças do negócio.
Portanto, não cometa o erro de ignorar o fluxo de caixa projetado!
Ele é uma ferramenta essencial para o planejamento financeiro e para a tomada de decisões estratégicas. Com ele, os negócios deixam de apenas olhar para o passado e começam a preparar o futuro, garantindo que estejam sempre prontos para o que vier pela frente.
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Agora pare e reflita, quantos desses erros você já percebeu que os negócios cometem na gestão do fluxo de caixa?
Será que é por causa disso que o dinheiro nunca é suficiente para pagar todas as contas?
Reconhecer e corrigir esses erros é um passo a mais rumo a uma gestão financeira mais sólida e a um negócio mais saudável e lucrativo.
E não se esqueça, o fluxo de caixa não é só uma planilha ou um software que se consulta de vez em quando. Ele deve ser o guia diário, a ferramenta que ajuda a prever, planejar e tomar decisões que vão garantir o sucesso do negócio no longo prazo.
Além deste conteúdo, estou disponibilizando gratuitamente um ebook com os 17 erros no fluxo de caixa que os negócios não devem cometer.
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